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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Assist the management of the Ordnungsamt with administrative and organizational tasks.
- Arbeitgeber: Join a dynamic team of 112 professionals in a vital public service department.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, home-office options, and attractive public service benefits.
- Warum dieser Job: Be part of a meaningful role that supports community safety and organization.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training in administration or a related field; strong organizational skills required.
- Andere Informationen: Opportunity for part-time work; special consideration for applicants with disabilities.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Ordnungsamt:
Assistenz Amtsleitung Ordnungsamt (m/w/d)
Bis Entgeltgruppe 7 TVöD | Voll- oder Teilzeit | unbefristet | Referenznummer: 2024003
Zum Ordnungsamt mit seinen ca. 112 Mitarbeitenden gehören die Abteilungen Allgemeines Ordnungsrecht/Gewerbe, Straßenverkehrsbehörde, Ausländerbehörde, Stadtpolizei und das Standesamt.
Aufgaben:
- Allgemeine Administrations- und Sekretariatsaufgaben wie die Koordinierung und Organisation von Terminen, die Post- und E-Mailverwaltung, die Abwicklung des Bestellwesens, die Betreuung von Besprechungsräumen und Mitverantwortung für einen reibungslosen Arbeitsablauf in allen Bereichen des Tagesgeschäfts.
- Inhaltliche Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen der Amtsleitung sowie Zusammenstellung relevanter Informationen.
- Korrespondenz mit Fachämtern und Ortsbeiräten sowie Bürgerinnen und Bürgern.
- Führung der Akten der Amtsleitung und Überwachung der Fristen und Wiedervorlagen aller Vorgänge.
- Überwachung und Bearbeitung eingehender Schriftsätze im elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach in der Fachanwendung esina21 für die Abteilungen des Ordnungsamtes.
- Erstellung und Bearbeitung von Gremienvorlagen (ALLRIS).
- Administration für das Zeiterfassungssystem (ZeusX) und Verwaltung des Funktionspostfachs des Ordnungsamtes.
- Übernahme von Projektaufgaben.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungs-, Rechtsanwalts-, oder Steuerfachangestellten oder eine vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung.
- Berufserfahrung in Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten.
- Organisationstalent, Durchsetzungsvermögen und ein hohes Maß an Engagement, Belastbarkeit und Flexibilität.
- Selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise.
- Sehr gute kommunikative Fähigkeiten für allgemeine und vertrauliche Korrespondenz.
- Loyalität und Diskretion.
- Effizienz und Genauigkeit im Hinblick auf Abläufe und administrative Prozesse.
- Bereitschaft ggf. in Sonderlagen an einzelnen Tagen im Jahr auch über die übliche Arbeitszeit hinaus Dienst zu leisten.
- Sehr gute Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel und PowerPoint).
Wir bieten:
- Vergütung bis EG 7 TVöD-VKA.
- Attraktive Leistungen des öffentlichen Dienstes, z.B. eine Jahressonderzahlung, leistungsorientierte Bezahlung und betriebliche Altersversorgung.
- Flexible Arbeitszeiten mit Home-Office Option für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
- Vielseitige Fort- und Weiterbildungsangebote.
- Ein Premium-Jobticket für das gesamte RMV-Gebiet.
- 4x pro Monat kostenfreier Eintritt in die Hanauer Schwimmbäder.
Dann bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Referenznummer 2024003 bis 02.02.2024 online über unser Karriereportal.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, die auch in Teilzeit besetzt werden kann. Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung Ihre persönlichen Vorstellungen zur Arbeitszeit an.
Bewerbende mit Schwerbehinderung werden besonders berücksichtigt.
Ihre Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen die Leitung des Ordnungsamtes:
Herr Wünschmann, 06181-295 1645.
Gerne geben wir Ihnen vor dem Auswahlverfahren die Möglichkeit einer Hospitation vor Ort.
#J-18808-Ljbffr
Assistenz Amtsleitung Ordnungsamt (m/w/d) Arbeitgeber: Stadt Hanau
Kontaktperson:
Stadt Hanau HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz Amtsleitung Ordnungsamt (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben des Ordnungsamtes und der Amtsleitung. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Abläufe und Herausforderungen verstehst und bereit bist, aktiv zur Lösung beizutragen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden des Ordnungsamtes, um Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Assistenz zu erhalten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Fragen zur Organisation und Koordination von Terminen vor. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Bereitschaft, auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten zu arbeiten. Bereite dich darauf vor, dies im Gespräch zu thematisieren und Beispiele zu nennen, wo du bereits ähnliche Anforderungen erfüllt hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz Amtsleitung Ordnungsamt (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweise über deine Ausbildung sowie Berufserfahrung. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und übersichtlich ist.
Anschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle als Assistenz der Amtsleitung darlegst. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung in Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten.
Referenznummer angeben: Vergiss nicht, die Referenznummer 2024003 in deiner Bewerbung anzugeben. Dies hilft dem Unternehmen, deine Bewerbung schnell zuzuordnen.
Frist beachten: Achte darauf, deine Bewerbung bis zum 02.02.2024 einzureichen. Plane genügend Zeit ein, um alle Unterlagen rechtzeitig vorzubereiten und hochzuladen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Hanau vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dir im Vorfeld Gedanken über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Position viel Organisationstalent erfordert, solltest du während des Interviews Beispiele für deine Erfahrungen in der Koordination von Terminen oder der Verwaltung von Projekten parat haben. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Hervorragende kommunikative Fähigkeiten sind für diese Rolle entscheidend. Übe, klar und präzise zu kommunizieren, sowohl in deinen Antworten als auch in deiner Körpersprache. Zeige, dass du in der Lage bist, sowohl mit Bürgern als auch mit Fachämtern professionell zu interagieren.
✨Sei flexibel und belastbar
Die Bereitschaft, auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten zu arbeiten, ist ein wichtiger Punkt. Bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner Flexibilität und Belastbarkeit zu beantworten und bringe Beispiele aus der Vergangenheit, wo du in stressigen Situationen erfolgreich warst.
