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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verantwortung für Schulverwaltung, Kommunikation und Organisation von Veranstaltungen.
- Arbeitgeber: Erich-Kästner-Schule mit einem engagierten Team.
- Mitarbeitervorteile: Krisensicherer Arbeitsplatz, flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Andere Informationen: Vielfalt wird geschätzt, und wir freuen uns über Bewerbungen aller Hintergründe.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Schüler*innen und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute MS-Office-Kenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 40000 € pro Jahr.
Entgeltgruppe E 6 TVöD | 22 Wochenstunden | unbefristet/befristet (Ausschreibungs-ID 2310) – Im Dezernat Bildung, Jugend, Familie und Sport, Abteilung Schulverwaltung, ist im Bereich Schulen die Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. Die Position umfasst einen unbefristeten Anteil von 18 Wochenstunden und einen bis zum befristeten Anteil von 4 Wochenstunden.
Verantwortlichkeiten
- Führen von Telefonaten mit Behörden, Eltern, Schülern, Firmen und Institutionen sowie Weitergabe von Informationen
- Schriftverkehr und Bearbeitung bei Schulwechsel
- Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
- Bearbeitung von Unfallmeldungen (Unfallkasse Rheinland‑Pfälz)
- Mitwirkung bei der Anmeldung neuer Schüler*innen und Datenerfassung in diversen Portalen
- Erstellen von Schulbescheinigungen
- Terminplanung und Überwachung (nicht Stundenplan)
- Auskünfte an Eltern, Beratung, Terminvereinbarung, Hilfestellung bei Anträgen
- Überwachung der Schulpflicht, Meldung der unentschuldigten Schulversäumnisse für Ordnungswidrigkeitsverfahren
- Erstellung von Informationsmaterial (intern und extern; Elternbrief, Schülerinfos, etc.)
- Organisation von Arbeitsgruppen, schulischen Veranstaltungen, Schülerbeförderung
- Bearbeitung von Rechnungen in Zusammenarbeit mit der Rechnungstelle der Verwaltung
- Bestellung sämtlicher Verbrauchs- und Lehrmittel für die Schule unter Berücksichtigung der Vergabeordnung
- Pflege des Schulverwaltungsprogramms (edoo.sys RLP) und des Lernmittelfreiheits‑Portals (LMF‑Portal) sowie Bearbeitung von Schulstatistiken
Qualifikationen
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-mann, Fachangestellte/-mann für Arbeitsmarktdienstleistung, Justizfachangestellte/-mann, Rechtsanwalts‑ bzw. Notarfachangestellte/-mann, Sozialversicherungsangestellte/-mann oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit mindestens drei Jahren Mindestdauer und entsprechender Tätigkeit
- Gute Allgemeinbildung und Umgangsformen
- Organisations- und Teamfähigkeit
- Kontaktfreudigkeit und kooperatives Handeln
- Erfahrung im Umgang mit Konfliktsituationen sowie Vertrautheit mit Lösungsstrategien
- Gewandtheit in Rechtschreibung und Zeichensetzung
- Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten bzw. Dienst außerhalb der gewöhnlichen Arbeitszeit hinaus
- Gender‑ und Diversitätssensibilität
- Bereitschaft zur Fortbildung und Supervision
- Gute MS‑Office‑Kenntnisse
- Handeln und Verhalten nach den Leitlinien der Zusammenarbeit als selbstverständlich
Angebot
- Einen krisensicheren Arbeitsplatz
- Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeit
- Gute Verkehrsanbindung
- Ein durch die Stadt gefördertes Jobticket
- Die Möglichkeit zur beruflichen Entwicklung
- Qualifizierte Weiterbildungsmöglichkeiten
- Jobbike (Fahrradleasing)
- Sonderkonditionen in kooperierenden Fitnessstudios
- Attraktive Zusatzleistungen, z. B. Jahressonderzahlung, arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge, Leistungszulage, Vermögenswirksame Leistungen
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen und Zertifikaten bis spätestens direkt über unser Bewerbungsportal. Vielfalt ist uns sehr wichtig! Wir freuen uns deshalb über jede Bewerbung unabhängig von ethnischer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte sowie gleichgestellte Bewerber*innen werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.
Fachliche Fragen beantwortet Ihnen sehr gerne Frau Karl unter der Telefonnummer 0621/504‑3536 und Personalfragen werden von Frau van Loosen, Telefonnummer 0621/504‑2512 beantwortet.
Sachbearbeitung Sekretariat Erich-Kästner-Schule (m/w/d) Arbeitgeber: Stadtverwaltung Ludwigshafen
Kontaktperson:
Stadtverwaltung Ludwigshafen HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeitung Sekretariat Erich-Kästner-Schule (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit der Schulverwaltung zu tun haben. So kannst du direkt mit den Verantwortlichen ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen über die Stelle. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Positionen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Erich-Kästner-Schule und ihre Werte. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Stelle passen und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unser Bewerbungsportal! Das macht es für uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und erhöht deine Chancen, schnell eine Rückmeldung zu bekommen. Lass uns wissen, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeitung Sekretariat Erich-Kästner-Schule (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich: Zeig uns, warum du genau die richtige Person für die Stelle bist! Erzähl uns von deinen Erfahrungen und wie sie zu den Anforderungen der Position passen. Ein persönlicher Touch macht dein Anschreiben einzigartig.
Lebenslauf auf Vordermann bringen: Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und übersichtlich ist. Hebe relevante Erfahrungen und Qualifikationen hervor, die zur Stelle passen. Wir lieben es, wenn du deine Stärken zeigst!
Zeugnisse und Zertifikate nicht vergessen: Stell sicher, dass du alle relevanten Zeugnisse und Zertifikate beilegst. Diese Dokumente geben uns einen guten Überblick über deine Qualifikationen und bisherigen Leistungen. Zeig uns, was du drauf hast!
Bewerbung über unser Portal: Vergiss nicht, deine Bewerbung direkt über unser Bewerbungsportal einzureichen. So können wir alles schnell und unkompliziert bearbeiten. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadtverwaltung Ludwigshafen vorbereitest
✨Informiere dich über die Erich-Kästner-Schule
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Erich-Kästner-Schule verschaffen. Schau dir die Webseite an, informiere dich über die Schulphilosophie und aktuelle Projekte. So kannst du im Gespräch gezielt auf die Werte und Ziele der Schule eingehen.
✨Bereite Beispiele für deine Erfahrungen vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Verwaltung und im Umgang mit Menschen zeigen. Bereite Beispiele vor, die deine Organisationsfähigkeit, Teamarbeit und Konfliktlösungsstrategien verdeutlichen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel telefonischen Kontakt und Schriftverkehr umfasst, ist es wichtig, dass du deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellst. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Informationsweitergabe betreffen.
✨Frage nach Weiterbildungsmöglichkeiten
Da die Stelle auch die Bereitschaft zur Fortbildung erfordert, zeige dein Interesse an persönlicher und beruflicher Entwicklung. Frage im Interview nach den angebotenen Weiterbildungsmöglichkeiten und wie die Schule ihre Mitarbeiter unterstützt, um sich weiterzuentwickeln.