Sachbearbeitung Backoffice - Modellprojekt Smart City (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit

Arbeitszeit: Vollzeit/Teilzeit

Anstellungsdauer: befristet bis zum 31.12.2027

Einstellung zum nächstmöglichen Termin

Voraussetzung: Vollständige Bewerbungsunterlagen inkl. Motivations- oder Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen.

Einsatzort: 31134 Hildesheim

Bei der Stadt Hildesheim ist im Fachbereich Wirtschaftsförderung, Beteiligungen und Liegenschaften für das bis zum 31.12.2027 befristete Projekt "Smart City" zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle Sachbearbeitung Backoffice zu besetzen.

Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet; eine Besetzung von mind. 30 Stunden/Woche muss jedoch gewährleistet sein.

Unsere Mitarbeitenden erbringen für die Menschen in unserer Stadt sowie die ansässigen Unternehmen wichtige Dienstleistungen des öffentlichen Lebens. Die Stadt Hildesheim zählt zu den größten öffentlichen Arbeitgebern in der Region und bietet ein breites Aufgabenspektrum, wie Wirtschaft und Kultur, Stadtplanung und Stadtentwicklung, Soziales und Jugend, öffentliche Sicherheit und Ordnung.

Gemeinsam Perspektiven schaffen - die Bereiche Wirtschaftsförderung und Beteiligungen, Liegenschaften und Smart City gestalten Hildesheim als attraktiven Wirtschaftsstandort für Unternehmen, Existenzgründende, Investierende, (zukünftige) Fachkräfte und deren Familien. Sie fördern Innovationen, entwickeln nachhaltige Konzepte und setzen Maßnahmen für eine zukunftsfähige Region um.

Unter der Dachmarke Hi Zukunft engagieren sich die Wirtschaftsförderung und Smart City gezielt gegen den Fachkräftemangel, vernetzen und unterstützen Unternehmen und schaffen einen lebenswerten Ort für die Bürgerinnen und Bürger.

Die ausgeschriebene Stelle ist dem Bereich Smart City zugeordnet.

Diese Aufgaben erwarten Sie bei uns:

• Unterstützung der Projektarbeit
• Pflege von Projektunterlagen, Akten und digitalen Verwaltungsprozessen
• Recherche und Aufbereitung von Informationen
• Unterstützung der Projektleitung bei der Organisation und Begleitung von Veranstaltungen, Tagungen, Workshops etc. (u.a. durch Terminkoordination, Einladungen, Betreuung, Protokollierung)
• Unterstützung bei der Organisation und Auswertung von umfangreichen Beteiligungsprozessen und Evaluationen
• Durchführung und Auswertung von Umfragen
• Planung und Durchführung kleinerer Veranstaltungen in Abstimmung mit der Leitung
• Durchführung vorbereitender Gremienarbeit
• Betreuung und Verwaltung der Räumlichkeiten sowie Unterstützung von Besucher/-innen und Projektpartnern im Start.Platz
• Geschäftszimmertätigkeiten
• Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung
• Beschaffung und Verwaltung geringwertiger Güter (u.a. Bürobedarf)
• Kommunikation mit internen Fachbereichen, externen Partnern und Fördermittelgebern
• Telefonische und schriftliche Beantwortung von Anregungen und Fragen der Bürger/-innen
• Administrative Aufgaben zur Teamorganisation
• Abwicklung und Kontrolle von Finanzen und Fördermitteln
• Haushaltsangelegenheiten und Budgetüberwachung des Gesamtprojektes Smart City innerhalb und außerhalb der Verwaltung
• Erstellung von Finanzübersichten, Controllingberichten und -auswertungen
• Unterstützung bei Fördermittelanträgen, Nachweisen und Verwendungsberichten
• Unterstützung im Vergabeprozess

Ihr fachliches Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder ein abgeschlossener Angestelltenlehrgang I oder Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Bürokommunikation bzw. zur Bürokauffrau/zum Bürokaufmann
• Alternativ: Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung oder abgeschlossenes Hochschulstudium, in der bzw. in dem Inhalte in Bezug zum oben genannten Aufgabengebiet vermittelt wurden, mit nachgewiesenen gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen im Sinne des TVöD
• Sind die Fähigkeiten und Erfahrungen nicht gleichwertig, so kommt eine Beschäftigung nach Entgeltgruppe 7 TVöD in Betracht.

Das bringen Sie persönlich mit:

• Technisches Verständnis und hohes Interesse an organisatorischen und technischen Zusammenhängen sowie Neuerungen auf dem Gebiet Smart City
• Fähigkeit, sehr komplexe Sachverhalte zu analysieren und interpretieren
• Strukturierte, ergebnisorientierte Arbeitsweise
• Hohe Auffassungsgabe, insbesondere zur Einarbeitung in digitale Tools
• Logisch-analytisches Denkvermögen
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Kommunikationsstärke und Organisationstalent
• Kooperativer, teamorientierter Arbeitsstil
• Gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• Freundliches und sicheres Auftreten
• Belegbare berufliche Erfahrungen im kommunalen und privatwirtschaftlichen Umfeld
• Berufserfahrung im Verwaltungs- oder Finanzbereich, idealerweise mit Bezug zu öffentlichen Projekten oder Fördermitteln
• Sichere Anwendung der MS Office Programme

Wünschenswert sind:

• Kenntnisse über das Förderprogramm "Modellprojekte Smart Cities"
• Kenntnisse im kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen

Wir bieten Ihnen:

• Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung, wie z.B. Firmenfitness im Hansefitverbund
• Möglichkeit der Nutzung eines Jobtickets für einen nachhaltigen Arbeitsweg sowie in der Freizeit
• Flexible Arbeitszeitmodelle inkl. Homeoffice für einen optimalen Ausgleich von Job, Familie und Freizeit
• Umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten zur gezielten Weiterentwicklung der eigenen Fach- und Personalkompetenz
• Interessante und abwechslungsreiche Aufgaben sowie vielfältige Austausch- und Vernetzungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersversorgung und leistungsorientierte Bezahlung für Tarifbeschäftigte sowie eine Jahressonderzahlung

Die Stadt Hildesheim strebt an, dass sich die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Verwaltung abbildet. Wir erkennen damit Vielfalt als Teil unserer Unternehmenskultur an. Unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller Orientierung und Identität, Geschlecht oder Behinderung heißen wir alle Personen, die sich für eine Tätigkeit bei uns interessieren und uns voranbringen möchten, herzlich willkommen.

Dafür stehen wir mit unserer Unterschrift unter der Charta der Vielfalt ein. Im Hinblick auf die Ziele des Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetzes (NGG) wird angestrebt, in allen Bereichen und Positionen Unterrepräsentanzen abzubauen. Daher sind Bewerbungen von Männern mit den vorstehend genannten Qualifikationen besonders erwünscht. Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Haben Sie Interesse und möchten Teil unseres Teams werden? Dann bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen einschließlich Motivations- oder Bewerbungsschreiben sowie Zeugnissen bis zum 11.01.2026 über die Schaltfläche "Jetzt bewerben". Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Für Auskünfte zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Herr Patermann im Bereich Personal gerne zur Verfügung.