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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team bei der Verwaltung und Organisation im Vorzimmer des Dezernats.
- Arbeitgeber: Stadt Köln, engagiertes Team im Bereich Bildung, Jugend und Sport.
- Mitarbeitervorteile: Sichere Anstellung, flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein tolles Team.
- Andere Informationen: Vielseitige Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft von Kindern und Jugendlichen in Köln aktiv mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Abschluss in einem verwaltungsnahen Beruf oder relevante Sekretariatserfahrung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Bei Dezernat IV – Bildung, Jugend und Sport ist ab sofort die Stelle einer*eines Verwaltungsbeschäftigten (m/w/d) im Vorzimmer zu besetzen. Das Dezernat nimmt mit seinen sechs zugehörigen Ämtern sowie der Stabsstelle für Integrierte Jugendhilfe- und Schulentwicklungsplanung eine bedeutende Rolle für die Stadtgesellschaft ein. Ein besonderer Fokus liegt in diesem Zusammenhang auf den Belangen von Kindern, Jugendlichen und Familien. Werden Sie Teil unseres engagierten Teams und unterstützen Sie uns bei den vielfältigen und spannenden Aufgaben des Amtes als Verwaltungsbeschäftigte*r im Vorzimmer.
Sie sind zuständig für:
- die Bearbeitung und Koordination des Postein- und -ausgangs, inklusive Nachhaltung von Fristen, Wiedervorlage und Nachhalten des Erledigungsstandes
- Führung des Kreuzstückverzeichnisses sowie der Abstimmung von Terminen
- die Korrespondenz für den Beigeordneten
- organisieren Reisen und übernehmen im Anschluss deren Abrechnungen
- übernehmen die Servicefunktion für Besucher*innen
- koordinieren als erste*r Ansprechpartner*in die eingehenden Telefonate, vermitteln Ansprechpartner*innen bei Bürger- oder Presseanrufen und leiten Beschwerden oder Anfragen an die zuständigen Stellen weiter
- unterstützen die Büroleitung bei amtsübergreifenden Abfragen und Terminvorbereitungen für den Beigeordneten
- übernehmen die Urlaubs- und Krankheitsvertretung für das Geschäftszimmer des Dezernates, inklusive Personalsachbearbeitung SAP HR 3, Materialverwaltung und -beschaffung, Rechnungsbearbeitung, Verwaltung der Beschlussvorlagen in Session
Ihr Profil, das zu uns passt!
Sie verfügen über:
- einen erfolgreichen Abschluss in einem verwaltungsnahen anerkannten Ausbildungsberuf (beispielsweise einem kaufmännischen Ausbildungsberuf) oder
- einen erfolgreich abgeschlossenen Abschluss zur*zum Verwaltungsfachangestellten beziehungsweise über einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang eins (ehemals Angestelltenlehrgang eins)
- bei Beamt*innen über die Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes (ehemals mittlerer Dienst)
- Sie können sich ebenfalls bewerben, wenn Sie über einen Abschluss in einem anerkannten Ausbildungsberuf in Verbindung mit einer dreijährigen Sekretariatserfahrung innerhalb der letzten 15 Jahre verfügen.
Was uns ebenfalls wichtig ist:
- mehrjährige Erfahrung in einem Vorzimmer, Sekretariat oder Geschäftszimmerarbeiten
- aufgrund Ihrer Analysefähigkeit selbstständig, vorausschauend und lösungsorientiert und sind absolut zuverlässig
- sicheres und freundliches Auftreten und besitzen Einfühlungsvermögen im Umgang mit Kund*innen und Bürger*innen
- gute mündliche und auch schriftliche Ausdrucksfähigkeit und besitzen Argumentationsfähigkeit
- Lern- und Leistungsbereitschaft und sind individuell belastbar
- sicher im Umgang mit aktueller Technik und digitalen Medien, insbesondere bei den Microsoft-Office Standardanwendungen
- schätzen die Arbeit im Team und verfügen über Genderkompetenz und Diversitätsüberzeugung
- die Bereitschaft, entsprechend der Aufgabenstellung zeitlich flexibel tätig zu sein
Freuen Sie sich auf:
- Die Stelle ist bewertet nach Entgeltgruppe 9a TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst) beziehungsweise nach Besoldungsgruppe A 9, Laufbahngruppe 1 LBesG NRW (Landesbesoldungsgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen).
- Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden beziehungsweise 41 Stunden. Die Beschäftigung ist in Teilzeit und Vollzeit möglich.
- Bei Bedarf unterstützen wir Sie gerne mit individuellen und teamorientierten Fortbildungsaktivitäten im Rahmen der dienstlichen Erfordernisse.
- Darüber hinaus bieten wir Ihnen nicht nur finanziell einen zukunftssicheren und vielseitigen Arbeitsplatz mit allen Vorzügen des öffentlichen Dienstes an.
Bewerben Sie sich jetzt über unser Portal unter Angabe der Kennziffer IrBo bis spätestens 22. März 2026. Bitte fügen Sie Ihrem Bewerbungsanschreiben einen aktuellen Lebenslauf sowie weitere aussagekräftige Dokumente, zum Beispiel (Arbeits-) Zeugnisse, gegebenenfalls Bescheinigungen über Zusatzqualifikationen bei. Senden Sie dabei Dokumentdateien bitte möglichst im PDF-Format.
Bei im Ausland erworbenen Studienabschlüssen ist ein Nachweis über die Anerkennung (Gleichwertigkeit mit deutschen Abschlüssen) und eine beglaubigte Übersetzung beizufügen.
Weitere fachliche Auskünfte erhalten Sie gerne von Frau Pérez Belmonte, Telefonnummer 0221 –. Weitere Auskünfte zum Bewerbungsverfahren erteilt Ihnen gerne Frau Bonnen-Löber, Telefon 0221 –.
Ihr Einsatzort: Stadt Köln, Dezernat IV - Bildung, Jugend und Sport, Stadthaus Deutz - Westgebäude, Willy-Brandt-Platz 250, 679 Köln.
Verwaltungsbeschäftigte*r (m/w/d) im Vorzimmer des Dezernates für Bildung, Jugend und Sport (45000.00 EUR pro Jahr) Arbeitgeber: Stadt Köln
Kontaktperson:
Stadt Köln HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsbeschäftigte*r (m/w/d) im Vorzimmer des Dezernates für Bildung, Jugend und Sport (45000.00 EUR pro Jahr)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit Bildung, Jugend und Sport zu tun haben. So kannst du direkt mit Leuten aus dem Dezernat ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die im öffentlichen Dienst arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Einstieg erleichtert.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Themen im Dezernat IV und überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten in Bezug auf die Aufgaben im Vorzimmer präsentieren kannst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Vergiss nicht, alle relevanten Dokumente beizufügen, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsbeschäftigte*r (m/w/d) im Vorzimmer des Dezernates für Bildung, Jugend und Sport (45000.00 EUR pro Jahr)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach's persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Dein Bewerbungsschreiben sollte nicht nur deine Qualifikationen auflisten, sondern auch deine Motivation und Begeisterung für die Stelle rüberbringen. Lass uns spüren, dass du wirklich Teil unseres Teams werden möchtest!
Lebenslauf auf Vordermann bringen: Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und aktuell ist. Wir lieben es, wenn wir auf einen Blick sehen können, was du drauf hast. Vergiss nicht, relevante Erfahrungen und Qualifikationen hervorzuheben, die zu der Stelle passen!
Dokumente im richtigen Format: Wenn du uns deine Unterlagen schickst, achte darauf, dass sie im PDF-Format sind. Das macht es uns leichter, alles zu lesen und zu verarbeiten. Und vergiss nicht, alle wichtigen Dokumente wie Zeugnisse beizufügen!
Fristen im Blick behalten: Wir freuen uns auf deine Bewerbung, aber vergiss nicht, die Frist im Auge zu behalten! Reiche deine Unterlagen bis spätestens 22. März 2026 über unser Portal ein, damit du keine Chance verpasst, Teil unseres tollen Teams zu werden.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Köln vorbereitest
✨Informiere dich über das Dezernat
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich intensiv über das Dezernat IV – Bildung, Jugend und Sport informieren. Verstehe die aktuellen Themen und Herausforderungen, die das Dezernat betreffen, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation, Kommunikation und im Umgang mit Bürger*innen zeigen. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Stelle überzeugend darzustellen.
✨Zeige Teamgeist
Da die Stelle viel Teamarbeit erfordert, ist es wichtig, dass du deine Teamfähigkeit unter Beweis stellst. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen beleuchten.
✨Fragen stellen
Nutze die Gelegenheit, um am Ende des Interviews eigene Fragen zu stellen. Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Dezernat. Frage beispielsweise nach den Herausforderungen, die das Team aktuell bewältigen muss oder nach Weiterbildungsmöglichkeiten.