Assistent*in Baubewilligungen

Einer qualitätsbewussten und serviceorientierten Persönlichkeit bieten wir die Gelegenheit, die operativen Führungsunterstützungsaufgaben zu übernehmen. Die beim AfB gelebte Du-Kultur beginnt bei uns bereits während des Bewerbungsprozesses. Daher erlauben wir uns und laden dich ebenso ein, die Du-Form zu wählen.

Aufgaben

• Du bist für die administrative Vor- und Nachbereitung sowie für die Protokollierung diverser Gremiumssitzungen (inkl. Traktanden- und Pendenzenverwaltung) verantwortlich.
• Du übernimmst die selbständige Erarbeitung von Grundlagendokumenten (sowohl mit klaren Vorgaben als auch auf Basis stichwortartig definierter Zielsetzungen).
• Die Planung und Organisation von Workshops sowie amts- und departementsübergreifenden Sitzungen bereiten dir Freude.
• Du leistest Projektunterstützung bei der Erarbeitung von Entscheidungsgrundlagen und Dokumentationen.
• Allgemeine administrative Aufgaben im Zusammenhang mit Rückmeldungen von Vernehmlassungsstellen, Vorabklärungen, Recherchen, Kennzahlen und Schulungen runden dein Tätigkeitsgebiet ab.
• Du bewirtschaftest bei Abwesenheit der GL-Mitglieder aus dem Bereich Baubewilligungen die Agenda und übernimmst die Koordination wichtiger Mailanfragen.
• Du übernimmst Stellvertretungsaufgaben bei Abwesenheit der GL-/Direktionsassistentin.
• Deine Einsatztage leistest du grundsätzlich am Montag, Dienstag und Donnerstag und bei Pensum 80% an einem zusätzlichen wählbaren Tag.

Profil

• Du bringst eine kaufmännische Berufslehre oder gleichwertige, qualifizierte Ausbildung mit.
• Du verfügst über Berufserfahrung in einer unterstützenden, vergleichbaren assistierenden Funktion (Verwaltungsumfeld von Vorteil).
• Du zeichnest dich durch eine selbständige und effiziente Arbeitsweise aus und behältst auch bei einer breiten Themen- und Aufgabenvielfalt jederzeit den Überblick.
• Wir zählen auf deine Erfahrung in der Protokollführung und deine stilsichere mündliche und schriftliche Ausdrucksweise in deutscher Sprache.
• Du agierst serviceorientiert, arbeitest gerne selbständig und vorausschauend, denkst proaktiv mit und legst grossen Wert auf Qualität und präzises Arbeiten.
• Dein Organisations- und Koordinationsflair setzt du gewinnbringend ein.
• Mit der MS Office-Produktepallette bist du vertraut, bringst vorzugsweise bereits ELO-Anwenderkenntnisse mit und bist gegenüber neuen Technologien und digitalen Tools offen.

Wir bieten

• Du bist Teil eines motivierten, generationenvielfältigen Teams und einer sowohl leistungs- wie auch menschenorientierten Unternehmenskultur.
• Eine abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit stellen wir sicher.
• Unsere attraktiven Anstellungsbedingungen sind zeitgemäss und umfassen überdurchschnittliche Sozialleistungen.
• Zudem bieten wir dir flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit des Mobilen Arbeitens und Büroräumlichkeiten in unmittelbarer Nähe zum Hauptbahnhof.

Über uns

Im Amt für Baubewilligungen (AfB) arbeiten wir heute am Zürich von morgen. Unsere Aufgabe ist es, Baugesuche, Gebäude und Anlagen hinsichtlich Baurecht und Sicherheit zu prüfen. Wir informieren, beraten, begutachten und vermitteln bereits vor der Eingabe eines Baugesuchs, führen das Bewilligungsverfahren bis zum Entscheid und überwachen die Ausführung der Bauarbeiten hinsichtlich der Bau- und Sicherheitsvorschriften.

Interessiert?

Dann sende uns deine vollständigen Unterlagen via Bewerbungslink. Für weitere Auskünfte steht dir Ikonomou, Abteilungsleiterin Baubewilligungen, Tel., gerne zur Verfügung.