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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Werde Teil des Hoch- und Tiefbauamts und übernehme Sekretariatsaufgaben.
- Arbeitgeber: Die Stadt Prenzlau sucht engagierte Mitarbeiter für die Stadt- und Ortsteilentwicklung.
- Mitarbeitervorteile: Sichere Anstellung nach TVöD mit fairer Bezahlung und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Infrastruktur deiner Stadt und arbeite in einem freundlichen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büro- oder Verwaltungsbereich und MS-Office-Kenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungen bis zum 19.01.2025 einreichen, auch von Schwerbehinderten willkommen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Es ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt im „Hoch- und Tiefbauamt“ zunächst befristet bis zum 31.12.2025 die Vollzeitstelle „Sekretärin/Sekretär“ (m/w/d) zu besetzen.
Dem Bauamt sind außer den originären Teilbereichen Hoch- und Tiefbau, die Städtischen Friedhöfe sowie die Bewirtschaftung der Straßenbeleuchtung zugeordnet. Neben den neun Beschäftigten im Bauamt sind weitere acht im Sachgebiet „Stadt- und Ortsteilentwicklung“ tätig.
Zu den Arbeitsaufgaben zählen vordergründig:
- Wahrnehmung von Sekretariatsaufgaben für das Amt „Hoch- und Tiefbauamt“
- Abwicklung von Telefon- und Postverkehr
- Kopierarbeiten, Archivierungs- und Ablagetätigkeiten
- Bearbeitung von Arbeits- sowie Urlaubsmeldungen für die Mitarbeiter/innen des Sachgebiets 61 und des Amtes 65
- Bestellen und Verwalten von Büromaterial
- Organisatorische Vorbereitung von Dienstreisen
- Terminmanagement für die Amtsleitung
- Drucksachen des Sachgebiets 61 sowie des Amtes 65 nach Vorgabe
- Haushalterische Bearbeitung von Belangen für den Amtsbereich 65
- Amtsinterne Schreibdienste (z. B. Aufträge, Rechnungen etc.)
- Protokollierung von Beratungen sowie bei Bedarf von Submissionen
- Vergabe von Hausnummern
- Vergabe der Grabstellen in Abstimmung mit den Angehörigen auf der Waldruhestätte (inkl. Einmessung)
- Vertretung des/der “SB Friedhofsverwaltung“:
- Abdecken der Sprechzeiten
- Grabstellenvergabe
- Unterhaltungsarbeiten gegenüber dem Dienstleister beauftragen
- Aktualisierung des Trauerhallenaushangs
Was sollten Sie als Mindestanforderungen mitbringen?
- Abgeschlossene Ausbildung in einem Büro-, Verwaltungsberuf (z. B. Bürokauffrau/-mann, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r)
- Routinierter Umgang mit MS-Office-Produkten (mindestens Word und Excel)
- Ausgeprägte Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit
- Diskrete, verschwiegene Persönlichkeit
- Eigenverantwortliche, strukturierte Arbeitsweise
- Freundliches, selbstsicheres, pietätvolles Auftreten
- Gutes Kommunikationsvermögen in deutscher Sprache in Wort und Schrift
Wünschenswert sind:
- Praxiserfahrung bzgl. der Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem
Arbeitszeit: Vollzeit
Entgelt: Die Stelle ist gemäß TVöD mit der Entgeltgruppe 5 bewertet.
Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerben Sie sich bitte bis zum 19.01.2025 bei der Stadt Prenzlau, Personalwesen, Am Steintor 4, 17291 Prenzlau oder per E-Mail an (PDF-Format mit max. 20 MB).
#J-18808-Ljbffr
„Sekretärin/Sekretär“ (m/w/d) Arbeitgeber: Stadtverwaltung Prenzlau
Kontaktperson:
Stadtverwaltung Prenzlau HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: „Sekretärin/Sekretär“ (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben des Hoch- und Tiefbauamts. Wenn du in deinem Gespräch zeigst, dass du die Abläufe und Herausforderungen des Amtes verstehst, hinterlässt das einen positiven Eindruck.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen mit MS-Office-Produkten zu demonstrieren. Vielleicht kannst du Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit nennen, wo du diese Programme effektiv eingesetzt hast.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten, indem du während des Gesprächs klar und strukturiert sprichst. Das ist besonders wichtig, da du in dieser Position viel Kontakt mit verschiedenen Personen haben wirst.
✨Tip Nummer 4
Falls du Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen hast, erwähne dies unbedingt. Es könnte ein entscheidender Vorteil sein, der dich von anderen Bewerbern abhebt.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: „Sekretärin/Sekretär“ (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Position als Sekretärin/Sekretär im Hoch- und Tiefbauamt wichtig sind.
Anschreiben individuell gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle darlegst. Betone deine Erfahrungen im Büro- und Verwaltungsbereich sowie deine Fähigkeiten im Umgang mit MS-Office-Produkten.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Hebe relevante Erfahrungen und Qualifikationen hervor, die dich für die Position qualifizieren, insbesondere deine Sorgfalt und dein Kommunikationsvermögen.
Bewerbung fristgerecht einreichen: Achte darauf, deine Bewerbung bis zum 19.01.2025 einzureichen. Stelle sicher, dass alle Dokumente im PDF-Format vorliegen und die maximale Größe von 20 MB nicht überschreiten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stadtverwaltung Prenzlau vorbereitest
✨Bereite dich auf die Sekretariatsaufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Sekretariatsaufgaben, die im Hoch- und Tiefbauamt anfallen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du ähnliche Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Zeige deine MS-Office-Kenntnisse
Da ein routinierter Umgang mit MS-Office-Produkten gefordert ist, solltest du während des Interviews konkrete Beispiele nennen, wie du Word und Excel in der Vergangenheit verwendet hast. Vielleicht kannst du auch eine kleine Demonstration deiner Fähigkeiten anbieten.
✨Betone deine Kommunikationsfähigkeiten
Gutes Kommunikationsvermögen in deutscher Sprache ist wichtig. Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit Kollegen und Vorgesetzten kommuniziert hast. Zeige, dass du sowohl schriftlich als auch mündlich klar und präzise kommunizieren kannst.
✨Sei bereit für Fragen zur Diskretion
Da eine diskrete und verschwiegene Persönlichkeit gewünscht ist, sei darauf vorbereitet, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur Vertraulichkeit betreffen. Überlege dir Beispiele, in denen du sensible Informationen behandelt hast.
