Bürokaufmann - Office Manager (m/w/d)

Inmitten der Metropolregion Rheinland ist Krefeld eine Großstadt mit Charakter, viel Grün und hoher Lebensqualität - kulturell lebendig, wirtschaftlich dynamisch, mit einer engagierten Stadtgesellschaft. Unsere lange Tradition der Kreativität und Weltoffenheit wird auch in der Gegenwart spürbar. Machen Sie Krefeld mit uns l(i)ebenswert!

Die Stadtverwaltung Krefeld ist vor Ort eine der größten Arbeitgeberinnen. Im Zusammenwirken mit der Bürgerschaft organisieren und gestalten rund 4000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Alltag und das tägliche Miteinander in unserer Stadt. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Assistenz als Office Manager/in (m/w/d) der Fachbereichsleitung Vermessung, Kataster und Liegenschaften.

Der Fachbereich Vermessung, Kataster und Liegenschaften gliedert sich in 6 Abteilungen. In diesen werden neben den Aufgaben der Vermessung, des Liegenschaftskatasters und der Grundstückswertermittlung auch Bodenordnungsverfahren sowie weitere die Umsetzung der Bauleitplanung unterstützende Maßnahmen wahrgenommen. Die Bereitstellung von georeferenzierten Datengrundlagen mittels Geoportalen und Kartendarstellungen für die gesamte Stadtverwaltung wie auch für die Bürgerschaft, runden das Dienstleistungsangebot des Fachbereiches ab.

Die Assistenz und Office Manager/in (m/w/d) unterstützt die Fachbereichsleiterin sowie den gesamten Fachbereich in der Koordination der vielfältigen Aufgaben.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Fachbereichsleitung im operativen Tagesgeschäft und Office Management; hierzu gehört u.a. das professionelle und serviceorientierte Handling der analogen und digitalen Kommunikationskanäle, der Post, des Kalenders sowie der anstehenden Aufgaben.
• Sicherung des internen sowie externen Kommunikationsflusses, Erstellung regelmäßiger Wiedervorlagen inkl. deren Nachhaltung, Bündelung sensibler und vertraulicher Informationen.
• Unterstützung beim Reisemanagement der Fachbereichsleitung, im Einkauf sowie bei der Abwicklung von Anfragen, Bestellungen und Lieferungen.
• Vorbereitung von analogen/digitalen Meetings sowie deren Nachbereitung.
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben wie die Abrechnung von Aufwandentschädigungen und als Zeitmanagement-Beauftragte/r des Fachbereichs.
• Unterstützung der fachlichen Aufgaben der Abteilungen, insbesondere das Zusammenstellen von Informationen für die Abteilung Flächenmanagement und Liegenschaften zu liegenschaftlichen Vorgängen.
• Unterstützung der Rechnungsstelle - Prüfung und Vorbereitung von internen und externen Rechnungen.

Ihr Profil:

• Eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung mit büro- oder verwaltungsorientiertem Zuschnitt (z.B. Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwalts-/Notarfachangestellte/r, Steuerfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (IHK) etc.).
• Mind. 2-jährige Berufserfahrung in der Assistenz bzw. Administration; gerne in einem dynamischen und dienstleistungsorientierten Umfeld.
• Loyalität, Kommunikationsstärke, Flexibilität sowie hochprofessioneller Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen.
• Sicherer Umgang mit dem Microsoft Office Paket, gerne auch Lotus Notes, sowie Interesse an der Arbeit mit neuen digitalen Systemen.
• Hohe Service- und Leistungsorientierung bei gleichzeitiger Durchsetzungsstärke und versiertem Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und Hierarchien.
• Guter Ausdruck in Wort und Schrift sowie Sorgfalt und Zuverlässigkeit.
• Anwenderkenntnisse in Geoinformationssystemen und SAP bzw. die Bereitschaft, sich diese anzueignen.

Wir bieten Ihnen:

• Gesundheitsmanagement/Sport.
• 30 Tage Urlaub.
• Moderne Arbeitsplatzausstattung.
• Homeoffice (Stellenabhängig) / flexible Arbeitszeiten.
• Betriebliche Altersvorsorge.
• Personalentwicklung/Coaching/Mentoring.
• Onboarding.
• Sicherer Arbeitsplatz.
• Feedback/Ideenmanagement.
• Mitarbeitendenevents.
• Moderne Mobilitätsangebote wie Jobrad, AG-Darlehen & Dienstfahrkarten.
• Leistungsorientierte Bezahlung.