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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Sekretariat und unterstütze die Schulorganisation.
- Arbeitgeber: Stadtverwaltung Cottbus/Chóśebuz mit einem familienfreundlichen Arbeitsumfeld.
- Mitarbeitervorteile: Tarifgerechte Bezahlung, 30 Tage Urlaub und flexible Arbeitszeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft von Schülern und arbeite in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute MS Office Kenntnisse.
- Andere Informationen: Karrierechancen und Fortbildungsmöglichkeiten in einem stabilen Umfeld.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Die kreisfreie Stadt Cottbus/Chóśebuz schreibt für den Fachbereich Schulen zwei Stellen als Schulsachbearbeiter/in (m/w/d). Folgende Ausschreibung gilt: zur schnellstmöglichen befristeten Besetzung mit 30 Stunden wöchentlich. Die Befristung erfolgt gemäß § 14 (1) Nr. 3 TzBfG.
Was erwartet Sie?
- Führung Sekretariat, Arbeitsorganisation
- Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
- Terminüberwachung
- Absicherung der Sprechzeiten, Ansprechpartner/in für Schüler/innen, Gästeempfang
- Schriftverkehr, Schreibarbeiten für die Schulleitung/Abteilungsleitung
- Aktenablage nach Plan
- Schüler/innen- und Lehrer/innen-Aushänge
- Annahme und Weiterleitung von Informationen und Telefonaten
- Erfassung und Weiterleitung von Arbeitsunfähigkeitsmeldungen und sonstigen Personalangelegenheiten an den Fachbereich Schulen sowie an das Staatliche Schulamt
- Erfassung des Bedarfs und Beschaffung von Büromaterial, Lern- und Lehrmitteln
- Vorbereitung Inventuren
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben zur Absicherung der Aufgaben als Schulträger
- Führung der Schüler/innenkartei, Unterstützung bei der Überwachung der Schulpflicht
- Annahme und Ausstellung von Bescheinigungen, Ausweisen und Anträgen
- Erfassung und Weiterleitung von Unfällen und Vorkommnissen
- Unterstützung bei der gesundheitlichen Betreuung der Schüler/innen bei Unfällen
- Verwaltung und Archivierung von Unterlagen, Prüfungslisten und -arbeiten, Zeugniskopien
- Führung Statistik
- Zuarbeit zu Schulkostenbeiträgen nach § 116 Brandenburgisches Schulgesetz (BbgSchulG)
- Haushaltsdurchführung und -überwachung
- Bearbeitung von Belegen und Rechnungen
- Überwachung der Produkt- und Sachkonten
- Vorbereitung zur Haushaltsplanung
- Organisation und Überwachung von Aufnahme-/Bewerberverfahren
- Vorbereitung und Unterstützung von Bildung und Teilhabe (BuT)-Angelegenheiten
- Information und Erläuterung
- Annahme, Registratur und Weiterleitung an den Fachbereich Soziales
- Führung und Überwachung des Schulkontos
Was bieten wir Ihnen?
- Bezahlung nach Tarifvertrag - Entgeltgruppe 6 TVöD (mittlerer Dienst)
- Zusatzversicherung für Arbeitnehmer/innen im öffentlichen Dienst (Betriebsrente)
- eine zusätzliche leistungsorientierte Bezahlung nach § 18 TVöD
- Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen
- 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
- Gewährung eines kostenfreien Jobtickets oder eines Deutschlandticket-Job (mit Eigenanteil)
- ein Betriebliches Gesundheitsmanagement
- stellenbezogene Fortbildungsmöglichkeiten
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeiten
- Möglichkeit der Vereinbarung von Teilzeit
Wen suchen wir?
- abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) bzw. abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung + AI-Lehrgang
Wir erwarten von Ihnen:
- einen versierten Umgang mit MS Office
- Konzeptionelles Denkvermögen, analytische und Problemlösefähigkeit
- Team-, Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit sowie sehr hohe soziale Kompetenz
- Durchsetzungsfähigkeit
- eigenständige, verantwortungsvolle, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise
- hohe Belastbarkeit und die Fähigkeit zur Bewältigung von Stresssituationen
- Bestehen des mehrstufigen Auswahlverfahrens
- Berufserfahrung im Bereich Schulsachbearbeitung
Die Stelle ist geeignet für schwerbehinderte bzw. gleichgestellte behinderte Menschen. Bewerbungen per Post sollten die Unterlagen vollständig enthalten; Versandkosten werden nicht übernommen. Zu den Bewerbungsunterlagen gehören: tabellarischer Lebenslauf, geeignete Nachweise der formalen Anforderungen (Abschlusszeugnisse, Fortbildungszertifikate), Arbeitszeugnisse, Arbeitsplatz- bzw. Tätigkeitsbeschreibungen. Ihre Bewerbung senden Sie bitte mit dem Betreff „Schulsachbearbeiter/in (m/w/d)“ bis zum online unter oder per Post an: Stadtverwaltung Cottbus/Chóśebuz Servicebereich Personalmanagement Neumarkt 50 3046 Cottbus/Chóśebuz.
Schulsachbearbeiter/in (m/w/d) Arbeitgeber: Stadtverwaltung Cottbus
Kontaktperson:
Stadtverwaltung Cottbus HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Schulsachbearbeiter/in (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Schulsachbearbeiter/in interessierst, zögere nicht, direkt bei der Stadtverwaltung Cottbus/Chóśebuz nachzufragen. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zur Position oder zum Auswahlprozess.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die im öffentlichen Dienst arbeiten oder Erfahrungen in der Schulsachbearbeitung haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Stadt Cottbus/Chóśebuz und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten und Qualifikationen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das macht es einfacher für uns, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass du alle erforderlichen Unterlagen einreichst und keine Fristen verpasst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Schulsachbearbeiter/in (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du dich für die Stelle als Schulsachbearbeiter/in interessierst. Das macht deine Bewerbung einzigartig und hebt dich von anderen ab.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbungsunterlagen gut strukturiert sind. Ein klarer Lebenslauf und ein übersichtliches Anschreiben helfen uns, schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu bekommen. Denk daran: weniger ist manchmal mehr!
Beweise deine Fähigkeiten!: Nutze konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, um deine Fähigkeiten zu untermauern. Zeig uns, wie du mit MS Office umgehst oder wie du in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahrst. Das gibt uns ein besseres Bild von dir!
Bewirb dich online!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alle Unterlagen schnell und unkompliziert bei uns ankommen. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle geforderten Informationen bereitstellst!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadtverwaltung Cottbus vorbereitest
✨Informiere dich über die Schule
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir Informationen über die Lutki-Grundschule Sielow und die Spreeschule einholen. Schau dir die Schulkonzepte an und überlege, wie deine Fähigkeiten zur Unterstützung der Schüler/innen und Lehrer/innen beitragen können.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder deine Teamarbeit unter Beweis gestellt hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Stelle als Schulsachbearbeiter/in zu verdeutlichen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kontakt mit Schüler/innen, Lehrern und anderen Mitarbeitern erfordert, ist es wichtig, dass du während des Interviews deine Kommunikationsfähigkeiten zeigst. Übe, klar und freundlich zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine soziale Kompetenz testen.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews kannst du nach dem weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.