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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Amtsleitung bei Sekretariats- und Assistenzaufgaben in einem dynamischen Team.
- Arbeitgeber: Die Große Kreisstadt Ehingen bietet eine moderne Arbeitsumgebung mit Tradition.
- Mitarbeitervorteile: Sichere Anstellung, flexible Arbeitszeiten, betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsmanagement.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv den Verwaltungsbereich und entwickle deine Fähigkeiten in einem unterstützenden Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute Microsoft-Office-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten und ein freundliches, serviceorientiertes Team.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 32000 - 40000 € pro Jahr.
Die Große Kreisstadt Ehingen (Donau) mit rund 28.000 Einwohnern verbindet Tradition und Moderne. Als dynamischer Wirtschaftsstandort und attraktiver Wohnort bietet sie starke Unternehmen, moderne Schulen, vielfältige Kultur- und Freizeitmöglichkeiten sowie eine intakte Umwelt mit hohem Wohlfühlfaktor.
Wir suchen für das Vorzimmer der Amtsleiterin unseres Haupt- und Personalamtes eine Assistenz (m/w/d) unbefristet in Vollzeit.
Sie wünschen sich:
- eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten, aufgeschlossenen und leistungsstarken Team,
- einen krisensicheren Arbeitsplatz,
- eine Anstellung in einem Beschäftigungsverhältnis nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) bis Entgeltgruppe 7 TVöD,
- eine betriebliche Altersvorsorge,
- eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf, u.a. durch sehr flexible Arbeitszeiten,
- eine Jahressonderzahlung und eine Leistungsprämie,
- qualifizierte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
- einen Zuschuss zum ÖPNV (Jobticket) und Fahrradleasing sowie
- vielfältige Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements.
Das Aufgabengebiet umfasst schwerpunktmäßig:
- allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben, insbesondere die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, E-Mail-Korrespondenz, die Kalenderpflege sowie die Organisation und Koordination von Terminen,
- die Betreuung und Pflege des elektronischen Zeiterfassungssystems ZeusX, insbesondere die Verwaltung von Arbeitszeit-, Urlaubs- und Fehlzeitkonten innerhalb der Stadtverwaltung,
- die Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten sowie die Pflege des Dokumentenmanagementsystems,
- die Unterstützung und eigenständige Mitarbeit bei Projekten in Zusammenarbeit mit der Amtsleitung,
- zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen mit entsprechender Koordination und Weiterleitung sowie
- die Mitwirkung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender.
Eine Änderung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
Wir wünschen uns:
- eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) / Bürokaufmann (m/w/d) / Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation,
- einschlägige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, idealerweise in einer vergleichbaren Tätigkeit als Assistenz oder im Sekretariatsbereich,
- sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie fundierte Rechtschreibkenntnisse,
- gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Outlook, Excel und PowerPoint) sowie idealerweise Erfahrung mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen,
- ein hohes Maß an Leistungsbereitschaft, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit,
- eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise,
- sehr gutes Zeit- und Organisationsmanagement,
- Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie ein sicheres, freundliches und serviceorientiertes Auftreten sowie
- hohe Flexibilität und Belastbarkeit.
Wir hoffen Ihre Aufmerksamkeit geweckt zu haben und freuen uns auf Ihre Bewerbung online über unser Karriereportal www.ehingen.de/karriere. Die Bewerbungsfrist entnehmen Sie bitte unserer Homepage. Weitere Auskünfte erteilen Ihnen gerne Frau Gihr-Kneißle (Leiterin des Haupt- und Personalamts, Tel.: 07391/503-110) oder Frau Fischer (Leiterin des Sachgebiets Personal, Tel.: 07391/503-111).
Assistenz (m/w/d) für das Vorzimmer der Amtsleiterin unseres Haupt- und Personalamtes Arbeitgeber: Stadt Ehingen (Donau)
Kontaktperson:
Stadt Ehingen (Donau) HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (m/w/d) für das Vorzimmer der Amtsleiterin unseres Haupt- und Personalamtes
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Assistenzposition interessierst, zögere nicht, direkt Kontakt mit dem Team aufzunehmen. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Stelle.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon in der Stadtverwaltung arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und dir helfen, dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut vor! Informiere dich über die Große Kreisstadt Ehingen und ihre aktuellen Projekte. Zeige im Gespräch, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle kennst, sondern auch, wie du zum Team beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unser Karriereportal! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem hast du so die besten Chancen, schnell eine Rückmeldung zu bekommen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (m/w/d) für das Vorzimmer der Amtsleiterin unseres Haupt- und Personalamtes
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also sei authentisch in deiner Bewerbung. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert, bei uns zu arbeiten.
Achte auf die Details!: Stell sicher, dass deine Unterlagen ordentlich und fehlerfrei sind. Ein gutes Schriftbild und korrekte Rechtschreibung sind wichtig, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Pass deine Bewerbung an!: Beziehe dich in deinem Anschreiben direkt auf die Anforderungen der Stelle. Erkläre, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die wir suchen.
Nutze unser Karriereportal!: Bewirb dich direkt über unsere Website. Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu bearbeiten, und du hast die besten Chancen, schnell eine Rückmeldung zu bekommen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Ehingen (Donau) vorbereitest
✨Informiere dich über die Stadtverwaltung
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Große Kreisstadt Ehingen (Donau) verschaffen. Informiere dich über aktuelle Projekte, die Struktur der Verwaltung und die spezifischen Herausforderungen, mit denen das Haupt- und Personalamt konfrontiert ist. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und Teamarbeit verdeutlichen. Sei bereit, diese Beispiele im Gespräch zu teilen, um zu zeigen, dass du die Anforderungen der Assistenzposition verstehst und erfüllen kannst.
✨Zeige deine IT-Kenntnisse
Da gute Kenntnisse in Microsoft Office und idealerweise Erfahrung mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen gefordert sind, solltest du dich darauf vorbereiten, deine Fähigkeiten in diesen Bereichen zu erläutern. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das können Fragen zur Teamdynamik, zu den Erwartungen an die Rolle oder zu Weiterbildungsmöglichkeiten sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist und dir Gedanken über deine zukünftige Rolle machst.