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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Amtsleitung bei administrativen und operativen Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.
- Arbeitgeber: Die StädteRegion Aachen ist ein innovativer Gemeindeverband, der über 563.000 Menschen betreut.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, ein motiviertes Team und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft der StädteRegion Aachen und erlebe abwechslungsreiche Herausforderungen in einem unterstützenden Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung erforderlich.
- Andere Informationen: Wir fördern aktiv die Gleichstellung und begrüßen Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
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zu uns…
…und wage Deinen
Sprung in die Zukunft
Bewirb Dich jetzt als
Assistenz der Amtsleitung
im A 43/ Bildungsbüro und starte zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Du willst bedeutungsvolle Aufgaben leisten und die Zukunft der StädteRegion Aachen gemeinsam mit über 2.500 Mitarbeitenden gestalten?
EG 8 TVöD bzw. A 7/A 8 LBesG NRW
Teilzeit (19,5 Stunden)
Aachen
Bewerbungsschluss: 16.06.2024
Deine Aufgaben
- Unterstützung der Amtsleitung bei administrativen und operativen Aufgaben. Dazu gehören die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen, Terminverfolgung und Wiedervorlage, allgemeine Schreibarbeiten, Protokollführung und Telefondienst.
- Führen des verwaltungsinternen Schriftverkehrs sowie der damit zusammenhängenden Abstimmungen z. B. Erstellung von Vermerken, Mitteilungen und Dokumentation von hausinternen Absprachen.
- Organisatorische Tätigkeiten im Bereich des Veranstaltungs- und Projektmanagements und Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen.
- Pflege von Verwaltungsvorlagen für politische Gremien und Überwachung der Umläufe (ALLRIS).
- Pflege von digitalen Datenbanken, Portalen und Webauftritt (Adressdatenbank cobra cmr, Bürgerinformationssystem, Content Management System Typo3, Taskcard etc.).
- Allgemeine Postsachbearbeitung, Sachbearbeitung im Bereich der finanztechnischen Haushaltsführung, Organisation von Dienstreisen und Dienstreiseabrechnungen.
Unsere Anforderungen
- Abgeschlossener Vorbereitungsdienst der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt oder abgeschlossene Ausbildung zur_zum Verwaltungsfachangestellten bzw. abgeschlossener Verwaltungslehrgang I oder abgeschlossene Ausbildung zur_zum Bürokauffrau/Kaufmann für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst in NRW.
- Alternativ können Bewerber_innen zugelassen werden, die über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren (vorzugsweise Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/Kaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Marketingkommunikation, Veranstaltungskauffrau/ Veranstaltungskaufmann) und über mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit verfügen und bereit sind, sich in eine neue Rechtsmaterie einzuarbeiten und den verpflichtenden Verwaltungslehrgang I zu absolvieren.
- Hohes Engagement und Verantwortungsbewusstsein.
- Fähigkeit, strukturiert und organisiert zu arbeiten, sehr gute Auffassungsgabe und gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift.
- Freude am Umgang mit Menschen, interkulturelle Kompetenz und Teamfähigkeit.
- Flexibilität und Belastbarkeit.
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Office-Programmen, Freude am Arbeiten mit digitalen Lösungen.
Infos zur Stelle
Sind Sie bereit für eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Herausforderung? Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit für die Assistenz der Amtsleitung im Bildungsbüro, die mit Freundlichkeit, Organisationstalent und einer Prise Gelassenheit auch in stressigen Momenten glänzt. Wenn Sie Freude daran haben, täglich neue Herausforderungen zu meistern und auch bei vielen Aufgaben oder kurzfristigen Änderungen den Überblick behalten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Ihre Aufgaben sind vielfältig und spannend. Sie unterstützen die Amtsleitung bei administrativen und operativen Aufgaben. Dabei kommunizieren Sie mit internen und externen Partner_innen, treffen eigenverantwortlich Vorbereitungen und behalten Fristen stets im Blick. Als zentrale Ansprechperson sorgen Sie für einen reibungslosen Informationsfluss – intern wie extern. Dabei arbeiten Sie in einem motivierten und kollegialen Team, das Sie unterstützt und wertschätzt.
Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit sollte sich auf 4 Tage die Woche verteilen.
Rückfragen bitte unter Angabe der folgenden Kennung: A 43 – 256 .
Du hast Fragen?
Wir sind daran interessiert, Dich kennenzulernen! Also melde Dich gerne bei uns!
Warum wir genau richtig sind?
Du willst Benefits?
Hier bekommst Du sie!
Weil Du esuns wert bist!
Die StädteRegion Aachen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden.
Sie strebt an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßt deshalb Bewerbungen von Personen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Im Interesse der Frauenförderung werden Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt. Menschen mit Behinderung werden ebenfalls gebeten, sich zu bewerben.
Über uns
Fakten
Die StädteRegion Aachen ist ein innovativer Gemeindeverband im Dreiländereck Belgien, Niederlande und Deutschland. Zehn Städte und Gemeinden haben ihre regional bedeutsamen Aufgaben in dieser leistungsorientierten und mitarbeiterfreundlichen Verwaltung gebündelt. Wir kümmern uns um das Wohl von insgesamt etwa 563.000 Menschen.
Keine leichte Aufgabe, aber wir haben eine klare Mission: Unsere Region lebenswerter, sozial gerechter und zukunftssicherer zu machen.
Du hast Fragen?
Wir sind daran interessiert, Dich kennenzulernen!Also melde Dich gerne bei uns!
Zum Aufgabengebiet
Nadejda Pondeva
Amtsleitung
Tel.: 0241 5198 – 4318
Zum Recruitingprozess
Larissa Zdunek
Personalsachbearbeitung
Tel.: 0241 5198 – 2194
Barbara van Rey
Stv. Amtsleitung
Tel.: 0241 5198 – 4309
#J-18808-Ljbffr
Assistenz der Amtsleitung Arbeitgeber: Städteregionsrat der StädteRegion Aachen
Kontaktperson:
Städteregionsrat der StädteRegion Aachen HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Amtsleitung
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die bereits im öffentlichen Dienst arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Arbeitsweise und die Anforderungen der Stelle geben.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die StädteRegion Aachen und ihre aktuellen Projekte. Zeige in deinem Gespräch, dass du ein echtes Interesse an der Region und ihren Herausforderungen hast. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Assistenzposition gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine digitale Affinität! Informiere dich über die verwendeten Programme wie Typo3 oder cobra cmr und mache dich mit deren Funktionen vertraut. Das zeigt, dass du bereit bist, dich in neue Systeme einzuarbeiten.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Amtsleitung
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Motivation klar: Beginne dein Bewerbungsschreiben mit einer klaren und überzeugenden Darstellung deiner Motivation für die Position als Assistenz der Amtsleitung. Erkläre, warum du dich für diese Stelle interessierst und was dich an der Arbeit im Bildungsbüro reizt.
Hebe relevante Erfahrungen hervor: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine relevanten Erfahrungen, insbesondere in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten. Zeige auf, wie deine bisherigen Tätigkeiten dich auf die Aufgaben in dieser Position vorbereitet haben.
Verwende klare und präzise Sprache: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und präzise formuliert ist. Vermeide lange und komplizierte Sätze. Verwende eine Sprache, die zu den Anforderungen der Stelle passt und deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellt.
Schließe mit einem starken Schluss: Beende dein Bewerbungsschreiben mit einem starken Schluss, in dem du dein Interesse an einem persönlichen Gespräch bekundest. Bedanke dich für die Berücksichtigung deiner Bewerbung und zeige dich offen für Rückfragen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Städteregionsrat der StädteRegion Aachen vorbereitest
✨Bereite Dich gut vor
Informiere Dich über die StädteRegion Aachen und deren Aufgaben. Verstehe die Rolle der Assistenz der Amtsleitung und überlege, wie Deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen.
✨Zeige Deine Organisationsfähigkeiten
Bereite Beispiele aus Deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die Deine Fähigkeit zur Organisation und Strukturierung von Aufgaben demonstrieren. Dies könnte die Planung von Meetings oder das Management von Projekten umfassen.
✨Kommunikationsfähigkeit betonen
Da die Position viel Kommunikation erfordert, sei bereit, Deine interkulturelle Kompetenz und Teamfähigkeit zu zeigen. Überlege Dir, wie Du in der Vergangenheit erfolgreich mit verschiedenen Partnern kommuniziert hast.
✨Flexibilität und Belastbarkeit hervorheben
Bereite Dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die Deine Flexibilität und Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten, betreffen. Teile Beispiele, in denen Du in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahrt hast.
