Assistenz des Verwaltungsvorstandes (w/m/d)

Wir suchen für das Vorzimmer des Ersten Beigeordneten zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und leidenschaftliche Assistenz des Verwaltungsvorstandes (w/m/d). Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch bei komplexen Prozessen und in Hektik den Überblick und möchten den Ersten Beigeordneten und den Verwaltungsvorstand der Stadt Würselen bei deren anspruchsvollen und abwechslungsreichen Aufgaben unterstützen? Sie bringen mehrjährige Erfahrung und viel Herzblut für die Tätigkeiten in der Assistenz mit? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

In der Stadtverwaltung Würselen arbeiten mehr als 500 Mitarbeitende engagiert für das Wohl und die Weiterentwicklung der Stadt.

Ihre Benefits:

• ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in Vollzeit, die Möglichkeit einer Besetzung in Teilzeit wird auf Wunsch geprüft
• eine Eingruppierung nach EG 9a TVöD mit einem Jahresbruttogehalt von bis zu ca. 56.000 € möglich
• eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit in der öffentlichen Verwaltung
• 30+2 (Heiligabend, Silvester) Urlaubstage
• Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Familie/Pflege und Beruf
• Fortbildungsmöglichkeiten im fachlichen und persönlichen Bereich
• leistungsorientierte Bezahlung, betriebliche Zusatzrente und vermögenswirksame Leistungen
• zahlreiche Angebote zum Gesundheitsmanagement, wie z. B. eine externe Sozialberatung oder Rabatte im Fitnessstudio

Ihre Hauptaufgaben:

• Unterstützung des Ersten Beigeordneten bei dessen vielfältigen Aufgaben
• allgemeine Assistenzaufgaben mit Telefonmanagement, allgemeiner schriftlicher Korrespondenz, Schreib- und Zuarbeiten, Postbearbeitung, Postauswertung, Postverteilung, allgemeine Ablage auch in digitaler Form, interne Sitzungsvorbereitung, Recherchetätigkeiten
• Beschwerdemanagement
• Koordination, Organisation und Vorbereitung von Terminen, Sitzungen und Besprechungen, Terminkoordination und –management
• Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Gremien, sowie deren Protokollierung
• Mitarbeit bei der Vorlagenerstellung für Rat und Ausschüsse mit dem Sitzungsmanagement von Allris
• Mitwirken bei den unterschiedlichen Aufgaben des Dezernats
• Bestell- und Rechnungsbearbeitung mit Infoma BWF/RWF
• Vertretung der Assistenzen in den Vorzimmern des Verwaltungsvorstands in enger Abstimmung im Team

Ihr Profil:

• abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder –management oder eine vergleichbare Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann oder Bürogehilfe/-in, Bankkauffrau/-mann, oder abgeschlossener Verwaltungslehrgang I (vormals Angestelltenlehrgang I))
• wünschenswert: Verwaltungserfahrung, mehrjährige Erfahrung als Assistenz

Soft Skills:

• Diskretion, Verschwiegenheit und Loyalität
• souveränes, freundliches und sicheres Auftreten
• Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• zeitliche Flexibilität
• Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
• Kundenorientierung und Dienstleistungshandeln
• selbstständige, lösungsorientierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• sicherer Umgang mit dem PC und Standard-Software, besonders MS-Produkte wie Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint, aber auch das schnelle Erarbeiten und Anwenden besonderer Programme (wie etwa Zeiterfassungs-, Ratsinformationssystem und Finanzsoftware)

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Bewerben Sie sich bitte bis zum online über Alternativ können Sie sich auch gerne per E‑Mail bewerben. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung neben den üblichen Unterlagen nachfolgende ergänzende Unterlagen bei: detaillierte Ausführungen zu Ihren Erfahrungen im Bereich als Assistenz in einem Vorzimmer, Ihr letztes Arbeitszeugnis.

Bei Rückfragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Herrn André Breuer, Tel.: 02405/ , bzw. per Mail.

Die Stadt Würselen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden und strebt an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt. Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität werden ausdrücklich begrüßt.

Wissenswertes: Die Stadt Würselen ist mit rund 40.000 Einwohnern*innen ein attraktives Mittelzentrum in der StädteRegion Aachen und geprägt durch eine verkehrsgünstige Lage im Dreiländereck Niederlande, Belgien, Deutschland. Eine intakte Natur, eine gute örtliche Wirtschaftskraft, medizinische, kulturelle und soziale Einrichtungen und Kinderbetreuung mit allen Schulzweigen tragen zur Attraktivität unserer Stadt bei. Würselen ist eine lebens- und liebenswerte Stadt. Als direkte Nachbarin der Stadt Aachen wird Würselen auch zukünftig Bevölkerungswachstum prognostiziert. Mit dem Rhein-Maas Klinikum, dem Forschungsflugplatz Merzbrück, dem Freizeitbad Aquana und dem Gewerbegebiet Aachener Kreuz gibt es in der Stadt überregional bedeutende Einrichtungen.