Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter in der Urkundenstelle (m/w/d)

Die Universitäts-, Kongress- und Einkaufsstadt Siegen mit rund 106.000 Einwohnerinnen und Einwohnern stellt als Oberzentrum die Wirtschaftsmetropole des südwestfälischen Raumes dar. Als Stadtverwaltung Siegen ist es unser Ziel, für die Bürgerinnen und Bürger unserer Stadt Dienstleistungen in hoher Qualität zu erbringen. Unsere Dienstleistungen und unsere dynamische Stadtentwicklung tragen maßgeblich zur hohen Lebensqualität der Menschen in der grünsten Großstadt Deutschlands bei.

Unser Angebot:

• Sinnstiftende und eigenverantwortliche Tätigkeit mit allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen
• Kollegiales und familienfreundliches Betriebsklima
• Vielfältige Aufgabenbereiche
• Sehr gut ausgestattete technische Infrastruktur
• Möglichkeiten der beruflichen Werdegangsplanung
• Fort- und Weiterbildung
• Angebote zur flexiblen Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Bike-Leasing
• Weitreichendes betriebliches Gesundheitsmanagement (u.a. auch Urban Sports Club)

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

• Schnittstelle für Bürger und Behörden: Eigenverantwortlich prüfen und entscheiden Sie über Anträge zur Nutzung von Personenstandsregistern.
• Urkundenwesen: Das Ausstellen von wichtigen Einzelurkunden (Geburten-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- und Sterberegister) sowie eine verlässliche Dokumentation gehören zu Ihren Kernaufgaben.
• Digitalisierung & Datenpflege: Durch die Nacherfassung älterer Register überführen Sie Daten in das digitale System und halten die Bestände mithilfe präziser Hinweise aktuell.
• Archivorganisation: In Ihren Händen liegt die strukturierte Pflege und Verwaltung unserer Archivbestände.
• Finanz- und Rechnungswesen: Neben der eigenständigen Führung der Gebührenkasse kümmern Sie sich verlässlich um Materialbestellungen und die Rechnungsbearbeitung.
• Büromanagement: Sie koordinieren den zentralen Posteingang und unterstützen damit die reibungslose Organisation der gesamten Abteilung.

Was wir erwarten:

• Nachweis der abgeschlossenen 1. Angestelltenprüfung ODER abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten ODER abgeschlossene 3-jährige Ausbildung im Berufsfeld Büro und Sekretariat (beispielsweise Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement) sowie eine mindestens zweijährige einschlägige Berufserfahrung.
• Verwaltungserfahrung: Einschlägige Berufserfahrung im öffentlichen Dienst ist wünschenswert.
• IT-Kompetenz: Ein sicherer Umgang mit den gängigen PC-Anwendungen (MS Office) ist für Sie selbstverständlich.
• Rechtliches Fundament: Gute Kenntnisse im bürgerlichen Recht sind von Vorteil, aber kein Ausschlusskriterium.
• Bereitschaft zur Weiterentwicklung: Sie sind bereit, sich engagiert in das System "Autista" einzuarbeiten und durch den Besuch des Grundlehrgangs an der Akademie für Personenstandswesen in Bad Salzschlirf die rechtliche Basis für Ihre Bestellung als Standesbeamte/r zu schaffen.

Für diese verantwortungsvolle Aufgabe bringen Sie ein bürgerfreundliches, serviceorientiertes Auftreten sowie eine ausgeprägte Teamfähigkeit mit. Sie zeichnen sich durch eine weitgehend selbstständige Arbeitsweise und das nötige Durchsetzungsvermögen aus, wobei Sie auch bei hohem Publikumsverkehr stets die Ruhe bewahren. Zudem drückt sich Ihre Kommunikationsstärke in einem gewandten und präzisen Ausdruck in Wort und Schrift aus.

Die Universitätsstadt Siegen fördert die Gleichbehandlung aller Mitarbeitenden und begrüßt deshalb ausdrücklich Bewerbungen von allen Personen, unabhängig von deren ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Behinderung, Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität. Bewerbungen von Frauen sind deshalb ausdrücklich erwünscht. Nach dem Landesgleichstellungsgesetz (LGG) NRW werden Frauen bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Für fachliche Fragen steht Ihnen gerne Frau Nothacker, Abteilungsleiterin Bürgerdienste, zur Verfügung.