Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die zentrale Ansprechperson im Büro und unterstütze bei Kommunikation und Organisation.
- Unternehmen: Stadtverwaltung Wesel mit einem motivierten Team und einem abwechslungsreichen Arbeitsplatz.
- Vorteile: Unbefristete Stelle, 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Bewerbungen von Frauen und schwerbehinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv den Alltag im Rathaus und bringe deine Ideen ein.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder Büromanagement erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Aufgabenschwerpunkte
Sie sind zentrale Ansprechperson im Tagesgeschäft und sorgen dafür, dass Kommunikation, Termine und Abläufe im Umfeld des Bürgermeisters sowie im Ratsbüro und im Büro für Anregungen und Kritik zuverlässig, serviceorientiert und fristgerecht funktionieren. Die Aufgabe umfasst insbesondere die nachstehenden Tätigkeiten:
- Administrative Unterstützung im Ratsbüro (u. a. Termin- und Raumkoordination, Unterlagenmanagement, Fristen- und Rücklaufkontrolle)
- Administrative Unterstützung im Büro für Anregungen und Kritik (u. a. Vorgangsführung und Monitoring, Erstellung von Übersichten)
- Vorzimmer-, Sekretariats- und Assistenzaufgaben sowie Vertretung des Sekretariats des Bürgermeisters (u. a. Terminmanagement, Post- und E-Mail-Steuerung, Besucher*innen- und Telefonmanagement, Standardkorrespondenz)
- Allgemeine Büroorganisation und Querschnittsaufgaben im Team (u. a. Ablage- und Verteilerpflege, Materialverwaltung, Vertretungs- und Unterstützungsaufgaben)
Ihre Voraussetzungen
- Laufbahnprüfung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes oder Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. Verwaltungslehrgang I oder Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
Weitere Anforderungen
- Ausgeprägte Serviceorientierung sowie souveränes, freundliches Auftreten – auch in arbeitsintensiven Phasen
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
- Strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise mit hoher Sorgfalt im Dokumenten- und Datenmanagement
- Hohe Kommunikations- und gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office; idealerweise Erfahrung mit SD.Net und/oder Meldoo bzw. Bereitschaft, sich einzuarbeiten
Dafür bieten wir
- Einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz eingebunden in ein motiviertes Team
- Eine unbefristete Stelle mit einer praxisnahen Einarbeitung sowie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Bezahlung nach EG 7 TVöD bzw. Besoldungsgruppe A 7 LBesO NRW
- 30 Tage Jahresurlaub
- Teilnahme an der leistungsorientierten Bezahlung
- Betriebliche Altersvorsorge (nur tariflich Beschäftigte) und vermögenswirksame Leistungen
- Möglichkeit des Dienstfahrrad-Leasings
- Flexible Arbeitszeiten
- Ein umfangreiches internes Fortbildungsprogramm inklusive Sport- und Weiterbildungsangebote
- Die Nutzung einer Externen Mitarbeitendenberatung – ein anonymes und kostenfreies Unterstützungsangebot in allen Lebenslagen
- Ein Ferienprogramm für Kinder zwischen 6 und 12 Jahren in den Sommerferien
Eine Besetzung der Stelle ist nicht mit Teilzeitkräften (Job-Sharing) möglich.
Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person von Mitbewerbenden (m/w/d) liegende Gründe überwiegen. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden gemäß Sozialgesetzbuch IX bei entsprechender gleicher fachlicher und persönlicher Eignung vorrangig berücksichtigt.
Der Schutz Ihrer Daten ist auch der Stadtverwaltung Wesel ein wichtiges Anliegen. Daher informieren wir Sie darüber, dass Ihre Bewerberdaten im Rahmen des Auswahlverfahrens gespeichert werden und berechtigte Personen einen Zugang zu diesen Daten erhalten.
Sie haben Interesse? Dann reichen Sie bitte Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit den entsprechenden Nachweisen bis zum über das Online-Bewerbungsformular ein. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Büro für Sekretariats- und Assistenzangelegenheiten Arbeitgeber: Stadt Wesel
Die Stadtverwaltung Wesel bietet Ihnen als Sachbearbeiter*in im Büro für Sekretariats- und Assistenzangelegenheiten einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einem motivierten Team. Sie profitieren von einer unbefristeten Anstellung, flexiblen Arbeitszeiten und umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, die Ihre persönliche und berufliche Entwicklung fördern. Zudem sorgt die betriebliche Altersvorsorge und ein Ferienprogramm für Kinder in den Sommerferien für eine ausgewogene Work-Life-Balance.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Büro für Sekretariats- und Assistenzangelegenheiten erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Sachbearbeiter*in bewirbst, schau dir die Organisation genau an. Informiere dich über aktuelle Projekte und Herausforderungen, damit du im Gespräch zeigen kannst, dass du wirklich interessiert bist und weißt, worum es geht.
✨Tipp Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn oder Xing, um Kontakte zu knüpfen. Vielleicht gibt es jemanden in deinem Netzwerk, der bereits dort arbeitet oder gearbeitet hat. Ein persönlicher Kontakt kann dir einen echten Vorteil verschaffen!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir Antworten auf häufige Fragen und übe sie laut. Denk daran, auch eigene Fragen zu stellen – das zeigt dein Interesse und Engagement für die Position und das Team.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem hast du so die Chance, dich von anderen Bewerbungen abzuheben. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Büro für Sekretariats- und Assistenzangelegenheiten mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, also sei authentisch in deiner Bewerbung. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Unterlagen gut strukturiert sind. Eine klare Gliederung hilft uns, deine Qualifikationen schnell zu erfassen und macht einen professionellen Eindruck.
Pass auf die Details auf!:Überprüfe deine Bewerbung auf Rechtschreibfehler und achte darauf, dass alle geforderten Unterlagen dabei sind. Sorgfalt ist wichtig, besonders in einem Bürojob!
Bewirb dich online!:Nutze unser Online-Bewerbungsformular auf unserer Website. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet und wir sie schnell bearbeiten können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Wesel vorbereitet
✨Informiere dich über die Organisation
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Stadtverwaltung Wesel und deren Aufgaben verschaffen. Schau dir die Webseite an, um zu verstehen, wie das Büro für Sekretariats- und Assistenzangelegenheiten funktioniert und welche aktuellen Themen relevant sind.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Serviceorientierung, Teamfähigkeit und strukturiertes Arbeiten zeigen. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten während des Interviews anschaulich darzustellen.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Kommunikation erfordert, solltest du darauf achten, klar und präzise zu sprechen. Übe, deine Gedanken in kurzen, verständlichen Sätzen zu formulieren, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Arbeitsweise im Büro zu erfahren. Fragen zur Einarbeitung oder zu den Herausforderungen der Stelle sind immer gut!
