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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Empfange Besucher, organisiere Meetings und manage das Office sowie den Fuhrpark.
- Arbeitgeber: Dynamisches Technologieunternehmen mit innovativem Spirit und flachen Hierarchien.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, betriebliche Altersvorsorge und ein angenehmes Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und gestalte aktiv den Büroalltag mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Office Management und gute Kommunikationsfähigkeiten.
- Andere Informationen: Regelmäßige Firmenfeiern und ein offenes, freundliches Arbeitsklima.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir sind ein dynamisch wachsendes Technologieunternehmen. Als Hersteller von IP-Telefonanlagen und -Kommunikationslösungen haben wir uns fest im Markt etabliert und gelten als innovativer Trendsetter. Im Mittelpunkt des Produktportfolios stehen die Linux-basierten Telefonanlagen, die wahlweise als Cloud-Service, Hardware-Appliance und virtuelle VM-Edition verfügbar sind und sich für Unternehmen jeder Größe eignen.
Aufgaben
- Du empfängst externe Besucher:innen und bereitest Meetings vor und nach
- Du übernimmst die Verantwortung für die Telefonzentrale und stellst die durchgängige Erreichbarkeit sicher
- Du bist die erste Ansprechperson für alle organisatorischen Themen der Mitarbeitenden
- Du verantwortest die Sekretariatsaufgaben, wie die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
- Du korrespondierst mit Externen in Deutsch und Englisch und verwaltest Verträge (z. B. Leasing, Versicherungen, Dienstleister, etc.)
- Du managst den Fuhrpark (Poolfahrzeuge, Leasingfahrzeuge, Segways) und organisierst selbstständig das gesamte Office Management, inklusive Kontakt zu externen Lieferanten und Kund:innen
Profil
- Du gehst sicher mit MS Office Programmen, CRM (Adressen anlegen) sowie DHL Labeln um
- Du trittst freundlich und sympathisch auf
- Du bist ein:e Teamplayer:in mit ausgeprägter Kommunikationsstärke und verfügst über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste relevante Berufserfahrung im Bereich Office Management/Assistenz
- Du arbeitest selbständig, strukturiert und zuverlässig und besitzt einen Führerschein der Klasse B
- Du bist bereit, ausschließlich aus unserem Office in Karlsruhe zu arbeiten
Wir bieten
- Ein Unternehmen, das nicht nur vom Startup Charakter spricht, sondern ihn auch im täglichen Miteinander lebt
- Unternehmensweite Transparenz und abteilungsübergreifende Kommunikation – wir verstehen uns als ein großes Team
- Flexible Arbeitszeiten, soweit keine Servicezeiten abzudecken sind
- Flache Hierarchien, die im täglichen Miteinander nicht zu spüren sind. Wir führen Kommunikation auf Augenhöhe
- Wir haben keinen Dresscode, wir wollen, dass du dich an deinem Arbeitsplatz wohlfühlst und authentisch bist
- Viel Gestaltungsspielraum für Ideen und Lösungen
- Betriebliche Altersvorsorge, elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, der obligatorische Obstkorb und Getränke verstehen sich von selbst
- Regelmäßige Firmenfeiern und gerne auch an Freitagen ein Bier nach Vier mit den Kollegen
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Office Manager - Sekretariat / Fuhrpark / CRM (m/w/d) Arbeitgeber: Starface GmbH
Kontaktperson:
Starface GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager - Sekretariat / Fuhrpark / CRM (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager:in interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Bewerbungsprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement!
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon im Unternehmen arbeiten oder dort Kontakte haben. Empfehlungen können oft den entscheidenden Unterschied machen und dir einen Fuß in die Tür verschaffen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und seine Produkte. Überlege dir, wie deine Fähigkeiten im Office Management und deine Kommunikationsstärke zum Erfolg des Teams beitragen können. Zeig, dass du die richtige Person für den Job bist!
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtigen Leute gelangt. Und vergiss nicht, deine Persönlichkeit durchscheinen zu lassen – wir suchen Teamplayer:innen, die sich wohlfühlen und authentisch sind!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager - Sekretariat / Fuhrpark / CRM (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deinem Anschreiben durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Mach es strukturiert!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und übersichtlich ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Sprich unsere Sprache!: Nutze die Begriffe und den Stil aus der Stellenanzeige in deiner Bewerbung. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und dich mit unserem Unternehmen identifizieren kannst.
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg zu uns führt über unsere Karriereseite. Dort kannst du deine Unterlagen direkt hochladen und sicherstellen, dass sie bei uns ankommen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Starface GmbH vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Unternehmen verschaffen. Schau dir die Produkte und Dienstleistungen an, die sie anbieten, und verstehe ihre Position im Markt. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir Antworten auf häufige Interviewfragen, insbesondere solche, die sich auf deine Erfahrungen im Office Management beziehen. Sei bereit, Beispiele für deine Kommunikationsfähigkeiten und deine Organisationstalent zu geben, da diese in der Rolle besonders wichtig sind.
✨Präsentiere deine Soft Skills
Da die Stelle viel Kommunikation und Teamarbeit erfordert, ist es wichtig, dass du deine sozialen Fähigkeiten zeigst. Bereite Geschichten vor, die deine Teamfähigkeit und deinen freundlichen Umgang mit anderen verdeutlichen. Das kann einen großen Unterschied machen!
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews solltest du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.
