Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere den Bundesfreiwilligendienst und unterstütze Freiwillige bei ihren Einsätzen.
- Unternehmen: Eigenbetrieb für Arbeitsförderung der Stadt Halle (Saale) mit einem engagierten Team.
- Vorteile: Unbefristete Vollzeitstelle, 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeiterrabatte.
- Weitere Informationen: Attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten und familienfreundliche Arbeitszeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft von Freiwilligen und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich und gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3658 - 4979 € pro Monat.
Der Eigenbetrieb für Arbeitsförderung der Stadt Halle (Saale) (EfA) sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Unterstützung des Ressorts Personal, Projekte und Qualitätsmanagement. Die Mitarbeitenden des Eigenbetriebes für Arbeitsförderung der Stadt Halle (Saale) sind unsere wertvollste Ressource bei der Erfüllung unserer täglichen Aufgaben. Das Ressort Personal, Projekte und Qualitätsmanagement betreut nicht nur Tarifbeschäftigte, sondern auch Bundesfreiwilligendienstleistende sowie Teilnehmende an Arbeitsförderungsmaßnahmen.
Ihre Aufgaben
- Bundesfreiwilligendienst
- Organisation und Koordination des Bundesfreiwilligendienstes
- Erstellen der Vereinbarungen für den Bundesfreiwilligendienstes
- Prüfung von Zeitnachweisen, Urlaubsscheinen, Seminarteilnahmen und Abschlusszeugnissen
- Beratung und Betreuung von Einsatzstellen und Freiwilligen
- Unterstützung der Freiwilligen bei der Suche nach einer Einsatzstelle
- Unterstützung der Einsatzstelle bei der Beantragung zur Anerkennung als Einsatzstelle und bei der Beantragung von Platzzahlerhöhungen beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA)
- Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern und externen Stellen
- Mitwirkung bei Prüfungen durch das Bundesamt
- Pflege, Aktualisierung und Administration von Datenbanken und Dokumentationen
- Teilnahme an Netzwerktreffen, Fachveranstaltungen und Messen
- Haushaltsangelegenheiten
- Mitwirkung bei der Haushaltsplanung im BFD-Bereich, insbesondere Personalkostenplanung
- Bearbeitung von Fahrtkostenabrechnungen und Seminarkostenabrechnungen
- Schlussrechnungen BFD
- Zuarbeit zum Wirtschaftsplan (Kontingentabstimmungen, Sach- und Personalkosten)
- Mitwirkung bei Quartals- und Jahresabschlüssen
- Prüfung von Abrechnungsunterlagen auf sachliche Richtigkeit
- Qualitätsmanagement
- Pflege und Aktualisierung der QM-Dokumentation
- Durchführung und Organisation des Dokumentenmanagements
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems
- Unterstützung bei der Umsetzung externer Anforderungen (z. B. AZAV)
- Vorbereitung und Unterstützung bei internen und externen Audits
- Durchführung und Auswertung von Evaluationen
- Abstimmung mit der/dem Qualitätsmanagementbeauftragten
- Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen
- Erfahrungen zu einem QM-System sowie entsprechender Prozesse
- Kommunikations- und Beratungskompetenz für die adressatengerechte Betreuung von Einsatzstellen und Bundesfreiwilligendienstleistenden
- Strukturierte, zuverlässige und präzise Arbeitsweise zur Prüfung und Bearbeitung von Unterlagen und Dokumenten
Unsere Anforderungen
- Erforderlich ist: eine abgeschlossene Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), abgeschlossener Beschäftigtenlehrgang I oder vergleichbare, mindestens dreijährige Ausbildung
- Erwünscht sind: sicherer Umgang mit computergestützten Verwaltungssystemen, SAP sowie Microsoft Office Anwendungen, Erfahrungen zu einem QM-System sowie entsprechender Prozesse, Kenntnisse im Arbeitsrecht, EU-DSGVO, BFDG, Kommunikations- und Beratungskompetenz für die adressatengerechte Betreuung von Einsatzstellen und Bundesfreiwilligendienstleistenden, strukturierte, zuverlässige und präzise Arbeitsweise zur Prüfung und Bearbeitung von Unterlagen und Dokumenten
Wir bieten Ihnen
- eine unbefristete Beschäftigung in Vollzeit mit 39 Wochenstunden in der Entgeltgruppe 9a TVöD (ab 3.658,61 € bis 4.979,97 € brutto)
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
- umfangreiche Zusatzleistungen, u. a. jährliche Sonderzahlung und Leistungsentgelt, betriebliche Altersvorsorge
- attraktive individuelle Qualifizierungsangebote
- Familienfreundlichkeit (z. B. Gleitzeit und mobiles Arbeiten)
- Mitarbeiterrabatte bei verschiedenen Onlineshops
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 28. Juni 2026 an: EfA-personal@halle.de oder an: Eigenbetrieb für Arbeitsförderung - Ressort Personal, Projekte und Qualitätsmanagement, Hibiskusweg 15, 06122 Halle (Saale).
Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Mit der Übersendung der Bewerbungsunterlagen stimmen Sie der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit diesem Personalauswahlverfahren zu. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem datenschutzrechtlichen Informationsblatt auf der Homepage der Stadt Halle (Saale).
Bei organisatorischen oder inhaltlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Herrn Mark Habermann, Ressortleitung Personal, Projekte und Qualitätsmanagement, unter der Telefonnummer 0345 20938620 oder 0151 10655708 oder an Frau Luise Heft Sachbearbeiterin Personal und Organisation, unter der Telefonnummer 0345 20938624.
Das gesamte Auswahlverfahren wird ausschließlich in Form von persönlichen Präsenzgesprächen an unserem Standort durchgeführt. Vorstellungskosten können von dem Eigenbetrieb für Arbeitsförderung der Stadt Halle (Saale) leider nicht erstattet werden.
Sachbearbeitung Bundesfreiwilligendienst (m/w/d) (E 9a TVöD) Arbeitgeber: Stadt Halle
Der Eigenbetrieb für Arbeitsförderung der Stadt Halle (Saale) bietet Ihnen eine unbefristete Vollzeitstelle mit attraktiven Konditionen und umfangreichen Zusatzleistungen. Unsere familienfreundliche Arbeitskultur fördert individuelle Qualifizierungsangebote und ermöglicht flexibles Arbeiten, während Sie in einem engagierten Team zur Unterstützung von Bundesfreiwilligendienstleistenden und zur Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements beitragen. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in einem sinnstiftenden Umfeld weiterzuentwickeln und aktiv zur Verbesserung der Arbeitsförderung in Halle (Saale) beizutragen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeitung Bundesfreiwilligendienst (m/w/d) (E 9a TVöD) erhalten könnten
✨Netzwerken, was das Zeug hält!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche ins Gespräch zu kommen. Besuche Messen, Netzwerktreffen oder Fachveranstaltungen und sprich aktiv mit den Teilnehmenden. So kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und vielleicht sogar einen Fuß in die Tür bekommen!
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen auf dich zukommen. Recherchiere gezielt nach Organisationen, die dich interessieren, und kontaktiere sie direkt. Zeig dein Interesse und frage nach möglichen offenen Positionen oder Praktika.
✨Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor!
Informiere dich über die Organisation und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Überlege dir Antworten auf häufige Fragen und bereite eigene Fragen vor, die du im Gespräch stellen kannst. Das zeigt dein Engagement und Interesse an der Position.
✨Bewirb dich über unsere Website!
Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen schnell und unkompliziert bei uns ankommen. Und vergiss nicht, die Referenznummer anzugeben!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeitung Bundesfreiwilligendienst (m/w/d) (E 9a TVöD) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Stelle interessierst und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Achte auf die Details:Stell sicher, dass du alle geforderten Unterlagen beifügst und die Referenznummer 03/2026 angibst. Ein gut strukturiertes Dokument macht einen professionellen Eindruck und zeigt, dass du sorgfältig arbeitest.
Hebe deine Qualifikationen hervor:Betone in deinem Lebenslauf deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten, die zur Stelle passen. Wenn du Kenntnisse im Bereich Qualitätsmanagement oder Verwaltungssysteme hast, lass uns das wissen!
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Halle vorbereitet
✨Informiere dich über den Bundesfreiwilligendienst
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über den Bundesfreiwilligendienst verschaffen. Verstehe die Aufgaben und Ziele des Programms sowie die Rolle, die du in der Organisation spielen würdest. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele für deine Erfahrungen vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Verwaltung, im Qualitätsmanagement oder in der Beratung zeigen. Diese Beispiele helfen dir, deine Kompetenzen während des Interviews klar zu kommunizieren.
✨Stelle Fragen zur Organisation
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, zu aktuellen Projekten oder zu den Herausforderungen im Ressort Personal sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist und dich mit der Organisation auseinandergesetzt hast.
✨Prüfe deine Unterlagen auf Richtigkeit
Stelle sicher, dass alle deine Bewerbungsunterlagen vollständig und fehlerfrei sind. Achte besonders auf deinen Lebenslauf und dein Anschreiben, da diese Dokumente oft die ersten Eindrücke hinterlassen. Eine strukturierte und präzise Arbeitsweise ist in dieser Position besonders wichtig.
