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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Assist the management board with office management and coordination tasks.
- Arbeitgeber: Join the vibrant team of Stadt Melle, serving 47,700 residents.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible part-time hours, competitive pay, and health perks like company fitness.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic environment at the intersection of politics and administration.
- Gewünschte Qualifikationen: Ideal for those with administrative training or relevant qualifications and strong organizational skills.
- Andere Informationen: Applications from individuals with disabilities are encouraged and prioritized.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Job Description
1972 zusammengewachsen aus den 56 selbstständigen Gemeinden des Landkreises Melle, gilt die Stadt Melle heute mit ihren acht Stadtteilen und einer Gesamtfläche von 254 km² als eine der größten Flächenstädte Niedersachsens. Rund 480 Mitarbeiter*innen kümmern sich in der Stadtverwaltung um die Belange der ca. 47.700 Einwohner*innen und prägen die Stadt Melle als Arbeitgeberin. Werden auch Sie Teil des Teams – wir freuen uns auf Sie!
Die Stadt Melle sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Assistenz (d/m/w) für den Verwaltungsvorstand Ihr Arbeitsplatz:
- Führen und Organisieren des Vorzimmers des Vorstandes im Team mit zwei weiteren Assistenzkräften / Job-Sharing
- Büromanagement (Post- und E-Mail-Bearbeitung, Ablage, Aktenführung, Vorlagenkontrolle)
- Kalenderführung und Terminkoordination/-überwachung des Vorstandes, Zusammenstellen von Unterlagen für die einzelnen Termine, Recherche für den Vorstand
- Korrespondenz per Telefon, Post und E-Mail
- Organisation von Empfängen, Betreuung und Bewirtung der Gäste
- Vor- und Nachbereitung von Dienstfahrten/-reisen
- Verwaltung der Sitzungsräume
Ihr Profil
- Abschluss einer Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten bzw. Verwaltungswirt*in (Angestelltenlehrgang I) oder einer Ausbildung der Berufsgruppen „Unternehmensführung und Organisation“ bzw. „Recht und Verwaltung“ (z.B. Industriekauffrau*mann, Kauffrau*mann für Büromanagement oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Zuverlässigkeit, Belastbarkeit
- Organisations- und Kommunikationsstärke
- Selbstständige und korrekte Arbeitsweise sowie schnelle Auffassungsgabe
- Bürgerorientiertes, freundliches und sicheres Auftreten
- Hohes Maß an Loyalität und absolute Diskretion
- Flexibilität und Bereitschaft, auch außerhalb der üblichen Öffnungszeiten tätig zu werden
- Sehr gute PC-Kenntnisse
Das können Sie von uns erwarten
- Eine befristete Teilzeitstelle (bis zu 22 Std./Woche) als Elternzeitvertretung
- Eine Vergütung bis zur EG 9a TVöD bzw. eine Besoldung nach A 8
- Jahressonderzahlung und Leistungsprämie
- Dynamische, verantwortungsvolle und vertrauliche Arbeit an der Schnittstelle zwischen Politik und Verwaltung
- Einen krisensicheren Arbeitsplatz
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- Betriebliches Gesundheitsmanagement (u. a. Firmenfitness & Gesundheitstage)
- Fahrradleasing
Sofern keine dienstlichen Gründe dagegensprechen, sind unsere Vollzeitstellen teilbar. Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber*innen (Nachweis bei der Bewerbung bitte beifügen) werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungsfrist: 26.01.2025 Frage zur Stellenausschreibung
Sandra Wiesemann
05422 965-262
s.wiesemann@stadt-melle.de
Frage zum Bewerbungsverfahren
Nina Mennemann
05422 965-376
karriere@stadt-melle.de
Stadt Melle, Schürenkamp 16, 49324 Melle, www.melle.info
Assistenz (d/m/w) für den Verwaltungsvorstand Teilzeit Arbeitgeber: Stadt Melle
Kontaktperson:
Stadt Melle HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (d/m/w) für den Verwaltungsvorstand Teilzeit
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Stadt Melle und ihre Verwaltung. Ein gutes Verständnis der lokalen Gegebenheiten und der Struktur der Stadtverwaltung kann dir helfen, im Vorstellungsgespräch zu überzeugen.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Stadtverwaltung. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Arbeitsweise und die Erwartungen an die Assistenzposition geben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten in praktischen Beispielen zu demonstrieren. Überlege dir konkrete Situationen, in denen du diese Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Bereitschaft, auch außerhalb der üblichen Öffnungszeiten zu arbeiten. Dies ist ein wichtiger Aspekt der Stelle, den du im Gespräch hervorheben solltest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (d/m/w) für den Verwaltungsvorstand Teilzeit
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Informiere dich über die Stadt Melle: Beginne mit einer gründlichen Recherche über die Stadt Melle und ihre Verwaltung. Verstehe die Struktur, die Aufgaben und die Werte der Stadt, um in deiner Bewerbung zu zeigen, dass du gut ins Team passt.
Bereite deine Unterlagen vor: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente bereit hast, einschließlich deines Lebenslaufs, Ausbildungsnachweisen und gegebenenfalls Empfehlungsschreiben. Achte darauf, dass deine Unterlagen aktuell und vollständig sind.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Eignung für die Position darlegst. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten, Kommunikationsstärke und deine Flexibilität, um den Anforderungen der Stelle gerecht zu werden.
Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über die offizielle Website der Stadt Melle ein. Achte darauf, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind, bevor du die Unterlagen absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Melle vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Assistenz für den Verwaltungsvorstand übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten im Büromanagement und in der Organisation von Terminen unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Kommunikationsstärke
Da die Position viel Korrespondenz erfordert, sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, wie du freundlich und professionell am Telefon oder per E-Mail kommunizierst, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Hebe deine Flexibilität hervor
Die Stelle erfordert möglicherweise auch Arbeit außerhalb der üblichen Öffnungszeiten. Bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner Flexibilität zu beantworten und zeige, dass du bereit bist, dich an die Bedürfnisse des Teams anzupassen.
✨Betone deine Loyalität und Diskretion
In einer Position, die mit vertraulichen Informationen arbeitet, ist es wichtig, Loyalität und Diskretion zu betonen. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit mit sensiblen Informationen umgegangen bist.
