Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Schulgelder und unterstütze die Abteilungsleitung in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Stadt Karlsruhe, Schul- und Sportamt mit Fokus auf Bildung und Sport.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, befristete Anstellung und ein motiviertes Team.
- Weitere Informationen: Tolle Entwicklungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Schulen und arbeite an wichtigen Projekten für die Gemeinschaft.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 34650 - 42350 € pro Jahr.
Start: nächstmöglich | befristet | Voll-oder Teilzeit (Tandem) | Bezahlung: bis E 8 TVöD
Das Schul- und Sportamt erfüllt die Schulträgeraufgaben der Stadt und sorgt für die optimale Ausstattung und Organisation aller rund 90 öffentlichen Schulen. Gleichzeitig werden dort im Rahmen der kommunalen Sportverwaltung die Rahmenbedingungen für vielfältige und attraktive Sportangebote geschaffen. Die Abteilung Schulen ist der zentrale Fachbereich für alle Fragen rund um die Themen Schulgebäude und Schulausstattung, Schulfachangelegenheiten, Schulraumüberlassung und Schulsekretariatsfachangelegenheiten. Außerdem sind die Bereiche Schülerbeförderung und Schulverpflegung, IT-Beratung und Beschaffung sowie Digitalisierung Schulen dieser Abteilung zugeordnet. Es handelt sich zunächst um einen befristeten Einsatz für die Dauer einer Krankheitsvertretung.
Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag
- Schulfachangelegenheiten: Sie übernehmen die Abwicklung der Schulgelder an den Fachschulen, verwalten die freien Lernmittel, wirken bei Mahn- und Beitreibungsverfahren mit und prüfen die Abrechnungen der Jugendbegleiter*innen.
- Assistenz: Als erste Ansprechperson am Telefon erledigen Sie zudem begleitende Assistenztätigkeiten für die Abteilungsleitung und die Sachbereichsleitungen. Außerdem erstellen Sie Beschlussvorlagen, stellen diese in das Ratsinformationssystem (SESSION) ein und bearbeiten Vorgänge und Workflows im ENAIO. Weitere Schwerpunkte Ihrer Assistenztätigkeit sind das Führen und Aktualisieren des Leitfadens für die Schulsekretariate, die Mitwirkung bei der Organisation der regelmäßigen Dienstbesprechungen der Sekretariatskräfte sowie das Pflegen der Kontaktdatenlisten des Schul- und Sportamtes und der Schulen. Weiter übernehmen Sie eine koordinierende Rolle, in dem Sie Abschreibungslisten überwachen.
- Sitzungsdienst und Sekretariatsvertretung: Sie verantworten den allgemeinen Sitzungsdienst, koordinieren und bereiten außerdem die Besprechungsräume vor und übernehmen die Vertretung des Sekretariats der Amtsleitung.
Ihr Profil auf einen Blick
- Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte*r beziehungsweise eine gleichwertige Qualifikation.
- Fachkenntnisse: Sie arbeiten routiniert und sicher mit der gängigen IUK-Technik und den MS-Office-Tools. Kenntnisse im städtischen Beschlusswesen sowie im Umgang mit SESSION und idealerweise mit ENAIO sind von Vorteil.
- Kompetenzen: Als teamfähige Persönlichkeit überzeugen Sie neben einer strukturierten, selbstständigen, eigenverantwortlichen und genauen Arbeitsweise durch Flexibilität, hohe Motivation und Belastbarkeit. Eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und eine rasche Auffassungsgabe zeichnen Sie aus. Sie arbeiten sich schnell in neue Themen, Prozesse und digitale Anwendungen ein.
Ihre Bewerbung
Online über unser Bewerbungsportal oder postalisch an Stadt Karlsruhe, Schul- und Sportamt, 76124 Karlsruhe
Bewerbungsfrist: 25.09.2026 | Kennziffer: 410.26.006
Ansprechperson Auswahlverfahren: Christa Modes, Sachgebietsleiterin Personal, Telefon: 0721 133-4111, E-Mail: Christa.Modes@sus.karlsruhe.de
Fachliche Ansprechpersonen: Judith Hofmann, Sachgebietsleiterin Schulgebäude und Schulausstattung, Telefon: 0721 133-4131, E-Mail: judith.hofmann@sus.karlsruhe.de und Ingrid Kühne, Sachgebietsleiterin Schulraumüberlassung, Schulfachangelegenheiten und Schulsekretariatsangelegenheiten, Telefon: 0721 133-4146, E-Mail: ingrid.kuehne@sus.karlsruhe.de
Sachbearbeiter*in Schulfachangelegenheiten und Assistent*in Abteilung Schulen Arbeitgeber: Stadt Karlsruhe
Das Schul- und Sportamt in Karlsruhe bietet eine herausragende Arbeitsumgebung für Schulsekretär*innen, die eine zentrale Rolle in der Organisation und Koordination des Schulbetriebs spielen. Mit flexiblen Arbeitszeiten und einer klaren Ferienregelung ermöglicht das Amt eine ausgewogene Work-Life-Balance, während es gleichzeitig auf die persönliche und berufliche Weiterentwicklung seiner Mitarbeiter*innen setzt. Die engagierte und kollegiale Arbeitsatmosphäre fördert den Austausch und die Zusammenarbeit, was das Arbeiten in dieser Position besonders erfüllend macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Sachbearbeiter*in Schulfachangelegenheiten und Assistent*in Abteilung Schulen erhalten könntest
✨Nutze die offizielle Jobbörse
Im öffentlichen Dienst gibt’s oft spezielle Plattformen, wo befristete Stellen ausgeschrieben werden. Schau regelmäßig auf den Webseiten von Stadt Karlsruhe und den jeweiligen öffentlichen Institutionen vorbei, um die neuesten Angebote nicht zu verpassen.
✨Veranstaltungen besuchen
Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen oder Karrieremessen kann echt hilfreich sein. Diese Events geben dir die Möglichkeit, die richtigen Ansprechpartner zu treffen und mehr über die Kultur des öffentlichen Dienstes zu erfahren. Zeig Präsenz und mach auf dich aufmerksam!
✨Engagiere dich ehrenamtlich
Ehrenamtliche Tätigkeiten sind nicht nur super für deinen Lebenslauf, sondern bieten auch großartige Networking-Möglichkeiten im öffentlichen Dienst. Oft lernst du durch Freiwilligenarbeit auch Leute kennen, die dir bei einer befristeten Stelle bei Stadt Karlsruhe Tipps geben können.
✨Bewerbung über unsere Plattform
Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unsere Webseite einzureichen! Wir bei StudySmarter helfen dir, die besten Chancen zu nutzen, indem wir dir eine Plattform bieten, die speziell auf deine Bedürfnisse im öffentlichen Dienst zugeschnitten ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter*in Schulfachangelegenheiten und Assistent*in Abteilung Schulen mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach eine gute erste Impression mit deinem CV:Gerade im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter und übersichtlicher Lebenslauf wichtig. Achte darauf, deine Berufserfahrung und Ausbildungsstationen chronologisch darzustellen, um deinem Werdegang einen roten Faden zu geben. Vergiss nicht, relevante Weiterbildungen oder Seminare zu erwähnen, die für die Stelle bei Stadt Karlsruhe von Bedeutung sein könnten.
Entwickle ein überzeugendes Motivationsschreiben:In deinem Motivationsschreiben für die befristete Stelle bei Stadt Karlsruhe solltest du klar darlegen, warum du dich für den öffentlichen Dienst interessierst und welche Fähigkeiten du mitbringst. Erkläre, wie du zur Mission der Behörde beitragen kannst und betone deine Teamfähigkeit und Flexibilität. Das sind Eigenschaften, die im öffentlichen Dienst oft sehr geschätzt werden.
Auf relevante Erfahrungen setzen:Wenn du bereits praktische Erfahrungen im öffentlichen Dienst oder in verwandten Bereichen hast, hebe diese in deinem Anschreiben und Lebenslauf besonders hervor. Zeige konkret auf, welche Aufgaben du übernommen und welche Erfolge du erzielt hast. Das gibt den Personalverantwortlichen bei Stadt Karlsruhe ein gutes Bild von deinem Potenzial für die befristete Anstellung.
Zeugnisse und Nachweise einfügen:Im öffentlichen Dienst wird oft auf Qualifikationen und Nachweise Wert gelegt. Stelle sicher, dass du relevante Zeugnisse, wie zum Beispiel Abschlusszeugnisse oder Zertifikate, in deiner Bewerbung beifügst. Das zeigt, dass du für die Stelle bei Stadt Karlsruhe gut aufgestellt bist und steigert deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Karlsruhe vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen
Im öffentlichen Dienst ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Regularien zu verstehen, die an uns gestellt werden. Mach dich mit den Grundprinzipien des öffentlichen Sektors vertraut, damit du zeigen kannst, dass du die Werte und Standards der Institution, für die du dich bewirbst, verstehst.
✨Praxisbeispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deinem bisherigen Werdegang vor, die deine Teamarbeit, Risikomanagement und Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen. Für befristete Stellen im öffentlichen Dienst könnte es auch hilfreich sein, Erfahrungen in Projektarbeit oder mit bestimmten Programmen zu betonen, die relevant für die Stelle bei Stadt Karlsruhe sind.
✨Fragen zur Befristung
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, solltest du darauf vorbereitet sein, Fragen zu deiner Flexibilität und langfristigen Perspektive zu beantworten. Genauso kannst du proaktiv nach den Möglichkeiten für eine Verlängerung oder Übernahme fragen, um dein Interesse zu zeigen.
✨Vertrautheit mit den Tools
Je nach spezifischer Aufgabe im öffentlichen Dienst ist der Umgang mit bestimmten Softwaretools oder Plattformen entscheidend. Wenn du weißt, welche Programme oder Systeme bei Stadt Karlsruhe verwendet werden, bringe Beispiele aus deiner Erfahrung mit diesen Tools mit, um deine Eignung zu unterstreichen.
