Kaufmännische Sachbearbeitung in Hamburg

Kaufmännische Sachbearbeitung (w/m/d) für die Start-Up Labs Hamburg GmbH in Teilzeit

Die Start-Up Labs Hamburg GmbH betreibt Orte für Innovation, Austausch und Wachstum – speziell für Start-ups und Scale-ups mit naturwissenschaftlichem Fokus.

Als Teil der Science City Hamburg schaffen und betreiben wir Räume, in denen junge Unternehmen ihre Ideen entwickeln, Netzwerke aufbauen und ihre nächsten Schritte gehen können. Unsere Standorte bieten Zugang zu moderner Infrastruktur, einer aktiven Community und einem offenen Miteinander.

Neben unseren bestehenden Standorten entstehen in den kommenden Jahren weitere Innovationsorte für Deeptech-Startups bei uns in Bahrenfeld, aber auch an anderen Orten in Hamburg. Damit schaffen wir zusätzliche Räume für Forschung, Entwicklung und unternehmerisches Wachstum.

Und vielleicht wirst du bald Teil davon:

Hinter jeder erfolgreichen Organisation stehen gut strukturierte Finanzprozesse. Mit deinem Blick für Zahlen, Sorgfalt und Verlässlichkeit sorgst du dafür, dass im Hintergrund alles rund läuft und wir uns auf das konzentrieren können, was wir am besten können: Deeptech-Startups unterstützen. Was das genau bedeutet, erfährst du hier.

Du sorgst dafür, dass unsere kaufmännischen Prozesse zuverlässig laufen und unsere Finanzdaten sauber, nachvollziehbar und aktuell sind. Dabei arbeitest du eng mit unseren Teams, der Geschäftsführung, unserem Steuerbüro sowie externen Partnern zusammen.

Zu deinen Aufgaben gehören:

Rechnungen & Zahlungsprozesse

• Du bearbeitest und verwaltest unsere Debitoren und Kreditoren sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
• Du stellst sicher, dass Zahlungsabläufe, Fristen und Abrechnungen zuverlässig funktionieren.
• Du koordinierst das Mahnwesen und behältst offene Posten im Blick.
• Du erstellst und prüfst Abrechnungen für Mietverhältnisse, Veranstaltungsflächen, Hostings und weitere kostenpflichtige Leistungen.
• Du arbeitest eng mit Community-, Event- und Facility-Team zusammen, um eine korrekte Abrechnung sicherzustellen.

Finanz- & Rechnungswesen

• Du unterstützt bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen.
• Du bereitest finanzrelevante Informationen, Auswertungen und Unterlagen für die Geschäftsführung und Gremien auf.
• Du pflegst kaufmännische Dokumentationen und unterstützt bei der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Finanzverwaltung.
• Du arbeitest mit unseren digitalen Finanz- und Verwaltungssystemen.

Fördermittel & Berichtswesen

• Du unterstützt die Dokumentation, Abrechnung und Nachweisführung unserer Fördermittelprojekte.
• Du stellst Unterlagen für Berichte, Verwendungsnachweise, Mittelabrufe und Prüfungen zusammen.
• Du arbeitest bei Auswertungen und Berichten für interne und externe Stakeholder mit und trägst dazu bei, dass unsere Projekte fördermittelkonform umgesetzt werden.

Organisation & Zusammenarbeit

• Du arbeitest eng mit unseren internen Teams sowie externen Partnern zusammen.
• Du unterstützt das Team Finance & Administration bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Du sorgst dafür, dass finanzrelevante Informationen vollständig, transparent, aktuell und nachvollziehbar dokumentiert sind.

Arbeitszeiten & Einsatzort

Du arbeitest in den Start-up Labs Bahrenfeld und bist Teil unseres Teams Finance & Administration.

• Die Arbeitszeiten sollten innerhalb der Öffnungszeiten (Montag bis Freitag; 08:00 – 17 Uhr) liegen.
• Wir sind grundsätzlich offen für unterschiedliche Arbeitszeitmodelle.

Du arbeitest strukturiert, bist sorgfältig und behältst auch bei vielen Zahlen und verschiedenen Vorgängen den Überblick. Du hast Spaß daran, Ordnung in komplexe Sachverhalte zu bringen und arbeitest zuverlässig sowie gewissenhaft.

Idealerweise bringst du mit:

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation,
• Erfahrung im Rechnungswesen, Finanzbereich oder in der kaufmännischen Sachbearbeitung,
• Freude am Umgang mit Zahlen und kaufmännischen Zusammenhängen,
• eine sorgfältige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise,
• einen sicheren Umgang mit Microsoft Excel und den gängigen Office-Anwendungen,
• ein gutes Verständnis für digitale Prozesse und Systeme,
• Neugierde oder sogar bereits Erfahrung an einer Arbeit mit Startups,
• Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen,
• gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Erfahrungen im Bereich Fördermittelmanagement, öffentlicher Finanzierung, Buchhaltung, Immobilienverwaltung oder Veranstaltungsabrechnung sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Entscheidend ist für uns, dass du zuverlässig arbeitest, gerne Verantwortung übernimmst und Freude an kaufmännischen Prozessen hast.

Die Zusammenarbeit in unserem wachsenden Team ist von einem offenen Miteinander geprägt. Regelmäßiger Austausch, gemeinsame Aktivitäten und ein gutes Maß an Fürsorge gehören für uns genauso dazu wie Kaffee, Tee, Kola & Co – die gibt’s natürlich kostenlos.

Als Teil der Start-up Labs profitierst du außerdem von spannenden internen und externen Angeboten, die nicht nur für unsere Startups gedacht sind, sondern auch dir Impulse für Austausch und Weiterentwicklung bieten. Außerdem kannst du kostenlos an unseren Yogakursen vor Ort teilnehmen (nach zeitlicher Absprache im Team) – und erhältst von uns einen Zuschuss zum Deutschlandticket.

Wir bitten um die Angabe Deiner Gehaltsvorstellungen. Die Vergütung und die sozialen Leistungen sind an die des öffentlichen Dienstes (Entgeltgruppe 06) angelehnt.

Die Start-Up Labs Hamburg GmbH ist offen für individuelle Arbeitszeitmodelle. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir fördern in unserem Team und unserem Umfeld Diversität und freuen uns daher über eine hohe Vielfalt in den Bewerbungen.

Bewerbungsschluss: 09.10.2026

Hinweis zum Datenschutz

Mit deiner Bewerbung erklärst du dich einverstanden, dass wir deine Daten nach Art. 6 DSGVO zur Durchführung des Auswahlprozesses verarbeiten. Wir nutzen teilweise KI-gestützte Tools zur administrativen Unterstützung, jedoch treffen wir keine automatisierten Entscheidungen ohne menschliche Prüfung.

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