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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Sichere einen reibungslosen Ablauf im Vorzimmer des Bürgermeisters und organisiere wichtige Termine.
- Arbeitgeber: Die Stadt Tecklenburg bietet eine unbefristete Vollzeitstelle in einem dynamischen Umfeld.
- Mitarbeitervorteile: Stabile Anstellung, gute Work-Life-Balance und die Möglichkeit, die Stadt aktiv mitzugestalten.
- Andere Informationen: Entwickle deine organisatorischen Fähigkeiten in einem unterstützenden Team.
- Warum dieser Job: Sei die zentrale Schnittstelle zwischen Bürgern und Politik und mache einen echten Unterschied.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und Erfahrung im Sekretariat sind erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Die Stadt Tecklenburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in (m/w/d) im Vorzimmer des Bürgermeisters und des allgemeinen Vertreters. Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle.
Aufgabenschwerpunkte:
- Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs im Vorzimmer als zentrale organisatorische Schnittstelle zwischen Bürgermeister, allg. Vertreter, Fachbereichen, Politik, BürgerInnen und Besuchenden
- Koordination und Organisation aller Termine des Bürgermeisters einschl. Priorisierung, Wiedervorlagenmanagement und Planung (einschl. Bewirtung)
- Erstellung von Sitzungseinladungen sowie Vorbereitung und Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen
- Betreuung des Ratsinformationssystems
- Posteingang, Postausgang und Postverteilung für die gesamte Verwaltung
- Betreuung digitaler Postfächer (z.B. für das Beschwerdemanagement sowie für das Infomail‑Postfach), einschließlich Weiterleitung an die zuständigen Fachbereiche
- Verantwortliche Beschaffung von Büromaterial
- Vorbereitung von Jubiläen und Veranstaltungen zu besonderen Anlässen
- Protokollführung bei verschiedenen Sitzungen
- Betreuung der städtischen Website und Social-Media-Kanäle
- Verfassen von Pressemitteilungen
Änderungen und Erweiterungen des Aufgabenbereichs bleiben vorbehalten.
Wir erwarten:
- den Abschluss der Ausbildung des Verwaltungsfachangestellten (m/w/d)
- den Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder einer vergleichbaren verwaltungsnahen oder kaufmännischen Ausbildung
- Berufserfahrungen im Bereich Sekretariat/Assistenz; vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
- ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
- selbständige Arbeitsweise
- gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
- sehr gute EDV-Kenntnisse im gesamten Bereich des MS-Office-Paketes
- sicheres Auftreten sowie zuvorkommender Umgang mit Gästen und Besuchern
Mitarbeiter/in im Vorzimmer des Bürgermeisters Arbeitgeber: Stadt Tecklenburg
Kontaktperson:
Stadt Tecklenburg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter/in im Vorzimmer des Bürgermeisters
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Netzwerktreffen in deiner Stadt. So kannst du direkt mit Leuten aus der Verwaltung ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze Social Media! Folge der Stadt Tecklenburg und anderen relevanten Institutionen auf Plattformen wie LinkedIn oder Facebook. So bleibst du über aktuelle Entwicklungen informiert und kannst gezielt auf offene Stellen reagieren.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über die Stadt Tecklenburg, ihre Projekte und Herausforderungen. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du aktiv zur Lösung beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und deine Motivation. Außerdem hast du so die besten Chancen, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bearbeitet wird.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter/in im Vorzimmer des Bürgermeisters
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau die richtige Person für diese Stelle bist. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben klar und übersichtlich, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein bisschen Ordnung schadet nie!
Beweise deine Fähigkeiten!: Nutze konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, um deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Ausdrucksfähigkeit zu untermauern. Zeig uns, wie du in der Vergangenheit erfolgreich gearbeitet hast!
Bewirb dich direkt bei uns!: Wir freuen uns, wenn du dich über unsere Website bewirbst. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei den richtigen Leuten landet. Also, nichts wie los!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Tecklenburg vorbereitest
✨Informiere dich über die Stadt Tecklenburg
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einige Informationen über die Stadt Tecklenburg und ihre aktuellen Projekte aneignen. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Stelle im Vorzimmer des Bürgermeisters.
✨Bereite Beispiele für organisatorische Fähigkeiten vor
Da die Position viel Organisationstalent erfordert, solltest du konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat haben. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Termine koordiniert oder Veranstaltungen organisiert hast.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Rolle ist eine gute Ausdrucksfähigkeit entscheidend. Übe, wie du dich klar und präzise ausdrücken kannst, sowohl mündlich als auch schriftlich. Vielleicht kannst du sogar ein kurzes Beispiel für eine Pressemitteilung vorbereiten.
✨Sei bereit für Fragen zur digitalen Verwaltung
Da die Betreuung digitaler Postfächer Teil der Aufgaben ist, solltest du dich mit den gängigen Tools und Softwarelösungen auskennen. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, wie du mit digitalen Kommunikationskanälen umgehst.