Auf einen Blick
- Aufgaben: Sorge für einen reibungslosen Ablauf im Sekretariat und unterstütze die Leitung.
- Unternehmen: Öffentlicher Dienst in Heidelberg mit einem vielfältigen Team.
- Vorteile: Sichere Anstellung, betriebliche Altersvorsorge und Fortbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Mitarbeiterevents und psychologische Beratung inklusive.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag aktiv mit und arbeite in einem unterstützenden Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute MS-Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 41637 - 54368 € pro Jahr.
Heidelberg
unbefristet
Vollzeit oder Teilzeit
Entgeltgruppe 6 bis 8 TVöD (41.637,86 bis 54.367,96 EUR brutto pro Jahr in Vollzeit)
Bewerbungsfrist: 15.11.2026
Ihre Aufgaben - Was Sie bewirken
- Sie sorgen dafür, dass das Sekretariat effizient arbeitet und alle Abläufe reibungslos funktionieren.
- Organisation und Koordination aller im Sekretariat anfallenden Tätigkeiten.
- Zentrale Anlaufstelle der Verwaltungseinheit und Ansprechperson für alle telefonischen und persönlichen Kontakte.
- Unterstützung der Leitungsebene bei allgemeinen Büro- und Verwaltungstätigkeiten, wie zum Beispiel beim Zusammenstellen von Unterlagen, der Erstellung von Protokollen, bei Druckaufträgen und Beschaffungen.
- Übernahme des Office-Managements einschließlich Postbearbeitung, Terminkoordination, Schriftverkehr, Ablage, Wiedervorlagen sowie Überwachung von Fristen.
- Sonderaufgaben des jeweiligen Sekretariats.
Ihr Profil - Was Sie mitbringen
- Wir suchen Persönlichkeiten mit Organisationstalent, Serviceorientierung und Verantwortungsbewusstsein.
- Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare abgeschlossene kaufmännische und tätigkeitsbezogene Ausbildung (zum Beispiel als Rechtsanwaltsfachangestellte/Rechtsanwaltsfachangestellter), vorzugsweise mit entsprechender Berufserfahrung im öffentlichen Dienst.
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie ausgeprägte organisatorische und verwaltungsspezifische Kompetenzen.
- Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache sowie sicheres und freundliches Auftreten.
- Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen sowie empathisches und dienstleistungsorientiertes Handeln.
- Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit, sich schnell auf neue Situationen und Menschen einzustellen und eigenverantwortlich zu arbeiten.
- Sehr gute Deutschkenntnisse mindestens auf Sprachniveau C1.
Unser Angebot - Was wir Ihnen bieten
- Betriebliche Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte.
- Bezuschusstes Deutschlandticket.
- Fortbildungs- und Personalentwicklungsangebote.
- Gute Verkehrsanbindung.
- Krisensicherer Arbeitsplatz.
- Mitarbeiterevents.
- Psychologische Beratung und Coaching.
- Vereinbarkeit Familie, Beruf und Freizeit.
- Vorteile des öffentlichen Dienstes.
Bei uns sind alle Talente unabhängig von Alter, Geschlecht, ethnischer und kultureller Herkunft, Religion, Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität oder Behinderung willkommen. Dafür stehen wir mit unserer Unterschrift unter der Charta der Vielfalt ein.
Für weitere Informationen oder bei Fragen zum Auswahlverfahren wenden Sie sich bitte an:
Loreen Fürst
Recruiting
Personal- und Organisationsamt
06221 58-11085
loreen.fuerst@Heidelberg.de
Sekretärin / Sekretär (m/w/d) in Heidelberg Arbeitgeber: Stadt Heidelberg Personal- und Organisationsamt
Die Stadt Heidelberg bietet als Arbeitgeber im öffentlichen Dienst eine wertvolle Möglichkeit, aktiv zur Entwicklung und Förderung von über 1.500 Kindern in unseren städtischen Kitas beizutragen. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit, individueller Förderung und einer ausgewogenen Work-Life-Balance profitieren unsere Mitarbeiter von umfangreichen Fortbildungsangeboten, psychologischer Beratung sowie attraktiven Gesundheitsmaßnahmen. Zudem legen wir großen Wert auf Vielfalt und Inklusion, was unser Arbeitsumfeld besonders bereichert.
Kontaktdaten:
Stadt Heidelberg Personal- und Organisationsamt Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Sekretärin / Sekretär (m/w/d) in Heidelberg erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Stadt Heidelberg Personal- und Organisationsamt
Wenn du auf der Website von Stadt Heidelberg Personal- und Organisationsamt stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sekretärin / Sekretär (m/w/d) in Heidelberg mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Stadt Heidelberg Personal- und Organisationsamt erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Heidelberg Personal- und Organisationsamt vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
