Assistenz (m/w/d) im Vorzimmer des Bürgermeisters

Unsere Stadt bietet wirtschaftliche Stärke, exzellente Anbindung und hohe Lebensqualität – ideal zwischen Ludwigsburg und der Landeshauptstadt Baden-Württembergs gelegen. Hier wachsen Menschen und Unternehmen gemeinsam. Mit Engagement und Expertise gestalten wir als Stadtverwaltung die Zukunft – für eine lebenswerte und gut organisierte Stadt. Wir setzen uns täglich für die Anliegen unserer 21.000 Einwohnerinnen und Einwohner ein und schaffen Lösungen, die das Leben vor Ort verbessern.

Ihre Rolle bei uns: Sind Sie eine erfahrene, praxisorientierte Persönlichkeit aus der Verwaltung, die gerne organisiert, den Überblick behält und Dinge eigenständig voranbringt? Dann erwartet Sie im Vorzimmer des Bürgermeisters eine verantwortungsvolle Aufgabe mit unmittelbarer Nähe zur Verwaltungsspitze, eingebettet in das Team der Stabsstelle Öffentlichkeitsarbeit und Gremien.

In dieser Funktion unterstützen Sie neben dem Bürgermeister in ausgewählten Themen auch die Stabsstellenleiterin.

• Zentrale Steuerung des Vorzimmers: Eigenverantwortliche Organisation, Terminmanagement sowie Koordination interner und externer Anfragen im direkten Umfeld des Bürgermeisters.
• Vertrauensvolle Unterstützung der Verwaltungsleitung: Selbstständige Organisation und Priorisierung des Tagesgeschäfts des Bürgermeisters sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und eigenverantwortlicher Erarbeitung von Lösungen.
• Souveränes Schnittstellenmanagement: Abstimmung mit internen Bereichen, politischen Gremien sowie externen Partnern und Bürgerinnen und Bürgern.
• Koordination und Qualitätssicherung der Kommunikation: Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz, Vorlagen oder Glückwunschschreiben.
• Organisation von Veranstaltungen und Repräsentationsterminen: Eigenverantwortliche Planung und Umsetzung von Formaten wie Empfängen (z. B. Neujahrsempfang), Ehrungen und kleineren Projekten.
• Mitwirkung im Team: Zusammenarbeit innerhalb der Stabsstelle, Mitwirkung in der Geschäftsstelle Gemeinderat (Vertretung) sowie punktuelle Unterstützung der Stabsstellenleiterin.
• Digitale und administrative Prozessorganisation: Strukturierte Dokumentenverwaltung sowie sicherer Umgang mit Fachverfahren und Office-Anwendungen.

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebietes bleibt vorbehalten.

Qualifikationen:

• Ausbildung im öffentlichen Dienst, z. B. als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), oder vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung.
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion, idealerweise in einer öffentlichen Verwaltung, mit Kenntnissen über kommunale Abläufe und in der Gremienarbeit.
• Organisationsstärke sowie strukturierter Arbeitsstil und die Fähigkeit, den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen.
• Selbstständige, zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägter Eigenverantwortung und Umsetzungsstärke.
• Diskretion, Loyalität und ein hohes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Themen sowie ein freundliches, sicheres Auftreten mit gutem Gespür im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.
• IT-Affinität und sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und digitalen Verwaltungssystemen.
• Flexibilität für gelegentliche Abend- und Wochenendtermine.

Wir bieten Ihnen:

• Eine vielseitige Aufgabe mit direkter Anbindung an die Verwaltungsspitze und einem engagierten Team in der Stabsstelle.
• Eine Vergütung bis Entgeltgruppe 9a TVöD sowie eine zusätzliche leistungsorientierte Bezahlung.
• Eine strukturierte Einarbeitung sowie individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben mit planbaren, gelegentlichen Abend- und Wochenendterminen.
• Betriebliche sowie zusätzliche Altersvorsorge und umfassende Gesundheitsförderung.
• Vielfältige Arbeitnehmer-Benefits, darunter JobBike-Leasing, ein Zuschuss zum Deutschlandticket sowie weitere attraktive Extras.

Erfahrungslevel: Mit Berufserfahrung