Mitarbeiter*in Zentrale Dienste im Rathaus im Stühlinger - fachliche Clusterleitung

Wir lieben Freiburg. Wir leben Vielfalt. Auch als Arbeitgeberin. Deshalb freuen wir uns auf Bewerbungen aller, die für ihr Thema brennen und unsere Stadt weiterbringen wollen. Alle Menschen mit unterschiedlicher Herkunft, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, Behinderung, Alter, Hautfarbe, Religion oder sexueller Orientierung sind bei uns willkommen.

Die Zentralen Dienste im Rathaus im Stühlinger bestehen aus der Zentralen Poststelle für die gesamte bei der Stadt Freiburg eingehende und ausgehende Post, der Scan-Stelle für in Papierform eingehende Post und Rechnungen sowie der Registratur für den Papier-Aktenbestand.

Als Teil des Registratur-Teams übernimmst Du eine Clusterleitung, bei der bestimmte Ämter betreut werden: Du kümmerst Dich um die fachliche Anleitung und Unterstützung der Kolleg*innen und entscheidest in Abstimmung mit der Sachgebietsleitung klärungsbedürftige Sachverhalte bei der Aktenverwaltung, Sortierung der Eingangspost und Bearbeitung der Scan-Post. Die Aktenpläne der zu betreuenden Ämter schreibst Du bei Bedarf selbständig fort und achtest auf die Qualitätssicherung. Bei Abwesenheit der Sachgebietsleitung übernimmst Du für laufende operative Themen die Vertretung. Du öffnest für die zugewiesenen Ämter die Post, sortierst sie und kümmerst Dich um unklare Posteingänge und Irrläufer. Du verteilst die Post regelmäßig an die Mitarbeitenden und sorgst dafür, dass auf den Etagen immer ausreichend Papier und Büroartikel vorhanden sind.

Im Rahmen des Digitalisierungsprozesses bereitest Du Schriftgut für den Scan-Prozess vor und scannst Eingangspost sowie Rechnungen. Du kümmerst dich um alle Papierakten der zu betreuenden Dienststellen, ordnest Schriftgut zu und bearbeitest Aktenanforderungen und -rückgaben. Du nutzt die Aktenverwaltungssoftware (AVS) und hast so jederzeit im Blick, welche Akten im Bestand sind, wo sich welche Akte gerade befindet und wann Akten ausgesondert werden können.

Du verfügst über eine der folgenden Qualifikationen:

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. eine abgeschlossene vergleichbare Verwaltungsausbildung oder die Angestelltenprüfung I
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Eine abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte*r für Medien- und Informationsdienste, als Justiz-, Rechtsanwalts-, Sozialversicherungs- oder Steuerfachangestellte*r.

Du hast Berufserfahrung und bringst idealerweise Verwaltungserfahrung und Kenntnisse aus dem Registraturbereich mit. Du hast EDV-Kenntnisse (Standardprogramme, Internet, E-Mail) und arbeitest zuverlässig, terminsicher und serviceorientiert. Deine Offenheit für Neues, Deine Freundlichkeit sowie Team- und Kontaktfähigkeit runden Dein Profil ab.

Eine unbefristete Stelle in Vollzeit mit Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TVöD. Die Stelle kann auch in Teilzeit mit mindestens 80% besetzt werden. Ein aufgeschlossenes und engagiertes Team mit guter gegenseitiger Unterstützung. Mit unseren rund 4.500 Kolleg*innen arbeiten wir fürs Gemeinwohl und bieten einen sicheren Arbeitsplatz. Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz im Rathaus im Stühlinger inkl. Kantine. Viele Entwicklungsmöglichkeiten bieten Dir unser Fortbildungsprogramm und unsere internen Karriere- und Aufstiegsmöglichkeiten. Mit einem hohen Zuschuss zum JobTicket bzw. Deutschlandticket entlasten wir Dein Konto und schützen gemeinsam das Klima. Hansefit (für aktuell 37 €/Monat) sorgt für mehr Bewegung und (D)einen Ausgleich im Alltag. JobRad ermöglicht Dir mit Deinem Wunsch-Fahrrad bequem und klimafreundlich an Deinen Arbeitsplatz zu kommen. Jede Menge Kolleg*innen stehen für Dich, Deine Fragen und Anliegen bereit: Unser Betrieblicher Sozialdienst, unsere Betriebsärzt*innen, die Schwerbehindertenvertretung, die Stelle für Inklusion und Gesundheit sowie die Beauftragte für Menschen mit Behinderung, die Frauenbeauftragte, das Gender&Diversity-Team, das Seniorenbüro mit Pflegestützpunkt, unser Arbeitsschutz, … Und unser Betriebliches Gesundheitsmanagement bietet Dir viele verschiedene Bewegungs- und Workshop-Angebote.