Assistent*in der Dezernatsleitung Dezernat I "Bildung und digitale Verwaltung" (m/w/d/k.A.)- Bewerben über Stepstone

Bei der Stadt Königs Wusterhausen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als Assistent*in der Dezernatsleitung Dezernat I „Bildung und digitale Verwaltung“ zu besetzen. Das Arbeitsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA). In das Dezernat I „Bildung und digitale Verwaltung“ sind das Amt Verwaltungsmanagement mit den Sachgebieten Allgemeine Verwaltung/ Büro SVV, Personalmanagement, IT/ Digitalisierung, Vergabe- und Vertragsmanagement, Organisationsmanagement sowie das Amt Bildung und Jugend mit den Sachgebieten Schulverwaltung, Jugend und Sport, Kindertagesstätten und unsere Stadtbibliothek eingeordnet.

Aufgaben:

• Projektmanagementoffice (PMO) für die Stabsstelle Digitale Verwaltung: Operative Projektsteuerung für den Dezernenten, Durchführung von Beschaffungsvorgängen für die Stabsstelle, Aufbau und Pflege eines zentralen Projektportfolios, Koordinierung der Zusammenarbeit der relevanten Sachgebiete und fachliche Begleitung von Digitalisierungsvorhaben im Dezernat.
• Administrative und operative Unterstützung der Dezernatsleitung insbesondere das Büro- und Terminmanagement, die Reiseplanung von Dienstreisen und Außerhausveranstaltungen, die Organisation von Dienstberatungen, Veranstaltungen und Besprechungen und Erledigung der Korrespondenz mit Bearbeitung und Koordination des Postein- und Ausganges.
• Fachliche Begleitung des Dezernenten: Koordination und Monitoring des Dezernatshaushalts inklusive Fristenüberwachung, Kontrolle der Mittelverwendung und Berichterstattung an den Dezernenten, Mitwirkung bei der Erstellung von Vorlagen für die Stadtverordnetenversammlung und die Fachausschüsse, inhaltliche Vorbereitung von Terminen des Dezernenten durch Erstellung von Gesprächsleitfäden, Hintergrundnotizen und Briefing-Unterlagen.
• Teilnahme an Besprechungen und Sitzungen der Dezernatsleitung oder anderer relevanter Gremien sowie externer Termine und entsprechender Protokollierung sowie Nachverfolgung der vereinbarten Maßnahmen.
• Überwachung der Umsetzung von Beschlüssen der Stadtverordnetenversammlung und der Ausschüsse im Zuständigkeitsbereich des Dezernats.
• Prüfung von Finanzierungsanfragen der Sachgebiete, vorhandener Haushaltsmittel und Identifizierung möglicher Finanzierungsquellen.
• Vollumfängliche Vertretung der Assistenz der Bürgermeisterin bei Abwesenheit.

Profil:

• Eine erfolgreich abgeschlossene Verwaltungsausbildung z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r beziehungsweise Angestelltenlehrgang I alternativ eine kaufmännische Ausbildung im Büromanagement mit einschlägiger Praxiserfahrung.
• Mehrjährige praktische Berufserfahrung in einem anspruchsvollen Assistenzbereich oder Sekretariat bevorzugt im Umfeld von Leitungsfunktionen in einer Kommunalverwaltung.
• Kenntnisse in der Verwaltung öffentlicher Mittel insbesondere in der Haushaltsplanung und Mittelüberwachung sowie der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften des Aufgabenbereiches (DSGVO, KomHKV, VwVfG Brandenburg).
• Wünschenswert sind Erfahrung im Bereich digitale Verwaltung, Projektmanagement (IT) und Digitalisierungsvorhaben im öffentlichen Sektor.
• Sichere EDV-Kenntnisse in der Standardsoftware MS-Office.
• Sehr gute Deutschkenntnisse.
• Ausgeprägtes Kommunikationsvermögen mit sehr guter Ausdrucksfähigkeit mündlich und schriftlich.
• Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten und ergebnisorientierten Arbeiten.
• Serviceorientiertes und repräsentatives Auftreten sowie sehr gute organisatorische Fähigkeiten.

Wir bieten:

• Eine zukunftssichere Beschäftigung in unbefristeter Anstellung.
• Eine Beschäftigung in Vollzeit, die Wochenarbeitszeit beträgt dann 39 Stunden, mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit des Freizeitausgleiches.
• Die Eingruppierung in der Entgeltgruppe E 9a (3.658€ - 4.979€) bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen, bei unmittelbarem Wechsel aus dem öffentlichen Dienst kann die erworbene Stufe ganz oder teilweise berücksichtigt werden.
• Eine regionale Prepaid-Sachbezugskarte mit monatlicher Aufladung.
• Betriebliche Altersvorsorge, Vermögenswirksame Leistungen.
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position, mit einem vielfältigen Aufgabengebiet im Herzen von Königs Wusterhausen.
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit des mobilen Arbeitens.
• Eine umfassende Einarbeitung in die neuen Aufgaben.
• Individuelle und vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten.
• Gesundheitsangebote unseres Kooperationspartners sowie die arbeitsmedizinische Betreuung durch unseren Betriebsarzt.
• Leistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes unter anderem: 30 Tage Erholungsurlaub, ab 2027 ein zusätzlicher Tag und bezahlte Freistellung am 24. und 31.12., Jahressonderzahlung - Zeit-statt-Geld-Wahlmodell - Umwandlung der Sonderzahlung in bis zu drei zusätzliche Urlaubstage, Zusatzversorgung, leistungsorientierte Bezahlung.

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