Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team bei der Verwaltung und Organisation im Vorzimmer des Dezernats.
- Unternehmen: Stadt Köln, engagiertes Team im Bereich Bildung, Jugend und Sport.
- Vorteile: Sichere Anstellung, flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein tolles Team.
- Weitere Informationen: Vielseitige Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft von Kindern und Jugendlichen in Köln aktiv mit.
- Qualifikationen: Abschluss in einem verwaltungsnahen Beruf oder relevante Sekretariatserfahrung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Bei Dezernat IV – Bildung, Jugend und Sport ist ab sofort die Stelle einer*eines Verwaltungsbeschäftigten (m/w/d) im Vorzimmer zu besetzen. Das Dezernat nimmt mit seinen sechs zugehörigen Ämtern sowie der Stabsstelle für Integrierte Jugendhilfe- und Schulentwicklungsplanung eine bedeutende Rolle für die Stadtgesellschaft ein. Ein besonderer Fokus liegt in diesem Zusammenhang auf den Belangen von Kindern, Jugendlichen und Familien. Werden Sie Teil unseres engagierten Teams und unterstützen Sie uns bei den vielfältigen und spannenden Aufgaben des Amtes als Verwaltungsbeschäftigte*r im Vorzimmer.
Sie sind zuständig für:
- die Bearbeitung und Koordination des Postein- und -ausgangs, inklusive Nachhaltung von Fristen, Wiedervorlage und Nachhalten des Erledigungsstandes
- Führung des Kreuzstückverzeichnisses sowie der Abstimmung von Terminen
- die Korrespondenz für den Beigeordneten
- organisieren Reisen und übernehmen im Anschluss deren Abrechnungen
- übernehmen die Servicefunktion für Besucher*innen
- koordinieren als erste*r Ansprechpartner*in die eingehenden Telefonate, vermitteln Ansprechpartner*innen bei Bürger- oder Presseanrufen und leiten Beschwerden oder Anfragen an die zuständigen Stellen weiter
- unterstützen die Büroleitung bei amtsübergreifenden Abfragen und Terminvorbereitungen für den Beigeordneten
- übernehmen die Urlaubs- und Krankheitsvertretung für das Geschäftszimmer des Dezernates, inklusive Personalsachbearbeitung SAP HR 3, Materialverwaltung und -beschaffung, Rechnungsbearbeitung, Verwaltung der Beschlussvorlagen in Session
Ihr Profil, das zu uns passt!
Sie verfügen über:
- einen erfolgreichen Abschluss in einem verwaltungsnahen anerkannten Ausbildungsberuf (beispielsweise einem kaufmännischen Ausbildungsberuf) oder
- einen erfolgreich abgeschlossenen Abschluss zur*zum Verwaltungsfachangestellten beziehungsweise über einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang eins (ehemals Angestelltenlehrgang eins)
- bei Beamt*innen über die Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes (ehemals mittlerer Dienst)
- Sie können sich ebenfalls bewerben, wenn Sie über einen Abschluss in einem anerkannten Ausbildungsberuf in Verbindung mit einer dreijährigen Sekretariatserfahrung innerhalb der letzten 15 Jahre verfügen.
Was uns ebenfalls wichtig ist:
- mehrjährige Erfahrung in einem Vorzimmer, Sekretariat oder Geschäftszimmerarbeiten
- aufgrund Ihrer Analysefähigkeit selbstständig, vorausschauend und lösungsorientiert und sind absolut zuverlässig
- sicheres und freundliches Auftreten und besitzen Einfühlungsvermögen im Umgang mit Kund*innen und Bürger*innen
- gute mündliche und auch schriftliche Ausdrucksfähigkeit und besitzen Argumentationsfähigkeit
- Lern- und Leistungsbereitschaft und sind individuell belastbar
- sicher im Umgang mit aktueller Technik und digitalen Medien, insbesondere bei den Microsoft-Office Standardanwendungen
- schätzen die Arbeit im Team und verfügen über Genderkompetenz und Diversitätsüberzeugung
- die Bereitschaft, entsprechend der Aufgabenstellung zeitlich flexibel tätig zu sein
Freuen Sie sich auf:
- Die Stelle ist bewertet nach Entgeltgruppe 9a TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst) beziehungsweise nach Besoldungsgruppe A 9, Laufbahngruppe 1 LBesG NRW (Landesbesoldungsgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen).
- Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden beziehungsweise 41 Stunden. Die Beschäftigung ist in Teilzeit und Vollzeit möglich.
- Bei Bedarf unterstützen wir Sie gerne mit individuellen und teamorientierten Fortbildungsaktivitäten im Rahmen der dienstlichen Erfordernisse.
- Darüber hinaus bieten wir Ihnen nicht nur finanziell einen zukunftssicheren und vielseitigen Arbeitsplatz mit allen Vorzügen des öffentlichen Dienstes an.
Bewerben Sie sich jetzt über unser Portal unter Angabe der Kennziffer IrBo bis spätestens 22. März 2026. Bitte fügen Sie Ihrem Bewerbungsanschreiben einen aktuellen Lebenslauf sowie weitere aussagekräftige Dokumente, zum Beispiel (Arbeits-) Zeugnisse, gegebenenfalls Bescheinigungen über Zusatzqualifikationen bei. Senden Sie dabei Dokumentdateien bitte möglichst im PDF-Format.
Bei im Ausland erworbenen Studienabschlüssen ist ein Nachweis über die Anerkennung (Gleichwertigkeit mit deutschen Abschlüssen) und eine beglaubigte Übersetzung beizufügen.
Weitere fachliche Auskünfte erhalten Sie gerne von Frau Pérez Belmonte, Telefonnummer 0221 –. Weitere Auskünfte zum Bewerbungsverfahren erteilt Ihnen gerne Frau Bonnen-Löber, Telefon 0221 –.
Ihr Einsatzort: Stadt Köln, Dezernat IV - Bildung, Jugend und Sport, Stadthaus Deutz - Westgebäude, Willy-Brandt-Platz 250, 679 Köln.
Verwaltungsbeschäftigte*r (m/w/d) im Vorzimmer des Dezernates für Bildung, Jugend und Sport (45000.00 EUR pro Jahr) Arbeitgeber: Stadt Köln
Das Dezernat IV – Bildung, Jugend und Sport in Köln bietet Ihnen die Möglichkeit, Teil eines engagierten Teams zu werden, das sich für die Belange von Kindern, Jugendlichen und Familien einsetzt. Mit einem sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst, flexiblen Arbeitszeiten und individuellen Fortbildungsmöglichkeiten fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung in einem wertschätzenden Arbeitsumfeld. Genießen Sie die Vorzüge einer sinnstiftenden Tätigkeit in einer dynamischen Stadt, die Vielfalt und Teamarbeit schätzt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Verwaltungsbeschäftigte*r (m/w/d) im Vorzimmer des Dezernates für Bildung, Jugend und Sport (45000.00 EUR pro Jahr) erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Stadt Köln
Wenn du auf der Website von Stadt Köln stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Verwaltungsbeschäftigte*r (m/w/d) im Vorzimmer des Dezernates für Bildung, Jugend und Sport (45000.00 EUR pro Jahr) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Stadt Köln erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Köln vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
