Abteilungssekretär*in

Wir lieben Freiburg. Wir leben Vielfalt. Auch als Arbeitgeberin. Deshalb freuen wir uns auf Bewerbungen aller, die für ihr Thema brennen und unsere Stadt weiterbringen wollen. Alle Menschen mit unterschiedlicher Herkunft, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, Behinderung, Alter, Hautfarbe, Religion oder sexueller Orientierung sind bei uns willkommen.

Die Stadt Freiburg sucht Dich für das Garten- und Tiefbauamt als Abteilungssekretär*in für die Abteilung Verkehrsprojekte. Bei uns gestaltest Du im Hintergrund die Verkehrsprojekte von morgen aktiv mit. Du arbeitest in einem engagierten Team und bringst Deine Stärken dort ein, wo Organisation, Kommunikation und Struktur den Unterschied machen.

• Organisation & Kommunikation: Du bist die zentrale Schnittstelle: Du bist die erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner*innen, betreust das zentrale Abteilungstelefon und koordinierst zuverlässig die Termine der Abteilungsleitung.
• Schriftverkehr & Vorlagen: Du sorgst für klare Strukturen: Du bearbeitest den Schriftverkehr der Abteilung auf Grundlage von Vorlagen und erstellst Unterlagen für gemeinderätliche Gremien sowie Ingenieurverträge mit einem hohen Maß an Sorgfalt und Genauigkeit.
• Vergabe & Vertragsmanagement: Du behältst den Überblick: Du unterstützt bei der Vorbereitung und Abwicklung von Ingenieurverträgen, erstellst Angebotsanfragen und Verträge und wirkst bei europaweiten Vergabeverfahren sowie im Vertragsmanagement mit.

Du verfügst über eine der folgenden Qualifikationen: Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, als Rechtsanwaltsfachangestellte*r, als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. eine abgeschlossene vergleichbare Verwaltungsausbildung oder eine mindestens einjährige abgeschlossene (Schul-) Ausbildung im Sekretariatsbereich oder im Bereich Managementassistenz (z. B. Fremdsprachenkorrespondent*in) mit Berufserfahrung im Sekretariatsbereich.

Im Umgang mit digitalen Tools bist Du sicher – insbesondere mit Word, Excel, PowerPoint, Outlook und gängigen Videokonferenzsystemen. Du arbeitest strukturiert, behältst auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick und überzeugst durch Dein ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsvermögen. Darüber hinaus zeichnen Dich Deine Flexibilität, Belastbarkeit sowie ein freundliches und sicheres Auftreten aus. Du kommunizierst klar und verbindlich, arbeitest gerne im Team und bringst eine hohe Serviceorientierung mit.

Eine unbefristete Stelle in Teilzeit (50% / 19,5 Std. Woche) mit Bezahlung nach Entgeltgruppe 6 TVöD. Eine abwechslungsreiche, eigenständige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer modernen Bürolandschaft. Mit unseren rund 4.500 Kolleg*innen arbeiten wir fürs Gemeinwohl und bieten einen sicheren Arbeitsplatz. Viele Entwicklungsmöglichkeiten bieten Dir unser Fortbildungsprogramm und unsere internen Karriere- und Aufstiegsmöglichkeiten.

Mit einem hohen Zuschuss zum JobTicket bzw. Deutschlandticket entlasten wir Dein Konto und schützen gemeinsam das Klima. Hansefit (für aktuell 37 €/Monat) sorgt für mehr Bewegung und (D)einen Ausgleich im Alltag. JobRad ermöglicht Dir mit Deinem Wunsch-Fahrrad bequem und klimafreundlich an Deinen Arbeitsplatz zu kommen. Jede Menge Kolleg*innen stehen für Dich, Deine Fragen und Anliegen bereit: Unser Betrieblicher Sozialdienst, unsere Betriebsärzt*innen, die Schwerbehindertenvertretung, die Stelle für Inklusion und Gesundheit sowie die Beauftragte für Menschen mit Behinderung, die Frauenbeauftragte, das Gender&Diversity-Team, das Seniorenbüro mit Pflegestützpunkt, unser Arbeitsschutz, … Und unser Betriebliches Gesundheitsmanagement bietet Dir viele verschiedene Bewegungs- und Workshop-Angebote.