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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Assist the management board with office management, scheduling, and guest organization.
- Arbeitgeber: Join the City of Melle, a dynamic employer serving 47,700 residents.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible part-time hours, competitive pay, and health management perks.
- Warum dieser Job: Be part of a supportive team at the intersection of politics and administration.
- Gewünschte Qualifikationen: Ideal for those with administrative training or relevant qualifications and strong organizational skills.
- Andere Informationen: Position available until January 2025; applications from people with disabilities are encouraged.
1972 zusammengewachsen aus den 56 selbstständigen Gemeinden des Landkreises Melle, gilt die Stadt Melle heute mit ihren acht Stadtteilen und einer Gesamtfläche von 254 km als eine der größten Flächenstädte Niedersachsens. Rund 480 Mitarbeiter innen kümmern sich in der Stadtverwaltung um die Belange der ca. 47.700 Einwohner innen und prägen die Stadt Melle als Arbeitgeberin. Werden auch Sie Teil des Teams – wir freuen uns auf Sie!
Die Stadt Melle sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Assistenz (d/m/w) für den Verwaltungsvorstand Ihr Arbeitsplatz:
- Führen und Organisieren des Vorzimmers des Vorstandes im Team mit zwei weiteren Assistenzkräften / Job-Sharing
- Büromanagement (Post- und E-Mail-Bearbeitung, Ablage, Aktenführung, Vorlagenkontrolle)
- Kalenderführung und Terminkoordination/-überwachung des Vorstandes, Zusammenstellen von Unterlagen für die einzelnen Termine, Recherche für den Vorstand
- Korrespondenz per Telefon, Post und E-Mail
- Organisation von Empfängen, Betreuung und Bewirtung der Gäste
- Vor- und Nachbereitung von Dienstfahrten/-reisen
- Verwaltung der Sitzungsräume
Ihr Profil
- Abschluss einer Ausbildung zur zum Verwaltungsfachangestellten bzw. Verwaltungswirt in (Angestelltenlehrgang I) oder einer Ausbildung der Berufsgruppen „Unternehmensführung und Organisation“ bzw. „Recht und Verwaltung“ (z.B. Industriekauffrau mann, Kauffrau mann für Büromanagement oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte r) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Zuverlässigkeit, Belastbarkeit
- Organisations- und Kommunikationsstärke
- Selbstständige und korrekte Arbeitsweise sowie schnelle Auffassungsgabe
- Bürgerorientiertes, freundliches und sicheres Auftreten
- Hohes Maß an Loyalität und absolute Diskretion
- Flexibilität und Bereitschaft, auch außerhalb der üblichen Öffnungszeiten tätig zu werden
- Sehr gute PC-Kenntnisse
Das können Sie von uns erwarten
- Eine befristete Teilzeitstelle (bis zu 22 Std./Woche) als Elternzeitvertretung
- Eine Vergütung bis zur EG 9a TVöD bzw. eine Besoldung nach A 8
- Jahressonderzahlung und Leistungsprämie
- Dynamische, verantwortungsvolle und vertrauliche Arbeit an der Schnittstelle zwischen Politik und Verwaltung
- Einen krisensicheren Arbeitsplatz
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- Betriebliches Gesundheitsmanagement (u. a. Firmenfitness & Gesundheitstage)
- Fahrradleasing
Sofern keine dienstlichen Gründe dagegensprechen, sind unsere Vollzeitstellen teilbar. Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber innen (Nachweis bei der Bewerbung bitte beifügen) werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungsfrist: 26.01.2025 Frage zur Stellenausschreibung
Sandra Wiesemann
-262
Frage zum Bewerbungsverfahren
Nina Mennemann
-376
Stadt Melle, Schürenkamp 16, 49324 Melle,
Assistenz (d/m/w) für den Verwaltungsvorstand Teilzeit Arbeitgeber: Stadt Melle
Kontaktperson:
Stadt Melle HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz (d/m/w) für den Verwaltungsvorstand Teilzeit
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Stadt Melle und ihre Verwaltung. Ein gutes Verständnis der lokalen Gegebenheiten und der Struktur der Stadtverwaltung kann dir helfen, im Vorstellungsgespräch zu glänzen und zu zeigen, dass du wirklich an der Position interessiert bist.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern der Stadtverwaltung. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Assistenzposition geben, was dir einen Vorteil im Auswahlprozess verschaffen kann.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahrt hast und erfolgreich kommuniziert hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Bereitschaft, auch außerhalb der üblichen Öffnungszeiten zu arbeiten. Dies ist ein wichtiger Aspekt der Stelle, und wenn du dies in deinem Gespräch ansprichst, wird das positiv wahrgenommen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz (d/m/w) für den Verwaltungsvorstand Teilzeit
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Informiere dich über die Stadt Melle: Beginne mit einer gründlichen Recherche über die Stadt Melle und ihre Verwaltung. Verstehe die Struktur, die Aufgaben und die Werte der Stadt, um in deinem Bewerbungsschreiben gezielt darauf eingehen zu können.
Bereite deine Unterlagen vor: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente bereit hast, einschließlich deines Lebenslaufs, Ausbildungsnachweisen und gegebenenfalls Empfehlungsschreiben. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Eignung für die Position darlegst. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten, Kommunikationsstärke und deine Flexibilität, um den Anforderungen der Stelle gerecht zu werden.
Überprüfe deine Bewerbung: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass keine Rechtschreibfehler vorhanden sind und dass alle Informationen klar und präzise formuliert sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Melle vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Assistenz für den Verwaltungsvorstand übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du Büromanagement, Kalenderführung und Korrespondenz erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Position viel Organisation erfordert, solltest du während des Interviews konkrete Beispiele nennen, wie du in der Vergangenheit Termine koordiniert und Veranstaltungen organisiert hast. Dies zeigt, dass du die nötigen Fähigkeiten mitbringst.
✨Betone deine Kommunikationsstärke
Die Rolle erfordert eine starke Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern. Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren, indem du erklärst, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Kollegen, Vorgesetzten oder externen Partnern kommuniziert hast.
✨Sei bereit für Fragen zur Diskretion
In dieser Position ist Loyalität und Diskretion von großer Bedeutung. Sei darauf vorbereitet, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Wahrung von Vertraulichkeit betreffen, und gib Beispiele, wie du in der Vergangenheit mit sensiblen Informationen umgegangen bist.
