Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwaltungsvorgänge bearbeiten und Schulorganisation unterstützen.
- Unternehmen: Stadt Neumünster, ein Top-Arbeitgeber mit wertschätzender Kultur.
- Vorteile: ÖPNV-Zuschuss, Fortbildungsmöglichkeiten und ergonomischer Arbeitsplatz.
- Weitere Informationen: Sichere Anstellung im öffentlichen Dienst mit Gesundheits- und Sportangeboten.
- Warum dieser Job: Gestalte eine lebenswerte Stadt und arbeite in einem vielfältigen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Erfahrung.
Wir suchen zum 01.02.2026 für unseren Fachdienst Schule eine*einen Sachbearbeiter*in im Schulsekretariat für die Vicelinschule. Die Beschäftigung erfolgt unbefristet in Teilzeit (25,5 Wochenstunden) mit der Entgeltgruppe 6 TVöD/VKA.
Die Abteilung Schulverwaltung und Schulamt ist für die sachlichen und an den Förderzentren auch teilweise für die personellen Rahmenbedingungen zur Sicherstellung eines reibungslosen Schulbetriebes an den insgesamt 22 allgemeinbildenden Schulen im Stadtgebiet verantwortlich. Hierzu gehören auch die verschiedenen Betreuungsmöglichkeiten am Nachmittag. Die Vicelinschule ist eine kulturell vielfältige Grundschule mit rund 200 Schüler*innen aus verschiedenen Nationen.
Ihre zukünftigen Aufgaben:
- Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen
- Fertigung von Schadens-, Diebstahls-, Einbruchs- und Unfallmeldungen
- Mithilfe bei der Vorbereitung und Fertigung der Zeugnisse
- Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit der Neuaufnahme 1. Jahrgang
- Allgemeine Aktenanlage und -verwaltung, Archivführung, Anlage und Pflege der Schülerakten
- Führung von Krankenlisten des Personals, Führung der Personalnebenakten, sonstige Personalangelegenheiten
- Erstellung von Kopien, Beglaubigungen und Zweitausfertigungen
- Erstellung und Auswertung diverser Listen
- Unterstützung und Mitwirkung bei Planung und Organisation von schulischen Veranstaltungen
- Materialbeschaffung und -verwaltung
- Aufnahme zugezogener Kinder
- Verwaltung und Aktualisierung der verschiedenen Elternaufgaben inkl. Schriftverkehr
- Sämtliche Schülerangelegenheiten
- Fundsachen
- Teilnahme an Dienstbesprechungen
- Haushaltsführung
- Mithilfe bei der Planung sowie Abrechnung des schulinternen Etats
- Haushaltsüberwachung, Auftragserteilung, Rechnungsbearbeitung
- Fertigung von Verwendungsnachweisen
- Inventarverwaltung
- Aufgaben im Zusammenhang mit „Bildung und Teilhabe“ (BUT)
- Erstellung und Pflege der Schulstatistik
- Vorbereitende Tätigkeiten zur Erstellung von Statistiken sowie Erstellung dieser
- Kommunikation in Wort und Schrift
- Ansprechpartner*in im Vorzimmer der Schulleitung
- Erledigung des Schriftverkehrs der Schule und der Schulleitung
- Abwicklung und Betreuung des Publikumsverkehrs
- Posteingang und -ausgang, E-Mail Posteingang
- Allgemeine Unterstützung der Schulorganisation
- Allgemeine Terminplanung
- Erste Hilfe
Ihr Profil:
- Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder gehören zu den vergleichbar Beschäftigten mit der Angestelltenprüfung I.
- Alternativ verfügen Sie über eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement) oder über eine vergleichbare dreijährige Berufsausbildung im Bürobereich und mehrjähriger Berufserfahrung in einem Sekretariat.
- Sie sind sicher im Umgang mit EDV-Programmen (Word, Excel, Outlook, Access, H&H) bzw. sind bereit, sich Kenntnisse in kürzester Zeit anzueignen.
- Kenntnisse im Umgang mit Schulverwaltungsprogrammen sind erforderlich oder müssen ggf. in kürzester Zeit erworben werden.
- Mehrjährige und einschlägige Kenntnisse und Erfahrung in der Wahrnehmung von Sekretariatsaufgaben sind von Vorteil.
- Kommunikationsfähigkeit sowie ein wertschätzender, souveräner Umgang mit Menschen aus vielfältigen kulturellen und sprachlichen Kontexten.
- Organisationfähigkeit.
- Bereitschaft, den Urlaub während der Schulferien zu nehmen.
Kommen Sie in unsere Mitte! Wir schätzen unsere Mitarbeitenden! Deshalb bieten wir Ihnen:
- Nutzung des ÖPNV mit Zuschuss zum Deutschlandticket
- Eine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt
- Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
- Mitarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB)
- Übernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen
- Nutzung des arbeitsmedizinischen Angebots
- Sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst
- Teilnahme am Fitnessprogramm
- Einen ergonomischen Arbeitsplatz
- Regelmäßige Gesundheits- und Sportangebote
Die Stadt Neumünster wurde als "Top Nationaler Arbeitgeber 2025" von Focus ausgezeichnet. Frauen haben im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung Vorrang. Deshalb begrüßt die Stadt Neumünster besonders die Bewerbung von Frauen. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Haben Sie Fragen? Frau Groeneveld, Abt. Schulverwaltung und Schulamt (Tel. 04321 - 942 3280), erteilt Ihnen gern weitere Informationen zu dieser Stellenausschreibung. Bei Rückfragen zum Stand der Ausschreibung kontaktieren Sie uns gerne in der Zeit von 08:30 Uhr - 13:00 Uhr unter der Telefonnummer 04321 942 - 2450, -2466 oder -2261.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und Qualifikationsnachweisen, die Sie uns bitte bis zum 12.12.2025 über unser Bewerbungsformular zukommen lassen. Wir bitten Sie, von schriftlichen Bewerbungen abzusehen und weisen darauf hin, dass diese nicht zurückgeschickt werden.
Sachbearbeiter*in im Schulsekretariat für die Vicelinschule Arbeitgeber: Stadt Neumünster
Die Stadt Neumünster bietet Ihnen als Sachbearbeiter*in im Schulsekretariat eine sinnstiftende Tätigkeit in einem dynamischen und kulturell vielfältigen Umfeld. Mit einem umfangreichen Fort- und Weiterbildungsangebot, einem sicheren Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst und der Möglichkeit zur Nutzung des ÖPNV mit Zuschuss zum Deutschlandticket, fördern wir nicht nur Ihre berufliche Entwicklung, sondern auch Ihr Wohlbefinden. Unsere wertschätzende Arbeitskultur und die Auszeichnung als "Top Nationaler Arbeitgeber 2025" unterstreichen unser Engagement für unsere Mitarbeitenden.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeiter*in im Schulsekretariat für die Vicelinschule erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Stadt Neumünster
Wenn du auf der Website von Stadt Neumünster stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter*in im Schulsekretariat für die Vicelinschule mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Stadt Neumünster erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Neumünster vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
