Auf einen Blick
- Aufgaben: Vielfältige Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben im Gustav-Lübcke-Museum.
- Unternehmen: Stadt Hamm, ein Arbeitgeber mit sozialer Verantwortung und Engagement für die Bürger:innen.
- Vorteile: Sicherer Arbeitsplatz, flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und umfangreiche Fortbildungsangebote.
- Weitere Informationen: Engagierte Einarbeitung und ein modernes Arbeitsumfeld in Bahnhofsnähe.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv das kulturelle Leben in Hamm und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im öffentlichen Dienst oder kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung in der Buchhaltung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Bedeutend besser. Arbeiten bei der Stadt Hamm. Für die Stadt Hamm zu arbeiten heißt, für die Menschen in Hamm zu arbeiten – mehr gestalten, mehr bewirken. So wird jede Aufgabe zu etwas wirklich Besonderem. Alles, was bei uns in den verschiedenen Bereichen geleistet wird, kommt den Bürger:innen einer ganzen Stadt zugute. Dieser Bedeutung sind wir uns als Arbeitgeberin bewusst, der Verantwortung für unsere Mitarbeitenden auch. Sie haben Lust, mit dabei zu sein? Das freut uns sehr.
Die Stadt Hamm sucht zum nächstmöglichen Termin für ihr Gustav-Lübcke-Museum eine:n Mitarbeiter:in (m/w/d) Sekretariat und Verwaltung. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 19,5 Stunden. Das Gustav-Lübcke-Museum ist ein überregional bedeutendes Museum und besticht durch seine vielfältigen Sammlungsschwerpunkte, ein breites Bildungs- und Vermittlungsprogramm sowie die abwechslungsreichen Ausstellungen. In den kommenden Jahren wollen wir die gegenwärtigen Bedürfnisse der Menschen noch stärker im Museum abbilden und verhandeln. Unser Credo lautet hierbei: Ein diversifiziertes Angebot für eine diversifizierte (Stadt-)Gesellschaft. Gemeinsam wollen wir das Museum weiter öffnen und noch intensiver als einen lebendigen Ort des kulturellen Austauschs erlebbar machen, kurz: ein offenes, emotionales, sinnliches und mutiges Museum sein!
Zu Ihrem vielfältigen und interessanten Aufgabenbereich gehören u.a.
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Terminkoordinierung, allgemeiner Schriftverkehr, Ein- und Ausgangspost, Protokollierung der wöchentlichen Dienstbesprechungen, Versand und Rechnungstellung von Ausstellungskatalogen
- Ausgabebuchhaltung: Feststellen der rechnerischen Richtigkeit, Einholen der sachlichen Richtigkeit bei den zuständigen Kolleg:innen, Erstellen von Eigenbelegen, Buchung der Rechnungen im VIM
- Einnahmebuchhaltung: Fertigung von Verfügungen, Buchung von Annahmeanordnungen in SAP
- Museumsverein: Pflege der Mitgliederdatenbank, allgemeiner Schriftverkehr und Versand von Einladungen
- Adressverteiler: Pflege der für den Versand von Informationen angelegten Verteiler
- Städtischer Online-Veranstaltungskalender: Einpflegen der Museum-Veranstaltungen
- Besucherservice: Nachhalten der monatlichen Dienstpläne, Reaktion bei personeller Unterbesetzung, monatliche Bearbeitung der geführten Stundenzettel
- Leihverkehr: Administrative Abwicklung der Leihverträge
- Versicherungsangelegenheiten: Kommunikation mit dem Versicherungsbüro hinsichtlich der laufenden Versicherungen zu den Dauerleihgaben sowie in Absprache mit den Kurator:innen zu den für Sonderausstellungen abzuschließenden Versicherungen
- Vermietung der Veranstaltungsräume im GLM: Administrative Abwicklung der einzelnen Vermietungen
Sie verfügen über
- eine abgeschlossene Ausbildung im öffentlichen Dienst (Verwaltungsfachangestellte:r, AI/VL I, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement - Fachrichtung Kommunalverwaltung, Fachangestellte:r für Arbeitsförderung) oder
- eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung in den Bereichen Versicherung, Industrie, Bank, Büro
- mehrjährige praktische Erfahrung in der Ausgaben- und/oder Einnahmenbuchhaltung
- Bereitschaft, sich in folgenden Anwendungen Kenntnisse anzueignen: SAP (VIM, Fiori, Bestellung/Mittelreservierung/Anordnung), SD.Net (Sitzungsmanagementsystem), Online-Veranstaltungskalender (RCE-Event)
- strukturierte und selbständige Arbeitsweise
- Identifikation mit den Haltungen und Werten der Stadtverwaltung im Miteinander, freundliches und kund:innenorientiertes Auftreten, Eigeninitiative, Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit
Wir bieten Ihnen
- einen sicheren Arbeitsplatz mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag bzw. Fortsetzung des bestehenden Beamtenverhältnisses im Wege der Versetzung
- eine Bezahlung nach Entgeltgruppe 7 des TVöD mit Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung
- eine weitgehend vom Arbeitgeber finanzierte Zusatzversorgung/Betriebsrente (bei Tarifbeschäftigten)
- flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf und Privatem
- die grundsätzliche Möglichkeit von Mobilen Arbeiten bzw. Homeoffice
- Verantwortung innerhalb des Aufgabenbereiches
- eine qualifizierte Personalentwicklung
- vielfältige Fortbildungsangebote im modernen stadteigenen Fortbildungszentrum Ahsepark
- eine engagierte Einarbeitung bzw. Unterstützung durch ein erfahrenes Team
- ein modernes Arbeitsumfeld in unmittelbarer Bahnhofsnähe
- die Möglichkeit eines Dienstradleasing
- einen Zuschuss zum Deutschlandticket als auch zum HammTicket für den ÖPNV (für Tarifbeschäftigte)
- Mitarbeiter:innenrabatte via Corporate Benefits
Die Stadtverwaltung Hamm fördert aktiv Chancengleichheit und Diversität. Als Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt und ausgezeichnet als familienfreundliches Unternehmen schaffen wir ein respektvolles und inklusives Arbeitsumfeld. Die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern sowie die konsequente Umsetzung des Landesgleichstellungsgesetzes sind für uns selbstverständlich. Bewerbungen von schwerbehinderten und gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Bürger:innenorientierung und Förderung von bürgerschaftlichem Engagement sind wichtige Ziele der Stadtverwaltung. Sofern Sie also ehrenamtlich tätig sind oder waren, sollten Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen darauf hinweisen.
Wir freuen uns Ihre Bewerbung bis zum 07.06.2026 über das Bewerbungsportal der Stadt Hamm zu erhalten. Hierfür nutzen Sie bitte den Link "Online-Bewerbung". Das Hochladen Ihrer Bewerbung nimmt nur wenige Minuten in Anspruch.
Für Ihre Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Frau Ewa Weidauer vom Personalmanagement, Tel. (0 23 81) 17 3215, gerne zur Verfügung.
Inhaltliche Fragen beantwortet gerne Herr Schmäschke, Museumsdirektor, (0 23 81) 17 5700 oder Herr Gödecker, Verwaltungsleiter, Telefon (0 23 81) 17 5706.
Weitere Informationen zur Stadt Hamm erhalten Sie unter www.bedeutend-besser.de
Mitarbeiter:in (m/w/d) Sekretariat und Verwaltung Arbeitgeber: Stadt Hamm
Die Stadt Hamm bietet als Arbeitgeberin eine sinnstiftende Tätigkeit, die direkt den Bürger:innen zugutekommt. Mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag, flexiblen Arbeitszeiten und umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten fördert die Stadtverwaltung aktiv die berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeitenden. Zudem wird ein respektvolles und inklusives Arbeitsumfeld geschaffen, das Chancengleichheit und Diversität wertschätzt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Mitarbeiter:in (m/w/d) Sekretariat und Verwaltung erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit dem Gustav-Lübcke-Museum zu tun haben. So kannst du direkt mit den Leuten ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon in der Stadtverwaltung oder im Museum arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und dich eventuell sogar empfehlen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Ausstellungen und Programme des Museums. Zeige, dass du wirklich interessiert bist und eine Leidenschaft für die Kulturvermittlung hast.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle Informationen richtig übermittelst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter:in (m/w/d) Sekretariat und Verwaltung mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende deine eigene Sprache und bringe deine Persönlichkeit in die Bewerbung ein. Das macht einen großen Unterschied!
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können schnell einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass am besten jemanden drüberlesen!
Zeige deine Motivation!:Erkläre uns, warum du genau bei der Stadt Hamm arbeiten möchtest. Was reizt dich an der Stelle im Sekretariat und Verwaltung? Deine Begeisterung wird uns überzeugen!
Nutze unser Bewerbungsportal!:Bewirb dich ganz einfach über unsere Website. Das Hochladen deiner Unterlagen dauert nur wenige Minuten und ist super unkompliziert. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Hamm vorbereitet
✨Informiere dich über die Stadt Hamm
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einige Informationen über die Stadt Hamm und das Gustav-Lübcke-Museum aneignen. Schau dir die aktuellen Ausstellungen an und informiere dich über die Werte und Ziele der Stadtverwaltung. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du in ähnlichen Situationen erfolgreich warst. Besonders wichtig sind Erfahrungen in der Buchhaltung oder im Sekretariat, da diese für die Stelle relevant sind.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, zu den Herausforderungen im Museum oder zu den Möglichkeiten der Weiterbildung sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist.
✨Kleide dich angemessen
Achte darauf, dass du dich für das Interview angemessen kleidest. Ein professionelles Auftreten ist wichtig, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Wähle ein Outfit, das sowohl zu dir passt als auch die Seriosität der Stadtverwaltung widerspiegelt.
