Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Vorstand und das Projektteam bei organisatorischen Aufgaben und Veranstaltungen.
- Unternehmen: Statistikamt Nord – zentraler Dienstleister für amtliche Statistik in Norddeutschland.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Mentor:innen Programm zur Unterstützung in den ersten 6 Monaten.
- Warum dieser Job: Leiste einen wichtigen Beitrag zur Gesellschaft mit Daten und Fakten.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung und Erfahrung im Assistenzbereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Für unseren Standort Kiel suchen wir eine Assistenz (m/w/d).
Was sind Ihre Aufgaben?
- Assistenz der Vorständin
- Führung des Vorzimmers des Vorstandes am Standort Kiel mit allen anfallenden Assistenzaufgaben, Terminabstimmung und Terminorganisation sowie organisatorische Vorbereitung von Terminen und Sitzungen des Vorstands
- Reisevorbereitung sowie Reisekostenabrechnung des Vorstandes
- Unterstützung bei Vorstandsprojekten sowie bei der Sitzungsvorbereitung von Amtsleitungstagungen
- Erstellen von Entscheidungsvorlagen / Präsentationen durch Recherche, Ausarbeitung von Themen und Themenfeldern
- Korrespondenz des Vorstandes, Bearbeitung des Posteingangs (Papier / E-Mail)
- Veranstaltungsmanagement: Unterstützung bei Veranstaltungen in Kiel in Vertretung
- Assistenz im Projekt MATS
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen des Projektteams u.a. Workshops mit externen Gästen oder internen Sitzungen: Jour Fixe, Lenkungsgruppensitzungen
- Terminabstimmung und Terminorganisation für den Vorstand und die MATS-Projektleitung
- Pflege von Projektübersichten und Überwachung der Dokumentenablage
- Erstellen von Protokollen
- Erstellung und Pflege von Arbeitsvorlagen, Foliensätzen und Berichten
Was bringen Sie mit?
- Abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige qualifizierte Berufserfahrung vorzugsweise im Assistenzbereich
- Fundierte Kenntnisse in der Büroorganisation und der Unterstützung von Leitungskräften
- Sicherer Umgang mit den Instrumenten moderner Bürokommunikation (Outlook, Excel, PowerPoint, SharePoint, Videokonferenzsysteme)
- Fähigkeit zu sorgfältiger, konzentrierter und termingerechter Arbeit
- Fähigkeit zum selbstständigen und verantwortungsvollen Arbeiten
- Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten im Umgang mit Dritten
- Ausgeprägte Auffassungsgabe sowie die Fähigkeit, eigenständig Ideen zu entwickeln und Prozesse aktiv weiterzuentwickeln
Statistik macht Sinn. Für Sie auch?
Wir sind das Statistische Amt für Hamburg und Schleswig-Holstein (kurz: Statistikamt Nord) und sind für die beiden schönsten norddeutschen Bundesländer die zentrale Dienstleisterin auf dem Gebiet der amtlichen Statistik. Mit den Ergebnissen unserer unabhängigen Arbeit leisten wir einen wichtigen Beitrag zu demokratischer Teilhabe und freier Meinungsbildung.
Was wir bieten
- Gesellschaftlicher Nutzen: Mit Ihrer Arbeit leisten Sie einen wichtigen Beitrag für die Zukunft unserer Gesellschaft, die wir mit Daten und Fakten unterstützen
- Tarifvertrag: Attraktive Vergütung nach TV-AVH inkl. jährlicher Sonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
- Flexibilität: Flexible Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeit, Mobiles Arbeiten, 30 Tage Erholungsurlaub
- Personalentwicklung: Individuelle und vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten, die von uns aktiv gefördert werden
- Mobilität: Maßgeblicher Zuschuss DeutschlandTicket, Jobrad Fahrradleasing
- Mentor:innen Programm: Betreuung durch eine:n Mitarbeiter:in außerhalb Ihres Fachbereichs zum Netzwerken und Unterstützen in den ersten 6 Monaten
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann möchten wir Sie gern kennenlernen und freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung. Wir arbeiten weitgehend digital – daher bitten wir Sie, folgende Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer ausschließlich über unser Bewerbungsportal in einer pdf-Datei einzureichen:
- Anschreiben
- Lebenslauf
- Nachweis über Schul-, Ausbildungs- und Studienabschlüsse
- Relevante bzw. aktuelle Beurteilung / Zeugnisse (möglichst nicht älter als 2 Jahre)
- Nachweise über relevante Fort- und Weiterbildungen
Wir bekennen uns zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, daher sind unsere Stellen grundsätzlich, unter der Voraussetzung einer ganztägigen Besetzung, teilbar. Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir stehen für Chancengleichheit und gerechte Bezahlung. Wir fördern die berufliche Entwicklung aller Geschlechter im Rahmen des Gleichstellungsgesetzes – Bewerbungen von Männern sind daher besonders erwünscht.
Assistenz (m/w/d) Arbeitgeber: Statistikamt Nord
Das Statistische Amt für Hamburg und Schleswig-Holstein bietet Ihnen als Assistenz (m/w/d) in Kiel nicht nur eine attraktive Vergütung nach Tarifvertrag, sondern auch die Möglichkeit, einen bedeutenden gesellschaftlichen Beitrag zu leisten. Unsere flexible Arbeitszeitgestaltung, individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Mentor:innen Programm fördern Ihre persönliche und berufliche Entwicklung in einem wertschätzenden und kollegialen Arbeitsumfeld.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz (m/w/d) erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Statistikamt Nord
Wenn du auf der Website von Statistikamt Nord stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Statistikamt Nord erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Statistikamt Nord vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
