Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die zentrale Ansprechperson im Büro und unterstütze bei Kommunikation und Organisation.
- Unternehmen: Stadtverwaltung Wesel mit einem motivierten Team und einem abwechslungsreichen Arbeitsplatz.
- Vorteile: Unbefristete Stelle, 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Bewerbungen von Frauen und schwerbehinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv den Alltag im Rathaus und bringe deine Ideen ein.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder Büromanagement erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Aufgabenschwerpunkte
Sie sind zentrale Ansprechperson im Tagesgeschäft und sorgen dafür, dass Kommunikation, Termine und Abläufe im Umfeld des Bürgermeisters sowie im Ratsbüro und im Büro für Anregungen und Kritik zuverlässig, serviceorientiert und fristgerecht funktionieren. Die Aufgabe umfasst insbesondere die nachstehenden Tätigkeiten:
- Administrative Unterstützung im Ratsbüro (u. a. Termin- und Raumkoordination, Unterlagenmanagement, Fristen- und Rücklaufkontrolle)
- Administrative Unterstützung im Büro für Anregungen und Kritik (u. a. Vorgangsführung und Monitoring, Erstellung von Übersichten)
- Vorzimmer-, Sekretariats- und Assistenzaufgaben sowie Vertretung des Sekretariats des Bürgermeisters (u. a. Terminmanagement, Post- und E-Mail-Steuerung, Besucher*innen- und Telefonmanagement, Standardkorrespondenz)
- Allgemeine Büroorganisation und Querschnittsaufgaben im Team (u. a. Ablage- und Verteilerpflege, Materialverwaltung, Vertretungs- und Unterstützungsaufgaben)
Ihre Voraussetzungen
- Laufbahnprüfung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes oder Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. Verwaltungslehrgang I oder Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
Weitere Anforderungen
- Ausgeprägte Serviceorientierung sowie souveränes, freundliches Auftreten – auch in arbeitsintensiven Phasen
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
- Strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise mit hoher Sorgfalt im Dokumenten- und Datenmanagement
- Hohe Kommunikations- und gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office; idealerweise Erfahrung mit SD.Net und/oder Meldoo bzw. Bereitschaft, sich einzuarbeiten
Dafür bieten wir
- Einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz eingebunden in ein motiviertes Team
- Eine unbefristete Stelle mit einer praxisnahen Einarbeitung sowie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Bezahlung nach EG 7 TVöD bzw. Besoldungsgruppe A 7 LBesO NRW
- 30 Tage Jahresurlaub
- Teilnahme an der leistungsorientierten Bezahlung
- Betriebliche Altersvorsorge (nur tariflich Beschäftigte) und vermögenswirksame Leistungen
- Möglichkeit des Dienstfahrrad-Leasings
- Flexible Arbeitszeiten
- Ein umfangreiches internes Fortbildungsprogramm inklusive Sport- und Weiterbildungsangebote
- Die Nutzung einer Externen Mitarbeitendenberatung – ein anonymes und kostenfreies Unterstützungsangebot in allen Lebenslagen
- Ein Ferienprogramm für Kinder zwischen 6 und 12 Jahren in den Sommerferien
Eine Besetzung der Stelle ist nicht mit Teilzeitkräften (Job-Sharing) möglich.
Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person von Mitbewerbenden (m/w/d) liegende Gründe überwiegen. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden gemäß Sozialgesetzbuch IX bei entsprechender gleicher fachlicher und persönlicher Eignung vorrangig berücksichtigt.
Der Schutz Ihrer Daten ist auch der Stadtverwaltung Wesel ein wichtiges Anliegen. Daher informieren wir Sie darüber, dass Ihre Bewerberdaten im Rahmen des Auswahlverfahrens gespeichert werden und berechtigte Personen einen Zugang zu diesen Daten erhalten.
Sie haben Interesse? Dann reichen Sie bitte Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit den entsprechenden Nachweisen bis zum über das Online-Bewerbungsformular ein. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Büro für Sekretariats- und Assistenzangelegenheiten Arbeitgeber: Stadt Wesel
Die Stadtverwaltung Wesel bietet Ihnen als Sachbearbeiter*in im Büro für Sekretariats- und Assistenzangelegenheiten einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einem motivierten Team. Sie profitieren von einer unbefristeten Anstellung, flexiblen Arbeitszeiten und umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, die Ihre persönliche und berufliche Entwicklung fördern. Zudem sorgt die betriebliche Altersvorsorge und ein Ferienprogramm für Kinder in den Sommerferien für eine ausgewogene Work-Life-Balance.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Büro für Sekretariats- und Assistenzangelegenheiten erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Stadt Wesel
Wenn du auf der Website von Stadt Wesel stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Büro für Sekretariats- und Assistenzangelegenheiten mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Stadt Wesel erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Wesel vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
