Assistenz im Vorzimmer der Fachbereichsleitung (m/w/d)
Bei der Stadt Hildesheim ist im Fachbereich Bauaufsicht, Umwelt und Klimaschutz zum nächstmöglichen Zeitpunkt* die Stelle Assistenz im Vorzimmer der Fachbereichsleitung (m/w/d) zu besetzen.
Entgeltgruppe: 6 TVöD
Arbeitszeit: Teilzeit (Vormittag) – 29,25 Stunden/Woche
Anstellungsart: unbefristet
Unsere Mitarbeitenden erbringen wichtige Dienstleistungen des öffentlichen Lebens. Die Stadt Hildesheim zählt zu den größten öffentlichen Arbeitgebern in der Region und bietet ein breites Aufgabenspektrum: Wirtschaft und Kultur, Stadtplanung und Stadtentwicklung, Soziales und Jugend, öffentliche Sicherheit und Ordnung.
Der Fachbereich Bauaufsicht, Umwelt und Klimaschutz umfasst 31 Mitarbeiter/innen und ist in den Bereichen Bauaufsicht, Denkmalschutz sowie Umweltangelegenheiten und Klimaschutz gegliedert.
Aufgaben
- Eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers
- Posteingang und -ausgang, Betreuung der elektronischen Postfächer
- Eigenständige Terminkoordination
- Organisation, Begleitung und Protokollführung von Besprechungen, Workshops, Tagungen, Arbeitskreisen, Inhouse-Schulungen
- Erledigung von Schreibarbeiten einschließlich Erstellung von Tabellen und Listen mit Excel
- Vorbereitung von Präsentationen in Power Point
- Bearbeitung der Zeiterfassung für den Fachbereich
- Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Fachliteratur, Dienstkleidung
- Erstellung, Zusammenfassung und Gestaltung von Berichten, Präsentationen, Stellungnahmen usw.
- Rechnungsbearbeitung und Budgetüberwachung
Ihr fachliches Profil
Abgeschlossene verwaltende oder kaufmännische Berufsausbildung, in der die für die Tätigkeit erforderlichen Kenntnisse vermittelt werden.
Das bringen Sie persönlich mit
- Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit und Verschwiegenheit
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Verbindliches, freundliches und sicheres Auftreten
- Engagierte, verantwortungsbewusste und strukturierte Arbeitsweise
- Professioneller Umgang mit MS‑Office-Programmen, E‑Mail- und Terminverwaltungsanwendungen
- Gepflegtes Erscheinungsbild und gute Umgangsformen
Wir bieten Ihnen
- Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung (z. B. Firmenfitness im Hansefitverbund, Fahrrad‑Leasing)
- Möglichkeit der Nutzung eines Jobtickets für einen nachhaltigen Arbeitsweg sowie in der Freizeit
- Flexible Arbeitszeitmodelle inkl. Home‑Office für einen optimalen Ausgleich von Job, Familie und Freizeit
- Umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten zur gezielten Weiterentwicklung der eigenen Fach- und Personalkompetenz
- Interessante und abwechslungsreiche Aufgaben sowie vielfältige Austausch‑ und Vernetzungsmöglichkeiten
- Betriebliche Altersversorgung und leistungsorientierte Bezahlung für Tarifbeschäftigte sowie eine Jahressonderzahlung
Vielfalt und Charta der Vielfalt
Die Stadt Hildesheim strebt an, dass sich die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Verwaltung abbildet. Unabhängig von Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller Orientierung und Identität, Geschlecht oder Behinderung heißen wir alle Personen, die sich für eine Tätigkeit bei uns interessieren, herzlich willkommen. Dafür stehen wir mit unserer Unterschrift unter der Charta der Vielfalt ein.
Im Hinblick auf die Ziele des Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetzes (NGG) wird angestrebt, Unterrepräsentanzen abzubauen. Bewerbungen von Männern mit den vorstehenden Qualifikationen sind besonders erwünscht. Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Bewerbung
Haben Sie Interesse und möchten Teil unseres Teams werden? Dann bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen, einschließlich Motivations‑ oder Bewerbungsschreiben sowie Zeugnissen, bis zum über die Schaltfläche \"Jetzt bewerben\". Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Für Auskünfte zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Runneim, Bereich Personal, unter der Telefonnummer 05121‑301‑1217 gerne zur Verfügung.
Idealerweise erfolgt die Besetzung der Stelle bis spätestens .
Unternehmensdarstellung: Stadt Hildesheim
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