Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei das Herzstück der KITA-Abteilung und unterstütze bei organisatorischen Aufgaben.
- Unternehmen: Engagierte Stadtverwaltung, die aktiv an der Gestaltung von Ulm arbeitet.
- Vorteile: Flexible Teilzeitmodelle, Dienstrad-Leasing und städtische Vergünstigungen.
- Weitere Informationen: Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten und ein kollegiales Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft von Ulm mit einem tollen Team und vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute MS-Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2900 - 3200 € pro Monat.
Unsere Stadtverwaltung ist so stark wie die Gesamtheit ihrer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie Ulm aktiv mit. Wir suchen bei der Abteilung Kindertagesbetreuung (KITA) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Assistent*in im Geschäftszimmer (m/w/d).
Teilzeit, unbefristet
Der Stellenumfang beträgt 64,10 % (25 Wochenstunden). Die Bezahlung erfolgt bis Entgeltgruppe 7 TVöD.
Ihre Aufgaben:
- Frontoffice der Abteilung KITA mit persönlichem und telefonischem Erstkontakt
- Bearbeitung des Posteingangs sowie Weiterleitung nach Zuständigkeit und Dringlichkeit
- allgemeine Organisations- und Assistenzaufgaben, insbesondere Schriftverkehr, Aktenführung, Ablage und Pflege von Datenbanken
- Telefondienst mit Erstauskünften, Weiterleitungen und Erstellung von Telefonnotizen
- Fehlzeitenbeauftragte*r der Abteilung, insbesondere für Krank- und Gesundmeldungen
- Materialbeschaffung und organisatorische Auftragsabwicklung
- Vorbereitung und Erfassung von Sitzungsunterlagen (Session)
Änderungen des Aufgabengebietes und organisatorische Änderungen bleiben vorbehalten.
Ihr Profil:
- eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kaufmann*frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Teamfähigkeit, Eigeninitiative und ein pragmatischer Umgang mit Herausforderungen
- gute Kenntnisse von Verwaltungsabläufen und Büroorganisation
- sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- eine selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
- freundliches und verbindliches Auftreten im persönlichen und telefonischen Kontakt
- Flexibilität und Organisationsgeschick
- sorgfältigen Umgang mit sensiblen Daten und Verwaltungsunterlagen
Wir bieten:
- ein engagiertes und kollegiales Team
- strukturierte Einarbeitung sowie umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Dienstrad-Leasing
- vielfältige städtische Vergünstigungen – z. B. bezuschusstes Deutschlandticket, vergünstigter Mittagstisch in ausgewählten Betrieben sowie ermäßigter Eintritt in städtische Einrichtungen wie Theater, Schwimmbäder, Museen und den Tiergarten
Fragen beantwortet Ihnen gerne: Herr Fosseler, Tel.: 0731/161-5475.
Die Stadt unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihres Alters, Ihrer Religion oder Weltanschauung, Ihrer Behinderung, Ihres Geschlechts oder Ihrer sexuellen Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Erfahren Sie mehr über Arbeiten und Ausbildung bei der Stadt Ulm unter karriere.ulm.de. Wir fördern die Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Daher wird bei dieser Ausschreibung zuerst ein internes Auswahlverfahren durchgeführt. Externe Bewerbungen werden erst nach erfolglosem Abschluss des internen Verfahrens berücksichtigt.
Bitte bewerben Sie sich mit aussagefähigen Unterlagen ausschließlich online über unser Bewerbungsportal bis zum 30.06.2026. Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung.
Assistent*in im Geschäftszimmer (m/w/d) Arbeitgeber: Stadt Ulm Zentrale Steuerung und Dienste Personal und Organisation
Die Stadt Ulm bietet Ihnen als Assistent*in im Geschäftszimmer eine hervorragende Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und Engagement großgeschrieben werden. Mit flexiblen Teilzeitmodellen, umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie attraktiven städtischen Vergünstigungen schaffen wir ein unterstützendes Umfeld, das die Vereinbarkeit von Familie und Beruf fördert. Werden Sie Teil eines kollegialen Teams, das aktiv an der Gestaltung unserer Stadt mitwirkt und dabei Ihre persönliche und berufliche Entwicklung unterstützt.
Kontaktdaten:
Stadt Ulm Zentrale Steuerung und Dienste Personal und Organisation Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistent*in im Geschäftszimmer (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Assistent*in im Geschäftszimmer interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Ein kurzes Telefonat oder eine E-Mail kann dir helfen, einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon in der Stadtverwaltung arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und dich möglicherweise sogar empfehlen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Abteilung KITA und über aktuelle Themen in der Stadt Ulm. Zeige, dass du wirklich interessiert bist und bereit, aktiv mitzugestalten.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unser Bewerbungsportal! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistent*in im Geschäftszimmer (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn wir deine Bewerbung lesen, wollen wir dich kennenlernen! Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert. Ein persönlicher Touch macht deine Unterlagen einzigartig.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und übersichtlich ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So finden wir schnell, was wir suchen!
Pass auf die Details auf!:Überprüfe deine Unterlagen auf Rechtschreibfehler und achte darauf, dass alle geforderten Dokumente dabei sind. Ein sorgfältiger Umgang mit deiner Bewerbung zeigt uns, dass du es ernst meinst.
Bewirb dich online!:Nutze unser Bewerbungsportal, um deine Unterlagen einzureichen. Das macht es für uns einfacher, alles zu verwalten und du bekommst schneller eine Rückmeldung. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Ulm Zentrale Steuerung und Dienste Personal und Organisation vorbereitet
✨Informiere dich über die Stadtverwaltung
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Stadtverwaltung und die Abteilung KITA verschaffen. Schau dir die Webseite an, um mehr über aktuelle Projekte und Herausforderungen zu erfahren. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Teamfähigkeit, Organisationstalent und den Umgang mit sensiblen Daten zeigen. Diese Geschichten helfen dir, deine Qualifikationen greifbar zu machen und im Gespräch zu überzeugen.
✨Praktische Kenntnisse demonstrieren
Da gute MS-Office-Kenntnisse gefordert sind, könntest du im Interview nach Möglichkeiten fragen, wie diese Programme in der Abteilung genutzt werden. Das zeigt, dass du bereit bist, deine Fähigkeiten einzubringen und weiterzuentwickeln.
✨Freundliches Auftreten
Achte darauf, während des Interviews freundlich und verbindlich aufzutreten. Ein Lächeln und eine positive Körpersprache können viel bewirken. Du wirst oft den ersten Eindruck hinterlassen, also sei offen und zeige, dass du gut ins Team passt.
