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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Be the first contact for citizens and manage the mayor's office organization.
- Arbeitgeber: Join the friendly team at Oelsnitz/Erzgeb. city administration.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, a competitive salary, and great team development opportunities.
- Warum dieser Job: Make a real impact in your community while gaining valuable administrative experience.
- Gewünschte Qualifikationen: You need a completed training in public administration or office management with relevant experience.
- Andere Informationen: This is a temporary full-time position with potential for extension.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Sachbearbeiter/in im Sekretariat des Bürgermeisters / Sitzungsdienst (m/w/d)
Die Stadtverwaltung Oelsnitz/Erzgeb. sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Sachbearbeiter im Sekretariat des Bürgermeisters / Sitzungsdienst (m/w/d) .
Ihre Aufgaben:
- Repräsentation der Stadtverwaltung und des Bürgermeisters als erster Kontakt für Anliegen von Bürgern, Unternehmern und Mitarbeitern.
- Management der Büroorganisation für den Bereich Bürgermeister und Organisation des Vorzimmers.
- Bearbeitung des Posteinganges- und -ausganges.
- Mitwirkung bei der Einführung und Implementierung des digitalen Postworkflows.
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefongesprächen.
- Telefonische und persönliche Gesprächs- und Verhandlungsführung.
- Koordination und Kontrolle von Aufgaben sowie Terminen für den Bürgermeister.
- Unterstützung und Entlastung des Bürgermeisters von allgemeiner Büro- und Routinearbeit (Zusammenstellung von Unterlagen, Unterschriftsdurchläufe, Druckaufträge etc.).
- Informationsabforderung, -aufbereitung und –weitergabe.
- Vor- und Nachbereitung von Terminen, Arbeitsbesprechungen oder Sitzungen des Bürgermeisters.
- Aufbereitung und Weitergabe dienstlicher Informationen an die jeweilig zuständigen Empfänger, Nutzung der aktuellsten Bürokommunikationsmedien.
- Schriftgutverwaltung und Ablage im Bereich Bürgermeister.
- Besucherempfang und Gästebewirtung.
- Unterstützung des Bürgermeisters bei öffentlichen Veranstaltungen (Geburtstag des Monats, Weihnachtsfeier etc.).
- Bearbeitung und Koordination von Gratulations- und Kondolenzangelegenheiten.
- Verwaltung der Dienstfahrzeuge.
- Budgetverwaltung des Bürgermeisters.
- Organisatorische Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen des Stadtrates sowie dessen Ausschüsse mit Protokollführung.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Berufsausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten oder als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement mit Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung.
- Berufserfahrung im Bereich Sekretariat mit Protokoll- und Sitzungsdienst.
- Sicherer Umgang mit MS Office Standardanwendungen sowie Affinität zur Anwendung von Fachprogrammen.
- Belastbarkeit, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Verschwiegenheit.
- Selbstsicheres, verbindliches und freundliches Auftreten.
- Gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten.
- Englischkenntnisse in Wort und Schrift wünschenswert.
- Selbständiges Arbeiten und gute Eigenorganisation.
- Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen und Veranstaltungen.
- Vorhandener Führerschein der Klasse B.
Unser Angebot:
- Vorerst befristete Vollzeitstelle (39 Wochenstunden) bis zum 31.08.2026 nach sechsmonatiger Probezeit in einem sympathischen, motivierten und aufgeschlossenen Team.
- Option der Weiterbeschäftigung danach nicht ausgeschlossen.
- Die Vergütung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA), in der Entgeltgruppe 6 (bei Vorliegen der Voraussetzungen).
- Individuelle Einarbeitung.
- Gewährung einer Jahressonderzahlung nach Maßgabe der tarifvertraglichen Vorschriften.
- Flexible Arbeitszeiten (unter Berücksichtigung dienstlicher Belange) für eine ausgeglichene „Work-Life-Balance“.
- Betriebliche Altersversorgung.
- Betriebliches Gesundheitsmanagement und aktive Maßnahmen der Teamentwicklung.
Die zu besetzende Stelle ist in gleicher Weise für Frauen, Männer und Divers geeignet. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bevorzugt berücksichtigt. Der Bewerbung ist ein Nachweis der Schwerbehinderung oder Gleichstellung beizufügen. Es wird darauf hingewiesen, dass Sie mit Ihrer Bewerbung gleichzeitig Ihr Einverständnis zur elektronischen Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten für Zwecke des Auswahlverfahrens bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens erteilen. Das schließt auch die Weitergabe der personenbezogenen Daten auf Grundlage der Beteiligungsrechte an den Personalrat und die Gleichstellungs- und Frauenbeauftragte ein. Nach der Datenschutzgrundverordnung steht Ihnen ein Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zu.
Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 16.02.2025 an:
Stadtverwaltung Oelsnitz/Erzgeb.
Bürgermeister Herrn Thomas Lein -persönlich-
Rathausplatz 1
09376 Oelsnitz/Erzgeb.
#J-18808-Ljbffr
Sachbearbeiter/in im Sekretariat des Bürgermeisters / Sitzungsdienst (m/w/d) Arbeitgeber: Stadtverwaltung Oelsnitz/Erzgeb.
Kontaktperson:
Stadtverwaltung Oelsnitz/Erzgeb. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeiter/in im Sekretariat des Bürgermeisters / Sitzungsdienst (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Stadt Oelsnitz/Erzgeb. und ihre aktuellen Projekte. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein echtes Interesse an der Stadtverwaltung hast und bereit bist, aktiv zur Verbesserung beizutragen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf typische Fragen vor, die im Sekretariat des Bürgermeisters auftreten könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk! Vielleicht kennst du jemanden, der bereits in der öffentlichen Verwaltung arbeitet oder sogar bei der Stadtverwaltung Oelsnitz/Erzgeb. tätig ist. Ein persönlicher Kontakt kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Flexibilität und Belastbarkeit zu demonstrieren. In einem Sekretariat gibt es oft unerwartete Herausforderungen. Zeige, dass du auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahren kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeiter/in im Sekretariat des Bürgermeisters / Sitzungsdienst (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Recherchiere die Stadtverwaltung Oelsnitz/Erzgeb.: Informiere dich über die Stadtverwaltung und ihre Aufgaben. Verstehe die Rolle des Bürgermeisters und die Bedeutung des Sekretariats, um deine Motivation in der Bewerbung klar darzustellen.
Bereite deine Unterlagen vor: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben und Nachweise über deine Berufsausbildung sowie relevante Berufserfahrung. Achte darauf, dass dein Lebenslauf übersichtlich und aktuell ist.
Verfasse ein überzeugendes Anschreiben: In deinem Anschreiben solltest du deine Erfahrungen im Sekretariat und deine Fähigkeiten in der Büroorganisation hervorheben. Betone deine Kommunikationsfähigkeiten und deine Bereitschaft zur Unterstützung des Bürgermeisters bei verschiedenen Aufgaben.
Überprüfe deine Bewerbung: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe sie auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Achte darauf, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadtverwaltung Oelsnitz/Erzgeb. vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet
Informiere dich über die Stadtverwaltung Oelsnitz/Erzgeb. und die Aufgaben des Bürgermeisters. Zeige, dass du die Struktur und die aktuellen Themen der Verwaltung verstehst.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position viel Kontakt mit Bürgern und Mitarbeitern erfordert, solltest du während des Interviews deine Fähigkeit zur klaren und freundlichen Kommunikation unter Beweis stellen. Übe, wie du Informationen effektiv weitergibst.
✨Betone deine organisatorischen Fähigkeiten
Die Rolle erfordert eine gute Organisation von Terminen und Aufgaben. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich organisiert hast, um den Bürgermeister zu unterstützen.
✨Zeige deine Belastbarkeit
In einem Sekretariat kann es stressig werden. Teile Erfahrungen, in denen du unter Druck ruhig und effizient gearbeitet hast, um deine Belastbarkeit zu demonstrieren.
