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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Plane und protokolliere GL-Sitzungen, organisiere Workshops und unterstütze Projekte.
- Arbeitgeber: Amt für Baubewilligungen mit einer motivierten, generationenvielfältigen Teamkultur.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und überdurchschnittliche Sozialleistungen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft von Zürich mit und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in ähnlicher Funktion und gute MS Office-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Sorgfältige Einarbeitung und abwechslungsreiche Tätigkeiten warten auf dich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Dauerstelle im Amt für Baubewilligungen. Einer initiativen, qualitätsbewussten und serviceorientierten Persönlichkeit bieten wir die Gelegenheit, die operativen und teils strategischen Führungsunterstützungsaufgaben sowie die Verantwortung für das Direktionssekretariat zu übernehmen.
Aufgaben
- Planung und Protokollierung der GL-Sitzungen (inkl. Traktanden- und Pendenzenverwaltung).
- Selbständige Erarbeitung von Grundlagendokumenten (sowohl mit klaren Vorgaben als auch auf Basis stichwortartig definierter Ziele).
- Planung und Organisation von Workshops, Klausuren, AfB-internen Anlässen sowie amts- und departementsübergreifenden Sitzungen.
- Mitarbeit in Arbeitsgruppen und Leitung von kleineren Vorhaben sowie Projektunterstützung bei der Erarbeitung von Entscheidungsgrundlagen und Dokumentationen.
- Bewirtschaftung der Agenda und Koordination wichtiger Mailanfragen bei Abwesenheit der Direktorin.
- Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit Verfügungen, Vorabklärungen und Recherchen.
Profil
- Kaufmännische Berufslehre oder gleichwertige, qualifizierte Ausbildung, vorteilshalber eine Weiterbildung als Direktionsassistent*in.
- Mehrere Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion (Verwaltungsumfeld von Vorteil).
- Selbständige und effiziente Arbeitsweise, auch bei breiter Themen- und Aufgabenvielfalt den Überblick behalten.
- Erfahrung in der Protokollführung und stilsichere mündliche sowie schriftliche Ausdrucksweise in deutscher Sprache.
- Serviceorientiert, selbständig und vorausschauend, proaktiv denkend, Wert auf hohe Qualität und präzise Arbeit legend.
- Organisations- und Koordinationsgeschick gewinnbringend einsetzen.
- Vertrautheit mit MS Office-Produkten, vorzugsweise ELO Anwenderkenntnisse und Offenheit gegenüber neuen Technologien und digitalen Tools.
Wir bieten
- Teil eines motivierten, generationenvielfältigen Teams und einer sowohl leistungs- wie auch menschenorientierten Unternehmenskultur.
- Sorgfältige Einführung durch die aktuelle Stelleninhaberin sowie abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit.
- Attraktive Anstellungsbedingungen mit überdurchschnittlichen Sozialleistungen.
- Flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit des Mobilen Arbeitens und Büroräumlichkeiten in unmittelbarer Nähe zum Hauptbahnhof.
Über uns
Im Amt für Baubewilligungen (AfB) arbeiten wir heute am Zürich von morgen. Unsere Aufgabe ist es, Baugesuche, Gebäude und Anlagen hinsichtlich Baurecht und Sicherheit zu prüfen. Wir informieren, beraten, begutachten und vermitteln bereits vor der Eingabe eines Baugesuchs, führen das Bewilligungsverfahren bis zum Entscheid und überwachen die Ausführung der Bauarbeiten hinsichtlich der Bau- und Sicherheitsvorschriften.
Interessiert? Dann sende uns deine vollständigen Unterlagen via Bewerbungslink. Für weitere Auskünfte steht dir Roman Spieser, Leiter Human Resources Management, gerne zur Verfügung.
Direktions- & GL-Assistent*in Arbeitgeber: Stadt Zürich – Amt für Baubewilligungen
Kontaktperson:
Stadt Zürich – Amt für Baubewilligungen HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Direktions- & GL-Assistent*in
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, mit jemandem aus dem Team zu sprechen, nutze diese Chance. Frag nach den Herausforderungen und Zielen der Abteilung, um zu zeigen, dass du wirklich interessiert bist.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du dir überlegst, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Stelle passen. Mach dir Notizen zu konkreten Beispielen, die deine Qualifikationen unterstreichen.
✨Tipp Nummer 3
Zeige deine Begeisterung für die Unternehmenskultur! Das Amt für Baubewilligungen legt Wert auf eine serviceorientierte und teamfähige Persönlichkeit. Lass sie wissen, dass du gut ins Team passt und bereit bist, deinen Beitrag zu leisten.
✨Tipp Nummer 4
Nutze unsere Website für deine Bewerbung! Es ist der direkteste Weg, um sicherzustellen, dass deine Unterlagen die richtigen Leute erreichen. Und vergiss nicht, deine Fragen an Roman Spieser zu stellen – er hilft dir gerne weiter!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Direktions- & GL-Assistent*in
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir bei StudySmarter lieben Authentizität! Zeig in deinem Anschreiben, wer du wirklich bist und was dich motiviert. Das macht deine Bewerbung einzigartig und lässt dich aus der Masse herausstechen.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und übersichtlich ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So kann man schnell erkennen, warum du die perfekte Wahl für uns bist!
Pass auf die Details auf!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen gründlich zu überprüfen oder lass sie von jemand anderem gegenlesen. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen.
Nutze unsere Website!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt und du keine wichtigen Schritte im Bewerbungsprozess verpasst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadt Zürich – Amt für Baubewilligungen vorbereitest
✨Informiere dich über das Amt für Baubewilligungen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Aufgaben und Ziele des Amtes verschaffen. Schau dir aktuelle Projekte an und informiere dich über die Herausforderungen, die das Amt aktuell bewältigt. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigen, dass du wirklich interessiert bist.
✨Bereite Beispiele aus deiner Berufserfahrung vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten als Direktionsassistent*in unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, insbesondere in Bezug auf Protokollführung, Organisation von Workshops oder die Erstellung von Dokumenten. Das zeigt, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
✨Zeige deine Serviceorientierung
Da die Stelle eine serviceorientierte Persönlichkeit erfordert, solltest du im Interview betonen, wie wichtig dir die Unterstützung anderer ist. Teile Beispiele, wo du proaktiv auf die Bedürfnisse deines Teams eingegangen bist und wie du zur Verbesserung der Arbeitsabläufe beigetragen hast.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Du-Kultur und das Team zu erfahren. Frage, wie die Zusammenarbeit im Team aussieht und welche Werte im Amt für Baubewilligungen besonders geschätzt werden. Das zeigt dein Interesse an der Unternehmenskultur und hilft dir, herauszufinden, ob du gut ins Team passt.