Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Amtsleitung bei administrativen und operativen Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.
- Unternehmen: Die StädteRegion Aachen ist ein innovativer Gemeindeverband, der über 563.000 Menschen betreut.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, ein motiviertes Team und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung warten auf dich.
- Weitere Informationen: Wir fördern aktiv die Gleichstellung und begrüßen Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft der StädteRegion Aachen und erlebe abwechslungsreiche Herausforderungen in einem unterstützenden Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
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Sprung in die Zukunft
Bewirb Dich jetzt als
Assistenz der Amtsleitung
im A 43/ Bildungsbüro und starte zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Du willst bedeutungsvolle Aufgaben leisten und die Zukunft der StädteRegion Aachen gemeinsam mit über 2.500 Mitarbeitenden gestalten?
EG 8 TVöD bzw. A 7/A 8 LBesG NRW
Teilzeit (19,5 Stunden)
Aachen
Bewerbungsschluss: 16.06.2024
Deine Aufgaben
- Unterstützung der Amtsleitung bei administrativen und operativen Aufgaben. Dazu gehören die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen, Terminverfolgung und Wiedervorlage, allgemeine Schreibarbeiten, Protokollführung und Telefondienst.
- Führen des verwaltungsinternen Schriftverkehrs sowie der damit zusammenhängenden Abstimmungen z. B. Erstellung von Vermerken, Mitteilungen und Dokumentation von hausinternen Absprachen.
- Organisatorische Tätigkeiten im Bereich des Veranstaltungs- und Projektmanagements und Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen.
- Pflege von Verwaltungsvorlagen für politische Gremien und Überwachung der Umläufe (ALLRIS).
- Pflege von digitalen Datenbanken, Portalen und Webauftritt (Adressdatenbank cobra cmr, Bürgerinformationssystem, Content Management System Typo3, Taskcard etc.).
- Allgemeine Postsachbearbeitung, Sachbearbeitung im Bereich der finanztechnischen Haushaltsführung, Organisation von Dienstreisen und Dienstreiseabrechnungen.
Unsere Anforderungen
- Abgeschlossener Vorbereitungsdienst der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt oder abgeschlossene Ausbildung zur_zum Verwaltungsfachangestellten bzw. abgeschlossener Verwaltungslehrgang I oder abgeschlossene Ausbildung zur_zum Bürokauffrau/Kaufmann für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst in NRW.
- Alternativ können Bewerber_innen zugelassen werden, die über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren (vorzugsweise Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/Kaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Marketingkommunikation, Veranstaltungskauffrau/ Veranstaltungskaufmann) und über mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit verfügen und bereit sind, sich in eine neue Rechtsmaterie einzuarbeiten und den verpflichtenden Verwaltungslehrgang I zu absolvieren.
- Hohes Engagement und Verantwortungsbewusstsein.
- Fähigkeit, strukturiert und organisiert zu arbeiten, sehr gute Auffassungsgabe und gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift.
- Freude am Umgang mit Menschen, interkulturelle Kompetenz und Teamfähigkeit.
- Flexibilität und Belastbarkeit.
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Office-Programmen, Freude am Arbeiten mit digitalen Lösungen.
Infos zur Stelle
Sind Sie bereit für eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Herausforderung? Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit für die Assistenz der Amtsleitung im Bildungsbüro, die mit Freundlichkeit, Organisationstalent und einer Prise Gelassenheit auch in stressigen Momenten glänzt. Wenn Sie Freude daran haben, täglich neue Herausforderungen zu meistern und auch bei vielen Aufgaben oder kurzfristigen Änderungen den Überblick behalten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Ihre Aufgaben sind vielfältig und spannend. Sie unterstützen die Amtsleitung bei administrativen und operativen Aufgaben. Dabei kommunizieren Sie mit internen und externen Partner_innen, treffen eigenverantwortlich Vorbereitungen und behalten Fristen stets im Blick. Als zentrale Ansprechperson sorgen Sie für einen reibungslosen Informationsfluss – intern wie extern. Dabei arbeiten Sie in einem motivierten und kollegialen Team, das Sie unterstützt und wertschätzt.
Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit sollte sich auf 4 Tage die Woche verteilen.
Rückfragen bitte unter Angabe der folgenden Kennung: A 43 - 256 .
Du hast Fragen?
Wir sind daran interessiert, Dich kennenzulernen! Also melde Dich gerne bei uns!
zu den AnsprechpersonenWarum wir genau richtig sind?
Du willst Benefits?
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Weil Du esuns wert bist!
Die StädteRegion Aachen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden.
Sie strebt an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßt deshalb Bewerbungen von Personen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Im Interesse der Frauenförderung werden Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt. Menschen mit Behinderung werden ebenfalls gebeten, sich zu bewerben.
Über uns
Fakten
Die StädteRegion Aachen ist ein innovativer Gemeindeverband im Dreiländereck Belgien, Niederlande und Deutschland. Zehn Städte und Gemeinden haben ihre regional bedeutsamen Aufgaben in dieser leistungsorientierten und mitarbeiterfreundlichen Verwaltung gebündelt. Wir kümmern uns um das Wohl von insgesamt etwa 563.000 Menschen.
Keine leichte Aufgabe, aber wir haben eine klare Mission: Unsere Region lebenswerter, sozial gerechter und zukunftssicherer zu machen.
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Wir sind daran interessiert, Dich kennenzulernen!Also melde Dich gerne bei uns!
Zum Aufgabengebiet
Nadejda Pondeva
Amtsleitung
Tel.: 0241 5198 - 4318
Zum Recruitingprozess
Larissa Zdunek
Personalsachbearbeitung
Tel.: 0241 5198 - 2194
Barbara van Rey
Stv. Amtsleitung
Tel.: 0241 5198 - 4309
#J-18808-LjbffrAssistenz der Amtsleitung Arbeitgeber: Städteregionsrat der StädteRegion Aachen
Die StädteRegion Aachen ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine vielfältige und inklusive Arbeitsumgebung bietet. Mit über 2.500 Mitarbeitenden fördern wir aktiv die Gleichstellung und bieten zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten in einem motivierten Team. Hier hast Du die Chance, bedeutungsvolle Aufgaben zu übernehmen und die Zukunft unserer Region mitzugestalten – in einer innovativen Verwaltung, die sich um das Wohl von über 563.000 Menschen kümmert.
Kontaktdaten:
Städteregionsrat der StädteRegion Aachen Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz der Amtsleitung erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Städteregionsrat der StädteRegion Aachen
Wenn du auf der Website von Städteregionsrat der StädteRegion Aachen stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz der Amtsleitung mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Städteregionsrat der StädteRegion Aachen erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Städteregionsrat der StädteRegion Aachen vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
