Referent:in für Einlass- & Freiwilligenkoordination sowie Veranstaltungsorganisation (m/w/d)

Die Stadt Bad Urach führt im Jahr 2027 die Gartenschau durch. Das Projekt bietet die einmalige Gelegenheit, eine zukunftsfähige Infrastruktur für die Bürgerschaft und die Gäste zu realisieren und gemeinsam ein einmaliges ereignisreiches Sommerhalbjahr zu erleben. Alle ausgeschriebenen Tätigkeiten sind zeitlich bis zum 31.12.2027 begrenzt und in Vollzeit angedacht.

Für dieses spannende und für die gesamte Region herausragende Projekt sucht das bereits bestehende motivierte Kernteam weitere Verstärkung in den Bereichen:

• Ticketing: Administration des Ticketsystems und Steuerung aller damit verbundenen Prozesse und Schnittstellen, wie Zutrittskontrolle, Einrichten von Kartenarten, Onlineshop, Kassensysteme, etc. Ansprechpartner für die mit dem Ticketsystem verbundenen Reseller, Großkunden und Vorverkaufsstellen. Erstellung von Statistiken und Abrechnungen an Vertriebspartner. Management des Kassen- und Einlassdienstes im Durchführungszeitraum der Gartenschau.
• Ehrenamt: Koordination und Organisation von allen allgemeinen Themen im Eigenbetrieb Gartenschau im Bereich Ehrenamt. Ansprechpartner/in für die Ehrenamtlichen in allen Belangen. Selbständige Organisation von Schulungen für Ehrenamtliche. Einrichtung und Betreuung der Software im Bereich Ehrenamtseinsatz.
• Veranstaltungsassistenz: Umsetzung von organisatorischen und operativen Aufgaben im Veranstaltungsbereich. Planung, Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen sowie kleineren und größeren Veranstaltungen, inkl. Protokollführung. Terminkoordination und -plan. Planung, Korrespondenz und Kommunikation sowie Reiseorganisation und -abrechnung. Erstellung von Präsentationsunterlagen, Analysen und Entscheidungsvorlagen. Eigenverantwortliche Umsetzung von Aufgaben im Backoffice, Teilaufgaben und Einzelprojekten innerhalb der Abteilung. Kommunikation mit externen Künstler/innen, Verbänden und anderen Partner/innen. Betreuung und Koordinierung der externen Ausstellungspartner bei der Umsetzung der Ausstellungsbeiträge. Während des Durchführungszeitraumes der Gartenschau auch Präsentation der externen Künstler/innen auf den Bühnen. Kleinere Änderungen im Aufgabenzuschnitt sind möglich.

Was bringen Sie mit:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Eventmanagement, Kulturmanagement) oder vergleichbar.
• Routinierter Umgang mit MS Office-Anwendungen und Erfahrung mit modernen Kommunikationsmitteln.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Organisationstalent mit der Fähigkeit zum interdisziplinären Denken und Handeln.
• Strukturierte, eigenverantwortliche und ergebnisorientierte Arbeitsweise sowie ein rasches Auffassungsvermögen, auch unter hoher Belastung.
• Kommunikations- und Teamfähigkeit, Begeisterungsfähigkeit, Flexibilität, Zuverlässigkeit.
• Begeisterung für das Thema Gartenschau und die Bereitschaft, sich im Gartenschau-Team aktiv einzubringen.
• Bereitschaft zur Arbeit am Abend und an Wochenenden (in der Durchführungszeit der Gartenschau regelmäßig).

Wir bieten:

• Eine interessante und vielseitige Tätigkeit in einem der spannendsten Projekte der gesamten Region mit der Möglichkeit zur aktiven und eigenverantwortlichen Mitarbeit an der Gartenschau 2027.
• Selbstbestimmtes Arbeiten mit Raum für Ideen und persönliche Entwicklung.
• Sinnstiftende Tätigkeit mit Gestaltungsfreiheit.
• Teamorientierte Denk- und Arbeitshaltung.
• Befristete Anstellung für das Projekt „Gartenschau 2027“ mit Nachabwicklung.
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsperspektiven.
• Moderne Büroarbeitsplätze.
• Angebote im Rahmen unseres Gesundheitsmanagements.
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelungen mit der Möglichkeit zum Home Office.

Kontakt: Bei Rückfragen zum Aufgabengebiet wenden Sie sich gerne an Herrn Grünenwald Tel. 07125/156-505. Bei arbeitsrechtlichen Fragestellungen wenden Sie sich bitte an Frau Euchner, Tel. 07125/156-125. Bitte bewerben Sie sich bis zum 14.04.2026 über unser Online-Bewerberportal.