Sachbearbeitung im Schulsekretariat (m/w/d)

Stellenart: unbefristet, Teilzeit (25 Std./Woche bis 31.07.2026, danach 31 Std./Woche). Vertrag nach TVöD-VKA Gr. E 5. Die Stelle ist zum 08.04.2026 als Vollzeit (31 Std./Woche) zu besetzen. Die Arbeitszeit beträgt zunächst 25 Std./Woche bis zum 31.07.2026 und anschließend 31 Std./Woche. Die Eingruppierung erfolgt nach den persönlichen Voraussetzungen.

Die Tätigkeit umfasst:

• Informationsaustausch sicherstellen (Telefonvermittlung, telefonische Auskünfte, Umläufe veranlassen und überwachen)
• Aushänge veranlassen
• Vordrucke/Informationsmaterial beschaffen und verwalten
• Besucherverkehr abwickeln
• Beratung der Schüler/innen und Erziehungsberechtigten in Fragen zum allgemeinen Schulbetrieb
• Termine vereinbaren/koordinieren
• Akten anlegen und führen, Wiedervorlage führen, Loseblattsammlungen pflegen
• Betreuen von schulspezifischen Verwaltungsprogrammen
• Posteingänge bearbeiten (sichten/inhaltlich vorsortieren, stempeln, verteilen, weiterleiten, ggf. eigenständig beantworten)
• Postausgänge kuvertieren, frankieren und versenden
• Bei Ein-, Um- und Ausschulungen, speziellen Überprüfungen und der Schulpflichtüberwachung mitwirken
• Schülerakten/Schülerdateien anlegen und führen
• Schülerausweise und Schulbescheinigungen ausstellen
• Zeugnisabschriften fertigen und Beglaubigungen vornehmen
• Unfall-, Diebstahl-, Schadens- sowie Einbruchmeldungen u.ä. aufnehmen und weiterleiten
• Anträge auf Kostenerstattung für Schullandheimaufenthalte, Wandertage, Studienfahrten, Austauschprojekte, u.ä. an den Schulträger bearbeiten und abrechnen
• Anträge auf spezielle Leistungen (Zuschüsse, BAföG) ausgeben
• Schreibarbeiten in Absprache mit der Schulleitung erledigen sowie Sitzungsunterlagen zusammenstellen
• Listen bzw. Dateien führen und nach Vorgaben auswerten, Statistiken erstellen und führen
• Terminpläne für Prüfungen erstellen, Listen der Prüfer fertigen, Prüfungsunterlagen zu mündlichen Prüfungen für die Prüfungskommission zusammenstellen
• Schulinspektionen vorbereiten und bei der Durchführung mitwirken
• Versorgung bei kleineren Verletzungen und gesundheitlichen Beeinträchtigungen der Schüler/innen

Wir bieten:

• sicheren Arbeitsplatz mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD)
• Bezahlung nach TVöD, die Brutto‑Vergütung bei Vollzeit bei Entgeltgruppe 5 TVöD liegt zwischen 3.038,99 € und 3.680,28 € (je nach Berufserfahrung, Tarifstand Februar 2026)
• 30 Tage Tarifurlaub bei einer 5‑Tage‑Woche pro Kalenderjahr
• Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt, Zusatzversorgung als Betriebsrente etc.
• erhöhten Arbeitgeberzuschuss zu Ihrem Vertrag über vermögenswirksame Leistungen
• betriebliches Gesundheitsmanagement, wie z. B. Betriebssport oder Massage
• Möglichkeit der Altersteilzeit für ältere Beschäftigte
• vergünstigtes Job‑ bzw. Deutschlandticket
• Partnerschaft mit der Fluxx‑Notbetreuung für Kinder und unterstützungsbedürftige Angehörige
• Teilnahme an Corporate Benefits für zahlreiche vergünstigte Einkaufsmöglichkeiten
• Zugang zu Fitnessstudios, Schwimmbädern und vielen weiteren Sporteinrichtungen mit Hansefit
• Möglichkeit des Fahrradleasings
• individuelle Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Mitarbeit in einem aufgeschlossenen und engagierten Team
• eine vielseitige, interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit

Voraussetzungen:

• Befähigung für den allgemeinen Dienst, Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt bzw. abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenlehrgang I oder Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung
• Stressresistenz, Selbstorganisation und vertrauensvolle Aufgabenerledigung
• sichere EDV‑Kenntnisse in Word, Excel sowie die Bereitschaft sich in die Schulsoftware einzuarbeiten
• sicheres und freundliches Auftreten
• hohe Kommunikationsfähigkeit
• Teamfähigkeit, Flexibilität

Die Stadt Langenhagen strebt an, dass sich die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Verwaltung abbildet. Sie erkennt damit Vielfalt als Teil ihrer Unternehmenskultur an und ist bestrebt, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das alle Personen unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller Orientierung gleiche Chancen bietet. Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stadt Langenhagen ist an einer ausgewogenen Geschlechterquote interessiert. Aus diesem Grund besteht bei gleicher Eignung ein höheres Interesse an der Besetzung der Stelle mit einer weiblichen oder diversgeschlechtlichen Person.

Bei Fragen zum Verfahren steht Ihnen Frau Kallinich (Tel. 0511/7307-1117) gern zur Verfügung. Bei Fragen inhaltlicher Art wenden Sie sich bitte direkt an den Abteilungsleiter Herrn Jakubowski (Tel. 0511/7307-4010).