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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Werde die Kommunikationszentrale für interne und externe Kund*innen und organisiere spannende Konferenzen.
- Arbeitgeber: Die Stadt Hagen ist eine moderne, innovative Dienstleistungsverwaltung mit einem respektvollen Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Genieße einen sicheren Arbeitsplatz, Home-Office-Möglichkeiten und zahlreiche Fortbildungsangebote.
- Warum dieser Job: Erlebe eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einer vielfältigen und wertschätzenden Unternehmenskultur.
- Gewünschte Qualifikationen: Du benötigst eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikationen sowie Berufserfahrung.
- Andere Informationen: Teilzeitmöglichkeiten sind vorhanden, und wir fördern aktiv die Gleichstellung von Frauen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir suchen Sie!
Mitarbeiter*in für das Büro der Fachbereichsleitung (w/m/d)
Fachbereich Integration, Zuwanderung und Wohnraumsicherung
Ihre Aufgaben:
- Kommunikationszentrale für interne und externe Kund*innen
- Terminkoordination
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Präsenz- oder Videokonferenzen
- Betreuung und Bewirtung von Gästen
- Aufgabenverfolgung und Führen der Wiedervorlage
- Dokumentenmanagement
- Kontrolle und Aufbereitung von Dokumenten, Berichten, Vorträgen, Präsentationen und Arbeits-, Sitzungs- und Beschlussvorlagen
- Koordination des Vorlagenerstellungsprozesses
- Administration inkl. Zeiterfassung
- Stellvertretende Schriftführung des Integrationsrates
Ihr Profil:
Die Besetzung der Stelle erfordert:
- die Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt, für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder
- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder den erfolgreichen Abschluss der Ersten Verwaltungsprüfung an einer anerkannten Verwaltungsschule oder einem anerkannten Studieninstitut, eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Sozialversicherungsfachangestellten, zur/zum Justizfachangestellten, zur/zum Fachangestellten für Arbeitsmarktdienstleistungen oder in einem vergleichbaren Beruf im öffentlichen Dienst mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren oder
- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf, zur/zum Rechtsanwalts- und/oder Notarfachangestellten oder zur/zum Steuerfachangestellten mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren.
Weitere Anforderungen:
- Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in der Büroorganisation
- Hohes Engagement, Loyalität und Zuverlässigkeit
- Große Arbeitssorgfalt und eine sehr gute Arbeitsorganisation
- Ausgeprägte Koordinations- und Kommunikationskompetenz
- Aufgeschlossenheit sowie ein freundliches, respektvolles und sicheres Auftreten
- Sicherer Umgang mit der gängigen MS-Officesoftware, Kenntnisse in Allriss bzw. Bereitschaft, sich diese anzueignen
- Sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
Informationen:
Wir bieten Ihnen eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer modernen Verwaltung mit attraktiven Rahmenbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten. Zu den Vorteilen gehören u.a.:
- Sicherer Arbeitsplatz, der nicht von wirtschaftlichen Schwankungen betroffen ist
- Möglichkeit von Home-Office
- Vielfältige Fortbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten
- Corporate Benefits.
Zusätzliche Vorteile für Beschäftigte:
- Betriebliche Altersvorsorge
- Jahressonderzahlung
- Erfolgsorientiertes Leistungsentgelt
- Möglichkeit des Fahrradleasings.
Die Stadt Hagen strebt einen höheren Anteil von Frauen in Leitungsfunktionen und in unterrepräsentierten Berufsbereichen an. Nach Maßgabe des Gesetzes zur Gleichstellung von Frauen und Männern für das Land Nordrhein-Westfalen (Landesgleichstellungsgesetz – LGG) und des Gleichstellungsplans der Stadt Hagen erhalten Frauen beim Vorliegen gleicher Qualifikation daher den Vorzug.
Im Rahmen der bei der Stadt Hagen geltenden Integrationsvereinbarung werden schwerbehinderte Personen bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Bitte weisen Sie in Ihrer Bewerbung auf die Schwerbehinderung hin.
Wir sind eine moderne und innovative Dienstleistungsverwaltung. Bei uns gehören der Umgang mit Vielfalt, die Kommunikation und Interaktion zwischen Menschen verschiedener Herkunft und Lebensweisen zum Alltag. Wir pflegen eine Unternehmenskultur, die von gegenseitigem Respekt und Wertschätzung geprägt ist.
Weitere Informationen zur Stadt Hagen erhalten Sie unter .
Stellenbewertung: EG 7 TVöD VKA bzw. A 7 LBesG NRW
Stellenumfang:
Teilzeit, 30 Stunden
Wünsche nach Teilzeitbeschäftigung werden gern geprüft. Bitte weisen Sie in Ihrer Bewerbung auf den Wunsch nach Teilzeitbeschäftigung hin.
Befristung:
Unbefristet
Einstellungszeitpunkt:
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerbungsfrist: 29.01.2025
Stellenangebot:
5/2025-56
Kontakt:
Hagen – Stadt der FernUniversität
Fachbereich Personal und Organisation
Frau Fischer 02331/207-2818
Fachbereich Integration, Zuwanderung und Wohnraumsicherung
Herr Fröhning 02331/207-3682
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeiter*in für das Büro der Fachbereichsleitung (w/m/d) Arbeitgeber: Stadt Hagen
Kontaktperson:
Stadt Hagen HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter*in für das Büro der Fachbereichsleitung (w/m/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle und überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen in der Büroorganisation und Verwaltung dazu passen. Bereite Beispiele vor, die deine Koordinations- und Kommunikationskompetenz unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden der Stadt Hagen oder im öffentlichen Dienst, um mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren. Dies kann dir helfen, dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 3
Zeige dein Engagement für Vielfalt und Inklusion. Da die Stadt Hagen Wert auf eine respektvolle und wertschätzende Unternehmenskultur legt, kannst du in Gesprächen betonen, wie wichtig dir diese Themen sind und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Bereite dich darauf vor, Fragen zur Nutzung von MS-Office und anderen relevanten Softwaretools zu beantworten. Wenn du Kenntnisse in Allriss hast oder bereit bist, dich einzuarbeiten, erwähne dies aktiv, um deine Einsatzbereitschaft zu zeigen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter*in für das Büro der Fachbereichsleitung (w/m/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nehmen Sie sich Zeit, um die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achten Sie auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Position als Mitarbeiter*in im Büro der Fachbereichsleitung wichtig sind.
Anpassung des Lebenslaufs: Passen Sie Ihren Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Heben Sie relevante Erfahrungen in der Büroorganisation und Ihre Kenntnisse in MS-Office hervor. Vergessen Sie nicht, Ihre Berufserfahrung von mindestens drei Jahren zu betonen.
Motivationsschreiben verfassen: Verfassen Sie ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem Sie Ihre Begeisterung für die Position und Ihre Eignung darlegen. Gehen Sie auf Ihre Kommunikationskompetenz und Ihr Engagement ein, da diese Eigenschaften in der Stellenbeschreibung hervorgehoben werden.
Bewerbung fristgerecht einreichen: Achten Sie darauf, Ihre Bewerbung bis zur Frist am 29.01.2025 einzureichen. Überprüfen Sie alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit, bevor Sie sie über unsere Website hochladen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Hagen vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du diese Aufgaben erfolgreich bewältigt hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position eine Kommunikationszentrale erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise kommunizieren. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und Fragen offen und freundlich zu beantworten.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Betone deine Erfahrungen in der Büroorganisation und wie du Termine und Dokumente effizient verwaltest. Bereite konkrete Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Koordination und Organisation unter Beweis stellen.
✨Sei aufgeschlossen und respektvoll
Die Unternehmenskultur legt Wert auf Respekt und Wertschätzung. Zeige während des Interviews ein freundliches und respektvolles Auftreten, um zu demonstrieren, dass du gut ins Team passt.
