Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite ein Team von Schulsekretariatskräften und sorge für reibungslose Abläufe.
- Unternehmen: Stadt Karlsruhe, Schul- und Sportamt mit einem Fokus auf Bildung und Sport.
- Vorteile: Unbefristete Teilzeitstelle, faire Bezahlung und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Engagiertes Team mit Raum für persönliche und berufliche Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Schulorganisation aktiv und unterstütze Schulen in ihrem Bildungsauftrag.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement und Erfahrung in Schulsekretariaten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Als Schulträger gewährleistet das Schul- und Sportamt die optimale Ausstattung und Organisation aller rund 90 öffentlichen Schulen der Stadt und verantwortet zugleich die kommunale Sportverwaltung. Im Sachgebiet Schulfachangelegenheiten übernehmen Sie als eine der beiden Teamleitungen die fachliche Führung der Schulsekretariatskräfte. Durch Ihre Arbeit tragen Sie wesentlich dazu bei, dass Schulorganisation und Verwaltungsabläufe zuverlässig funktionieren und Schulen in ihrem Bildungsauftrag bestmöglich unterstützt werden.
Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag
- Personalführung: Sie verantworten die fachliche Führung der Sekretariatskräfte eines Schulbezirks sowie der Ihrem Bereich zugeordneten Springerkräfte.
- Personalauswahl und Einsatzplanung: Sie wirken aktiv in Auswahlverfahren mit, begleiten ein gelungenes Onboarding neuer Schulsekretariatskräfte und koordinieren die bedarfsgerechte Einsatzplanung der Springerkräfte.
- Personalbetreuung und Fachberatung: Sie führen Mitarbeitergespräche und beraten die Schulsekretariatskräfte in allen fachlichen Fragestellungen. Als zentrale Ansprechperson stehen Sie im engen Austausch mit den Schulleitungen und beraten bei Bedarf direkt vor Ort an den Schulen. Sie sichern und entwickeln Aufgabenstandards in den Schulsekretariaten weiter und fördern deren Umsetzung durch den Aufbau und die Pflege einer praxisorientierten Wissensdatenbank. Zudem organisieren Sie regelmäßige Netzwerktreffen und Inhouse-Schulungen und führen diese eigenständig durch.
Ihr Profil auf einen Blick
- Qualifikation: Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement beziehungsweise eine vergleichbare Qualifikation.
- Fachkenntnisse: Idealerweise sind Ihnen die Aufgaben und Abläufe in Schulsekretariaten bestens vertraut. Sie arbeiten sicher und routiniert mit den gängigen MS-Office Tools und bringen Begeisterung dafür mit, digitale Prozesse aktiv weiterzuentwickeln und moderne Arbeitsweisen mitzugestalten.
- Kompetenzen: Als teamorientierte Persönlichkeit überzeugen Sie durch ein sicheres, wertschätzendes und freundliches Auftreten sowie durch ausgeprägte soziale Kompetenz im Umgang mit Mitarbeitenden. Mit Ihrer Kommunikationsstärke und Ihrer Fähigkeit, auch in herausfordernden Situationen konstruktiv und lösungsorientiert zu handeln, tragen Sie zu einer vertrauensvollen und erfolgreichen Zusammenarbeit bei und stärken das Verständnis für Diversität, Respekt und Toleranz in Ihrem Team. Selbstständiges Arbeiten, Verantwortungsbewusstsein und Flexibilität runden Ihr Profil ab.
Ihre Bewerbung
Online über unser Bewerbungsportal oder postalisch an Stadt Karlsruhe, Schul- und Sportamt, 76124 Karlsruhe
Bewerbungsfrist: 15.06.2026 | Kennziffer: 410.26.004
Ansprechperson Auswahlverfahren: Christa Modes, Sachgebietsleiterin Personal, Telefon: 0721 133-4111, E-Mail: Christa.Modes@sus.karlsruhe.de
Fachliche Ansprechperson: Ingrid Kühne, Sachgebietsleiterin Schulraumüberlassung, Schulfachangelegenheiten und Schulsekretariatsangelegenheiten, Telefon: 0721 133-4146, E-Mail: Ingrid.Kuehne@sus.karlsruhe.de
Teamleiter*in Schulsekretariate Arbeitgeber: Stadt Karlsruhe Rathaus am Marktplatz
Das Schul- und Sportamt der Stadt Karlsruhe bietet Ihnen als Teamleiter*in Schulsekretariate eine verantwortungsvolle Position in einem unterstützenden und wertschätzenden Arbeitsumfeld. Hier profitieren Sie von flexiblen Teilzeitmodellen, einer unbefristeten Anstellung sowie umfangreichen Fortbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, die Ihre berufliche und persönliche Entfaltung fördern. Die enge Zusammenarbeit mit Schulen und die Möglichkeit, aktiv zur Verbesserung der Bildungsorganisation beizutragen, machen diese Stelle besonders bedeutungsvoll und erfüllend.
Kontaktdaten:
Stadt Karlsruhe Rathaus am Marktplatz Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Teamleiter*in Schulsekretariate erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Mach dir ein klares Bild von der Stelle, auf die du dich bewirbst. Schau dir die Anforderungen genau an und überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen. So kannst du im Gespräch gezielt darauf eingehen.
✨Tipp Nummer 2
Netzwerken ist das A und O! Nutze Plattformen wie LinkedIn oder Xing, um Kontakte zu knüpfen. Vielleicht kennst du jemanden, der bereits in der Organisation arbeitet oder dort gearbeitet hat – frag nach Insider-Tipps!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor. Übe typische Fragen und überlege dir, welche Fragen du selbst stellen möchtest. Zeig dein Interesse an der Position und der Organisation – das kommt immer gut an!
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unser Bewerbungsportal! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu bearbeiten und zeigt, dass du den ersten Schritt schon gemacht hast. Lass uns gemeinsam an deiner Karriere arbeiten!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Teamleiter*in Schulsekretariate mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau die richtige Person für die Teamleitung der Schulsekretariate bist. Lass deine Leidenschaft für die Schulorganisation durchscheinen!
Sei präzise und strukturiert:Halte deine Bewerbung klar und übersichtlich. Gliedere dein Anschreiben und deinen Lebenslauf so, dass wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Denk daran, relevante Erfahrungen und Qualifikationen hervorzuheben, die zu den Anforderungen passen.
Begeisterung für digitale Prozesse:Da wir bei StudySmarter großen Wert auf moderne Arbeitsweisen legen, zeig uns in deiner Bewerbung, wie du digitale Prozesse weiterentwickeln möchtest. Erzähl uns von deinen Erfahrungen mit MS-Office und anderen digitalen Tools, die du in der Schulorganisation einsetzen kannst.
Bewirb dich online!:Nutze unser Bewerbungsportal, um deine Unterlagen einzureichen. Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu bearbeiten und du erhältst schneller Rückmeldung. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Karlsruhe Rathaus am Marktplatz vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Teamleiter*in Schulsekretariate vertraut. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten in die Aufgabenbereiche passen, die in der Stellenbeschreibung genannt werden.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Führungsqualitäten und deine Kommunikationsstärke zeigen. Bereite dich darauf vor, diese Beispiele im Interview zu teilen, um deine Eignung zu untermauern.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
✨Sei authentisch
Zeige deine Persönlichkeit und sei ehrlich über deine Stärken und Schwächen. Authentizität schafft Vertrauen und hilft, eine positive Verbindung zu den Interviewern aufzubauen.
