Mitarbeiter*in in der digitalen Scan- und Postgutstelle im Fachdienst Gebäudemanagement

Wir suchen zum 01.07.2026 für unseren Fachdienst Gebäudemanagement eine*n Mitarbeiter*in in der digitalen Scan- und Postgutstelle. Die Beschäftigung erfolgt unbefristet in Vollzeit (39 Wochenstunden) mit der Entgeltgruppe 6 TVöD/VKA.

Tagespost:

• Vorbereiten des Scangutes
• Resi-Scannen
• Verteilung digital
• Archiv und Entsorgung

Posteingänge:

• Öffnen (nur zu digitalisierende Posteingänge) und vollständig aufbereiten
• Scannen an zwei Hochleistungsscannern gem. BSI Technische Richtlinie 03138
• Den Fachdiensten / Abteilungen konkret zuordnen und elektronisch verteilen
• Originaldokumente erkennen und entsprechende Weitergabe der in Papierform aufzubewahrenden Dokumente im Original an die Fachdienste
• Prüfen der Qualität, Lesbarkeit und Vollständigkeit der gescannten Dokumente (unmittelbare Qualitätskontrolle)
• Behebung von „kleineren“ Scanproblemen
• Einlagerung der digitalisierten Posteingänge ins Scan-Archiv, gemäß der Vorschriften
• Sicherstellung, dass die Archivordnung eingehalten wird (Zugriff auf jede Einzelakte muss gewährleistet sein)
• Sicherstellung der Aktenvernichtung nach der festgelegten Aufbewahrungspflicht

Bestandsakten:

• Vorbereiten / Resi-Scannen / Rückgabe in digitaler Form / Archiv und Entsorgung
• Bestandsakten, die zur Arbeit im Dokumentenmanagementsystem (DMS) benötigt werden, müssen für die Digitalisierung besonders aufbereitet werden
• Führung der Übergabeprotokolle (Welche Akten befinden sich derzeit in der „Scanstelle“)
• Anpassungsfähigkeit an bereichsspezifische Anforderungen der Aktenführung und eigenständige Einarbeitung in die jeweiligen Abläufe
• Aktenvorgänge müssen so aufbereitet werden, dass die Scanvorgänge vollständig, richtig und effizient durchgeführt werden können
• Scannen an zwei Hochleistungseinzugsscannern gem. BSI Technische Richtlinie 03138
• Scan der Bestandsakte elektronisch verteilen
• Originaldokumente erkennen. Weitergabe der in Papierform aufzubewahrenden Dokumente im Original an die Fachdienste
• Prüfen der Qualität, Lesbarkeit und Vollständigkeit der gescannten Dokumente (unmittelbare Qualitätskontrolle)
• Eigenständige Behebung von „kleineren“ Scanproblemen
• Einlagerung der digitalisierten Posteingänge ins Scanarchiv, gemäß der Vorschriften
• Sicherstellung, dass die Archivordnung eingehalten wird (Zugriff auf jede Einzelakte muss gewährleistet sein)
• Sicherstellung der Aktenvernichtung nach der festgelegten Aufbewahrungspflicht

Ihr Profil:

• Sie verfügen über die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt der Fachrichtung Allgemeine Dienste (ehemals mittlerer allgemeiner Verwaltungsdienst)
• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder gehören zu den vergleichbaren Beschäftigten mit abgeschlossener Angestelltenprüfung I
• Alternativ verfügen Sie über eine vergleichbare Qualifikation (idealerweise mit einem Schwerpunkt auf Digitalisierung, Scannen oder Verwaltungstätigkeiten) oder sind sonstiger Beschäftigter, die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und Erfahrungen entsprechende Tätigkeiten ausüben.
• Fundierte EDV-Kenntnisse (MS‑Office)
• Anwenderkenntnisse im Bereich der elektronischen Akte (enaio) sind wünschenswert bzw. müssen sich kurzfristig angeeignet werden
• Sie sind körperlich belastbar und verfügen über einen sorgfältigen Arbeitsstil
• Hohes Maß an Teamfähigkeit, technischem Verständnis und Belastbarkeit

Vorteile:

• Nutzung von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice‑Modellen
• Eine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt
• Umfangreiches Fort‑ und Weiterbildungsangebot
• Mitarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB)
• Übernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen
• Neun‑Zehntel‑Arbeitszeitmodell für bis zu 52 freie Tage pro Jahr
• Sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst
• Teilnahme am Fitnessprogramm
• Erreichbarkeit mit dem ÖPNV sowie Zuschuss zum Deutschlandticket
• Regelmäßige Gesundheits‑ und Sportangebote

Teilzeit:

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich, sofern ein gemeinsames anforderungsgerechtes Arbeitszeitmodell gefunden wird. Ein Wunsch nach Teilzeitbeschäftigung sollte bereits in der Bewerbung aufgeführt werden. Bewerbende mit Teilzeitwunsch ermutigen wir, mit uns Kontakt aufzunehmen und durch mögliche alternative Arbeitsmodelle (flexible Arbeitszeit und mobile Arbeitsformen) gemeinsame Überlegungen für die ausgeschriebene Stelle zu entwickeln.

EEO‑Statements:

Frauen haben im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung Vorrang. Deshalb begrüßt die Stadt Neumünster besonders die Bewerbung von Frauen. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.