Sachbearbeiter (m/w/d) für das Vorzimmer des Bürgermeisters

In der Stadt Raunheim arbeitet eine Stadtverwaltung mit besonderem Anspruch. Hier werden auf Basis sorgfältig erarbeiteter Konzepte Aufgaben unbürokratisch, unkonventionell, äußerst engagiert und sehr erfolgreich umgesetzt. Ein fachbereichsübergreifendes Konzerndenken orientiert sich nicht an der Prüfung von Zuständigkeiten, sondern am Finden geeigneter Problemlösungen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen

Sachbearbeiter (m/w/d)
für das Vorzimmer des Bürgermeisters
(Vollzeit, unbefristet)

Sie sind aufgeschlossen, motiviert, leistungsbereit und auf der Suche nach einer abwechslungsreichen, interessanten und verantwortungsvollen Tätigkeit? Dann sind Sie bei uns richtig!

Ihre wesentlichen Aufgaben:

• Sie organisieren selbstständig das Vorzimmer des Bürgermeisters, nehmen umfassende Assistenzaufgaben wahr und unterstützen den Bürgermeister im Tagesgeschäft,
• Sie koordinieren die vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen dem Bürgermeister und der Verwaltung und erkennen eigenständig Kommunikationsbedarfe,
• Sie verantworten die Bearbeitung der Korrespondenz des Bürgermeisters, leiten wichtige Informationen verwaltungsintern selbstständig weiter und überwachen notwendige Rückmeldungen,
• Sie übernehmen das Terminmanagement und verantworten die Koordination, Planung, Vor- und Nachbereitung sämtlicher Termine des Bürgermeisters,
• Sie erkennen eigenständig notwendige Kommunikationsbedarfe des Bürgermeisters mit den Führungskräften,
• Sie unterstützen bei der Organisation und Durchführung von Sitzungen und Veranstaltungen mit Beteiligung des Bürgermeisters, insbesondere bei den Sitzungen der städtischen Gremien,
• Sie erstellen Protokolle in Sitzungen der Führungskräfte der Verwaltung,
• Sie verantworten das Reisemanagement bei Dienstreisen des Bürgermeisters,
• Sie empfangen und betreuen Besucher innen bei dienstlichen und repräsentativen Terminen des Bürgermeisters,
• Sie bearbeiten allgemeine Korrespondenzen per Telefon, E-Mail und Post und bereiten offizielle Schreiben der Verwaltungsleitung vor, z. B. Kondolenzschreiben und Glück-wünsche.
• Sie bereiten in Zusammenarbeit mit den Verwaltungsebenen die Beantwortung von Bürgeranfragen vor

Änderungen in der Aufgabenzuweisung bleiben vorbehalten.

Sie bringen mit:

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte r oder Kauffrau/-mann für Büromanagement bzw. den Nachweis über den absolvierten Verwaltungslehrgang I (ehem. Angestelltenlehrgang I) oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation,
• Sie haben Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich und es fällt Ihnen leicht, sich selbst zu organisieren,
• Sie haben sehr gute Kenntnisse in den MS-Office-Programmen, wünschenswert Kenntnisse in einem DTP-Programm,
• Sie treten sicher und freundlich auf, zeigen stets gute Umgangsformen und bringen Ihre Kommunikationsfähigkeiten auch in anspruchsvollen Situationen zur Geltung,
• Sie überzeugen mit einem hohen Maß an Empathie für die Belange von Kolleg innen, Bürger innen und Gästen der Stadtverwaltung,
• Sie haben ein gutes Zeitmanagement, organisieren gerne Termine und reagieren souverän auf kurzfristige Anforderungen und wechselnde Aufgabenstellungen,
• Sie arbeiten zuverlässig und verantwortungsbewusst und legen sehr hohen Wert auf Diskretion und Loyalität,
• Sie behalten auch in stressigen Situationen stets die Ruhe,
• Sie haben Interesse am gesellschaftlichen und politischen Geschehen in Raunheim.

Wir bieten:

• eine Beschäftigung in einer Kommunalverwaltung, welche in der Rhein-Main-Region durch besondere Innovationskraft, hohe Leistungsfähigkeit und ein modernes Dienstleistungsverständnis auffällt
• ein anspruchsvolles, abwechslungsreiches und interessantes Aufgabengebiet
• selbstständiges Arbeiten
• weitreichendes Gestaltungspotenzial
• Vergütung je nach persönlichen Voraussetzungen bis EG 9a TVöD.
• die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen, wie z.B. Zusatzversorgung und leistungsorientierte Bezahlung
• umfangreiche Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• E-Bike zur dienstlichen und privaten Nutzung
• gestützte Mitgliedschaft in einem lokalen Fitnessstudio
• RMV-Premium JobTicket

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 17. Februar 2025 über das Online-Karriereportal der Stadt Raunheim auf .

Referenz-Nr.: YF-17908 (in der Bewerbung bitte angeben)

Weitere Auskünfte erhalten Sie unter Tel. (Frau Marquardt).

Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerber innen, die der Einsatzabteilung der Freiwilligen Feuerwehr Raunheim für Tageseinsätze zur Verfügung stehen können, sind erwünscht.

Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen willigen Sie ausdrücklich in die Verarbeitung der darin enthaltenen Daten zum Zwecke des Auswahlverfahrens für die ausgeschriebene Stelle ein.

Ihre Einwilligung kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich für dieses Auswahlverfahren und wird auf Grundlage von Art. 6 DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) vorgenommen.