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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Assist the department head with secretarial tasks, document management, and meeting preparation.
- Arbeitgeber: Join the Stadt Spremberg, a dynamic organization focused on planning and construction.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy 30 days of vacation, flexible hours, and great social benefits like bike leasing.
- Warum dieser Job: Be part of a supportive team in a modern work environment that values work-life balance.
- Gewünschte Qualifikationen: You need a completed training in office management or a similar field and MS Office skills.
- Andere Informationen: This is a part-time position (30 hours) with a salary according to TVöD-VKA.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Wir suchen zum nächstmöglichen Termin zur unbefristeten Einstellung einen
Assistenten (m/w/d) Fachbereichsleitung für den Fachbereich Planen und Bauen.
Ihre Kernaufgaben umfassen im Wesentlichen:
- allgemeine Sekretariatsaufgaben (Koordination und Verwaltung der Terminplanung, Schreibarbeiten nach Vorlage, Wiedervorlagen, Beschlusskontrolle, telef. Auskunftserteilung)
- Fertigen von Protokollen
- Aktenablage und Aktenführung mittels Dokumentenmanagementsystem
- Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung
- Büromaterial organisieren und verwalten
- Vor- und Nachbereitung, Begleitung von Beratungen/Gremienarbeit (Zusammenstellen von Berichten, Zuarbeiten und Unterlagen)
- sowie die Vertretung hinsichtlich der Erfassung und Abrechnung der Aufträge und Rechnungen des Betriebshofes
Das bringen Sie mit
- eine abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann m/w/d, Kaufmann m/w/d für Bürokommunikation, Fachangestellter m/w/d für Bürokommunikation oder Kaufmann m/w/d für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung im kaufmännischen Bereich (Der Nachweis zur Vergleichbarkeit ist durch den Bewerber m/w/d zu erbringen.)
- digitale Kompetenz und sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere in Word und Outlook
- Erfahrungen in Sekretariats- und Assistenztätigkeiten
- guter mündlicher und schriftlicher Ausdruck sowie ein freundliches Auftreten
Was wir bieten
- individuelle Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
- attraktive Sozialleistungen (30 Tage Urlaub, Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistung, Sachbezugskarten, Fahrradleasing, Bezuschussung Arbeitsplatzbrille)
- ausgeglichene Work-Life-Balance durch flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie mobiles Arbeiten
- Teamtag und Betriebssportgruppe
- modern ausgestattetes Arbeitsumfeld sowie betriebliches Gesundheitsmanagement
- tarifgerechtes Entgelt nach dem TVöD (VKA)
- Berücksichtigung Ihrer Berufserfahrung bei der Zuordnung zur Erfahrungsstufe innerhalb der Entgeltgruppe, soweit tarifrechtlich möglich
Beschäftigung in Teilzeit (30 Stunden).
Die Stelle wird entsprechend dem übertragenden Tätigkeitsprofil und nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen nach dem TVöD-VKA mit der Entgeltgruppe 6 vergütet.
Näheres entnehmen Sie bitte der Stellenausschreibung auf unserer Homepage:
Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte bis zum 10.02.2025 an die:
Stadt Spremberg/Grodk
FB Innerer Service und Recht
Kennwort: 01-61-2025
Am Markt 1
03130 Spremberg/Grodk
Hinweise: Bewerbungen per E-Mail senden Sie bitte in einer zusammengefassten Datei in pdf-Format mit einer Größe von max. 10 MB unter Angabe des Kennworts an: . Jeglicher Schriftverkehr findet per E-Mail statt, sofern Sie eine E-Mail-Adresse angeben. Aus Kostengründen werden Bewerbungsunterlagen nur zurück gesandt, wenn ein ausreichend frankierter und adressierter Rückumschlag beigefügt ist. Alle anderen Bewerbungsunterlagen werden unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet. Wir bitten Sie daher keine Originale einzusenden. Kosten die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, werden nicht erstattet.
Hinweis zum Datenschutz: Die Datenschutzerklärung sowie Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Stadt Spremberg/Grodk gemäß Artikel 12 bis 22 und 34 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) finden Sie auf der Seite .
#J-18808-Ljbffr
Assistent (m/w/d) Fachbereichsleitung Arbeitgeber: Stadt Spremberg
Kontaktperson:
Stadt Spremberg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent (m/w/d) Fachbereichsleitung
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle und überlege, wie deine bisherigen Erfahrungen in Sekretariats- und Assistenztätigkeiten dazu passen. Bereite Beispiele vor, die deine digitale Kompetenz und deinen sicheren Umgang mit MS-Office belegen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um mehr über die Stadt Spremberg und den Fachbereich Planen und Bauen zu erfahren. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat und dir wertvolle Einblicke geben kann.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Organisation von Büromaterial und zur Aktenführung vor. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast und welche Tools oder Methoden du verwendet hast.
✨Tip Nummer 4
Zeige während des Bewerbungsprozesses ein freundliches und professionelles Auftreten. Dies ist besonders wichtig für eine Position, die viel Kontakt mit anderen erfordert. Übe, wie du dich in einem Vorstellungsgespräch präsentieren möchtest.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent (m/w/d) Fachbereichsleitung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Ausbildungsnachweise und gegebenenfalls Empfehlungsschreiben. Achte darauf, dass deine Dokumente vollständig und aktuell sind.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Erfahrungen im Bereich Bürokommunikation und deine digitale Kompetenz hervorhebst. Zeige auf, warum du die ideale Besetzung für die Stelle bist.
E-Mail-Bewerbung erstellen: Bereite deine Bewerbung als zusammengefasste PDF-Datei vor, die maximal 10 MB groß ist. Vergiss nicht, das Kennwort in der Betreffzeile anzugeben, wie in der Stellenausschreibung gefordert.
Frist beachten: Achte darauf, dass du deine vollständigen Bewerbungsunterlagen bis zum 10.02.2025 einreichst. Plane genügend Zeit ein, um alles rechtzeitig zu versenden.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Spremberg vorbereitest
✨Bereite dich auf die Kernaufgaben vor
Mach dir Gedanken über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten in Bezug auf allgemeine Sekretariatsaufgaben, Protokollführung und Dokumentenmanagement präsentieren kannst.
✨Zeige deine digitale Kompetenz
Da ein sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Word und Outlook, gefordert ist, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit nennen, die deine digitalen Fähigkeiten unter Beweis stellen. Vielleicht hast du auch spezielle Projekte, die du erwähnen kannst.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Ein guter mündlicher und schriftlicher Ausdruck ist wichtig. Übe, deine Gedanken klar und präzise zu formulieren. Du könntest auch einige Beispiele für Situationen nennen, in denen du erfolgreich kommuniziert hast, sei es im Team oder mit externen Partnern.
✨Sei freundlich und professionell
Ein freundliches Auftreten wird in der Stellenbeschreibung hervorgehoben. Achte darauf, während des Interviews eine positive und professionelle Haltung zu zeigen. Lächeln und Augenkontakt können einen großen Unterschied machen!
