Teamassistenz (m/w/d) im Büro des Technischen Beigeordneten

Die Kreisstadt Mettmann (ca. 40.000 Einwohnerinnen) ist eine dynamische und wachsende Stadt im Herzen des Neandertals, in unmittelbarer N4he zur Metropolregion Rheinland und zur Landeshauptstadt Dsseldorf. Als dienstleistungsorientierte Stadtverwaltung mit ber 700 Mitarbeitenden setzen wir auf Innovation, Brgern4he und eine wertschtzende Arbeitskultur. Wir bieten vielseitige Aufgaben, ein kollegiales Miteinander und gute Entwicklungsperspektiven – fr alle, die Mettmann aktiv mitgestalten mchten.

Das Büro des Technischen Beigeordneten ist eine zentrale Schnittstelle zwischen Verwaltung, Politik und Brgerinnen. Hier laufen wichtige Informationen zusammen und bauliche Entwicklungen werden auf den Weg gebracht, die das gesamte Stadtbild Mettmanns betreffen. In einem dynamischen Umfeld arbeitet das Team aus dem Dezernat 3 „Planung, Bau, Betrieb“ als Team daran, die täglichen Aufgaben effizient und professionell zu erledigen und Mettmann aktiv zu gestalten. Bringen Sie Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsstrke ein und unterstützen Sie uns aktiv!

Die Stelle ist in Entgeltgruppe 8 TVD ausgewiesen und zum nchstmglichen Zeitpunkt unbefristet und in Vollzeit zu besetzen.

Ihre zukünftigen Aufgaben

• Termin- und Veranstaltungsmanagement
• eigenständige Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung von internen und externen Terminen des Beigeordneten und der Amtsleitungen im Dezernat Drei
• Planung und Umsetzung von Veranstaltungen
• Abstimmung und Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen des Dezernates, externen Partnerinnen und politischen Gremien
• vorausschauendes Fristenmanagement
• Kommunikation und Brgerinnen-Service
• Anlaufstelle für Brgerinnen, Unternehmen, Institutionen und Verwaltungspartnern im Kontakt zum Technischen Beigeordneten via Telefon, E-Mail und im persnlichen Gesprch
• Bearbeitung von Anfragen, Filterung und Koordination von Anliegen an zustndige Stellen innerhalb des Dezernates
• Gestaltung und Umsetzung von Korrespondenz in Wort und Schrift
• Büroorganisation und Dokumentenmanagement
• Verwaltung des Post- und E-Mail-Verkehrs sowie Pflege und Weiterentwicklung des CRM-Systems
• Aufbereitung von Dokumenten, Berichten und Präsentationen
• Beschaffung und Verwaltung von notwendigem Büromaterial
• Unterstützung bei der Budgetverwaltung
• Unterstützung bei Rats- und Ausschusssitzungen
• Zusammenstellung und Aufbereitung von Unterlagen für Sitzungen für den Technischen Beigeordneten und die Amtsleitungen
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung politischer Entscheidungsprozesse
• Protokollführung und Dokumentation von Sitzungen
• Personalverwaltung und interne Prozesse
• strukturierte Ablage und Verwaltung interner Unterlagen und Daten
• Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen

Das bringen Sie mit

• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter
• oder erfolgreich abgeschlossener Verwaltungslehrgang I (Verwaltungswirtin/Verwaltungswirt)
• oder abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement im öffentlichen Dienst
• oder abgeschlossene Ausbildung in einem gleichwertigen dreijährigen kaufmännischen oder verwaltenden Ausbildungsberuf
• Erfahrung in der Assistenz, im Office-Management oder Sekretariat, idealerweise in der öffentlichen Verwaltung
• die Affinität für digitale Prozesse und Freude an der gemeinsamen Gestaltung der Verwaltung der Zukunft
• wünschenswert sind Erfahrung im Umgang mit Verwaltungsvorschriften und Dienstanweisungen, Kenntnisse im Gemeinde-, Orts- und Haushaltsrecht sowie allgemeine Kenntnisse von verwaltungsinternen Abläufen, Regularien und dem politischen System der Bundesrepublik Deutschland bzw. die Bereitschaft, diese zu erwerben
• hohes Maß an Kommunikations- und Organisationsfähigkeit sowie eine ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung, auch in herausfordernden und dynamischen Arbeitssituationen
• Empathie, Flexibilität, Diskretion sowie eine strukturierte Arbeitsweise
• Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Loyalität
• vertiefte Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, Outlook und Powerpoint) sowie gängigen CRM- und CM-Systemen

Das bieten wir Ihnen

• eine sinnstiftende und vielfältige Aufgabe
• eine leistungsgerechte Vergütung mit zusätzlicher Betriebsrente zur Altersversorgung für Tarifbeschäftigte und weiteren finanziellen Leistungen (z. B. eine Jahressonderzahlung, ggf. ein Leistungsentgelt sowie einen Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen)
• 30 Tage Jahresurlaub sowie arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• einen attraktiven, sicheren und modernen Arbeitsplatz im Herzen der Metropolregion Rheinland mit sehr guter Anbindung an die umliegenden Städte
• die Möglichkeit einer flexiblen und familienfreundlichen Arbeitszeitgestaltung
• die Möglichkeit zur Tätigkeit im Home-Office
• die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie kooperieren wir mit dem pme Familienservice, der Ihnen umfassende Unterstützungsleistungen in jeder Lebensphase (von Kinderbetreuung bis zu Eldercare) anbietet
• corporate benefits - Angebote für Mitarbeitende mit Sonderkonditionen namhafter Hersteller und Marken
• Netzwerken und dabei gleichzeitig etwas für die Gesundheit tun? Dann nutzen Sie die Sportangebote unseres Betrieblichen Gesundheitsmanagements. Das Jobrad-Leasing ermöglicht zugleich einen aktiven Arbeitsweg

Eine flexible Arbeitszeitgestaltung kann, orientiert an den dienstlichen Erfordernissen, vereinbart werden.

Die Stadtverwaltung verfolgt proaktiv das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Die Auswahlentscheidungen erfolgen auf der Grundlage der gesetzlichen Vorschriften gemäß Artikel 3 des Grundgesetzes, des Landesgleichstellungsgesetzes NRW sowie der Regelungen des Gleichstellungsplans der Kreisstadt Mettmann. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind erwünscht.

Bewerbungen von ehrenamtlich Engagierten, zum Beispiel von Mitgliedern der Freiwilligen Feuerwehr Mettmann, werden begrüßt. Mitglieder der Einsatzabteilung der Freiwilligen Feuerwehr können bei Interesse direkt in die Tagesbereitschaft aufgenommen werden.

Für fachliche Auskünfte steht Ihnen der Leiter des Dezernates 3 „Planung, Bau, Betrieb“, Herr Janseps, unter der Telefonnummer 02104/980-300 gerne zur Verfügung.

Interesse? Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 21.06.2026 über unser Online-Bewerbungsportal. Bei technischen Rückfragen zur Online-Bewerbung, Fragen zum Auswahlverfahren sowie Fragen zu den Bewerbungsvoraussetzungen (Anforderungen) wenden Sie sich unter Angabe der Kennung „1.1.2/3-2026/52“ gerne an das Personalmanagement, Frau Brangs, unter der Telefonnummer 02104/980-172.