FINANZEN UND ADMINISTRATION KI-FÖRDERPROJEKT (m/w/d)

Wer wir eigentlich sind… Steinbeis IFEM – Augsburg Business School. Digital Transformation, Management Training und Consulting für Startups sowie DAX Konzerne sind unsere Kompetenz. Dabei führen wir Beratungen, Coachings und Seminare bei uns im Hause oder vor Ort beim Kunden durch. Besonders liegt uns der Digital Learning Bereich am Herzen – Apps und Videotutorials sind bei uns hausgemacht.

Dein neues Team besteht aus jungen, dynamischen und verrückten Kollegen. Wenn du bereit bist, dich reinzuhängen, sind wir bereit, dir die Türen zu öffnen!

• Duales Studium (MBA) an einer privaten Hochschule
• Den Job des Consultants zu beherrschen
• Eine Trainer-Ausbildung zu absolvieren
• Flatrate auf Weiterbildungen
• Eigenständig Projekte durchzuführen
• Verantwortung für einzelne Bereiche zu übernehmen
• Ein spannendes Netzwerk mit vielen Experten und Persönlichkeiten
• Eine Persönlichkeitsanalyse regelmäßig zu erhalten

Modernste Arbeitsumgebung im Innovationspark Augsburg mit:

• Mehreren Restaurants in der Nähe
• Supermarkt direkt daneben
• Straßenbahn-Haltestelle direkt vor der Türe
• Kostenfreien Kaffee, Wasser, Tee und Obst

Viele Details für die Gesundheit des Teams wie bspw.:

• Höhenverstellbare Tische
• Sportangebote im Gebäude und Fitnessstudio direkt nebenan (auf unsere Kosten)
• Mental Health Gespräche
• Eigene Ferienwohnung im schönen Allgäu zur Erholung (auch Workation möglich)
• Flexible Arbeitszeiten
• Eigener Laptop für flexible Arbeitsumgebung
• Möglichkeit für Sonderurlaub
• Urlaubsflatrate ab Management Level
• Onboarding mit MentorInnen
• Teilzeit-Arbeit auf Wunsch
• Leistungsbezogene Boni/Unternehmensanteile

Wir setzen ein Förderprojekt um, in dem zugewanderte Akademiker im Bereich Künstliche Intelligenz qualifiziert werden. Deine zentrale Aufgabe: Du bringst die richtigen Menschen in das Programm, baust Kooperationen auf und sorgst dafür, dass aus Kontakten echte Teilnahmen werden. Du bist der erste Kontakt nach außen. Du gehst dahin, wo die Zielgruppe ist und dahin, wo Unternehmen sind, die Interesse an qualifizierten Kandidaten haben. Du vernetzt, erklärst, überzeugst und koordinierst.

• Aktive Akquise von Teilnehmern für das KI-Qualifizierungsprogramm (telefonisch, digital, vor Ort)
• Aufbau und Pflege eines belastbaren Netzwerks (Multiplikatoren, Communities, Institutionen, Unternehmen)
• Präsenz auf Veranstaltungen, Messen und Netzwerktreffen, inklusive Follow-up und Lead-Nachverfolgung
• Unternehmensansprache: Termine vereinbaren, Projekt vorstellen, Kontakte entwickeln, Kooperationen anbahnen
• Organisation und Bewerbung von Info-Terminen (online und vor Ort) in Abstimmung mit dem Team
• Dokumentation im CRM oder in bestehenden Listen, inkl. Status, nächsten Schritten und Ergebnissen
• Enge Abstimmung mit Projektleitung und Trainingsteam, damit Akquise und Kursbetrieb sauber ineinandergreifen

Nachweisbar starke Kommunikationsfähigkeit und sicheres Auftreten. Freude an aktiver Ansprache und konsequenter Nachverfolgung (Sales-Mindset ohne Verkäufer‑Attitüde). Bestehendes Netzwerk oder sehr gute Fähigkeit, Netzwerke schnell aufzubauen (regional und thematisch). Erfahrung in Teilnehmergewinnung, Recruiting, Vertrieb, Bildungsprojekten oder Community-Aufbau. Strukturierte Arbeitsweise (du behältst Leads, Termine und Rückmeldungen im Griff). Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Reisebereitschaft im Rahmen von Terminen und Veranstaltungen.

Anzahl qualifizierter Erstkontakte und geführter Beratungsgespräche. Anzahl verbindlicher Teilnahmen. Anzahl aktiver Unternehmens- und Multiplikatorenkontakte. Verlässliche Dokumentation und saubere Übergaben an Projektleitung und Kursorganisation.

Teilzeit 16h – 25h. In einem Förderprojekt qualifizieren wir zugewanderte Akademiker im Bereich Künstliche Intelligenz. Damit das Projekt sauber läuft, braucht es eine Person, die Finanzen, Abrechnung und administrative Anforderungen verlässlich steuert, so dass Mittelabrufe, Belege, Nachweise und Reportings jederzeit prüffähig sind. Du sorgst dafür, dass Zahlen, Unterlagen und Prozesse so organisiert sind, dass das Projekt jederzeit auskunfts- und revisionsfähig bleibt. Du bist die stabile Klammer zwischen Projektleitung, Team, externen Partnern und Förderlogik.

• Projektkaufmännische Steuerung des Förderprojekts (Planung, Nachverfolgung, Abgleich Budget gegen Ist)
• Vorbereitung und Begleitung von Mittelabrufen, Abrechnungen und Verwendungsnachweisen nach Vorgaben des Fördergebers
• Belegmanagement: Prüfung, Ordnung, Zuordnung zu Kostenarten und Maßnahmen, digitale Ablage und Nachvollziehbarkeit
• Laufendes Controlling: Soll-Ist-Analysen, Budgetwarnsystem, Liquiditätsübersicht für das Projekt
• Aufbereitung von Zahlen und Unterlagen für Projektberichte und interne Entscheidungsrunden
• Abstimmung mit Steuerberatung, Buchhaltung und Projektleitung zu Buchungen, Kostenstellen, Dokumentationsanforderungen
• Administrative Projektorganisation: Fristen, Nachweise, Teilnehmerlisten, Verträge, Freigaben, organisatorische Standards
• Reisekosten und Auslagenmanagement im Projektkontext (je nach interner Regelung)
• Vorbereitung auf Prüfungen und Rückfragen (Audit Readiness): Unterlagen so führen, dass sie sofort vorgelegt werden können

Erfahrung in Projektfinanzen, Administration oder Controlling, idealerweise in Förderprojekten, Bildungsprojekten oder öffentlich finanzierten Vorhaben. Sehr sichere Arbeitsweise in Excel und strukturierter Dokumentation. Hohe Genauigkeit, Verlässlichkeit und Blick für Prüffähigkeit. Fähigkeit, Vorgaben in klare interne Abläufe zu übersetzen. Kommunikationsstärke in der Abstimmung mit mehreren Beteiligten. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Mittelabrufe und Nachweise sind fristgerecht, vollständig und nachvollziehbar. Belege sind sauber zugeordnet, auffindbar und konsistent dokumentiert. Budgetentwicklung ist transparent, Risiken werden früh erkannt und adressiert. Rückfragen von Fördergebern, Prüfern oder internen Stellen sind schnell und belastbar beantwortbar.

Entwicklung und Aufbau von neuen Geschäftsfeldern, innovativen Produkten und Kernkompetenzzentren. Aufbau von Partnerschaften. Vermarktung des Produkts. Organisation und Kundenbetreuung. Eloquenz und Kontaktfreudigkeit. Professionelles Auftreten. Sicherer Umgang mit MS Office Outlook, Powerpoint, Excel und Word. Idealerweise: Erfahrung im Marketing, Produktaufbau oder ähnliches. Betreuung unserer Kunden und Teilnehmer via Mail, Telefon und vor Ort. Buchungen und Umbuchungen etc. vornehmen. Ausstellen von Zertifikaten, Bestätigungen. Organisation von Kundenevents, gemeinsame Abendessen, Stadtführungen etc. Pflege und Aktualisierung der Kundendaten in unserem CRM-System. Erstellung von Auswertungen und Berichten zur Kundenzufriedenheit, Teilnahmeraten und Erfolgsquoten. Analyse von Kundenbedürfnissen und Markttrends. Berufserfahrung im Kundenmanagement, idealerweise im Weiterbildungssektor. Eloquenz und Spaß an Kontakten mit Menschen. Professionelles Auftreten. Sehr sicherer Umgang mit MS Office Outlook, Powerpoint, Excel und Word. Belastbarkeit und ein kühler Kopf, wenn es mal stressig ist. Flexibilität in den Arbeitszeiten. Hohe Kunden- und Serviceorientierung sowie eine strukturierte Arbeitsweise. Affinität zu Bildungsthemen und Freude an der Arbeit mit Menschen.

20-40 Std/Woche. Durchführung von Keyword-Analysen und Optimierung der SEO-Performance. Management von Content-Management-Systemen (CMS), wie z.B. WordPress. Planung, Durchführung und Optimierung von Online-Kampagnen (z.B. Google Ads, Meta Ads, LinkedIn). Analyse und Reporting der Kampagnenleistung mit Tools wie Google Analytics oder anderen Tracking-Software. Entwicklung und Umsetzung von E-Mail-Marketing-Kampagnen zur Kundenbindung. Verwaltung und Optimierung von CRM-Systemen zur Steigerung der Kundeninteraktion. Durchführung von A/B-Tests zur Optimierung von E-Mail-Performance.

Abgeschlossenes Studium im Bereich Marketing, Kommunikation, Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation. Mindestens 2-3 Jahre Erfahrung im Online-Marketing. Fundierte Kenntnisse in SEO, SEA, Social Media und Content Marketing. Erfahrung im Umgang mit Tools wie Google Analytics, HubSpot, Salesforce oder ähnlichen. Kreativität, analytisches Denkvermögen und eine strukturierte Arbeitsweise. Hervorragende Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten. Affinität zu digitalen Trends und Technologien.

20-40 Std/Woche. WerkstudentIn oder duales Studium möglich – Auch auf Rechnung möglich!

Videoaufnahmen von Kunden und Experten. Videobearbeitung und Schnitt. Fotoaufnahmen etc. Bearbeitung der Homepage. Eventuell: Erstellung von Newslettern, Blogartikeln etc. Sicherer Umgang mit Kamera und Videobearbeitungsprogrammen (Adobe). Erfahrung im Social Media Bereich (Anzeigenschaltung etc.).

Die Steinbeis Augsburg Business School (SABS) sucht engagierte und vielseitige Werkstudierende, die unsere Institutsleitungen bei spannenden Projekten in fünf zukunftsweisenden Themenfeldern unterstützen:

• Finance & Interim Management – Wie sichern Unternehmen Liquidität, Resilienz und Transformation mit externen Führungskräften?
• Organisationsentwicklung & Change Management – Wie verändern sich Unternehmen – und wie begleiten wir Führungskräfte durch Wandel?
• Sustainability & ESG – Welche Nachhaltigkeitsstrategien sind mehr als grün – nämlich wirksam und regulatorisch sicher?
• Agile & Innovation – Was macht Innovation messbar und agile Methoden wirklich skalierbar?
• AI & Digitalisierung – Wie gelingt die digitale Transformation mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz und Prozessautomatisierung?

Deine Aufgaben: Was erwartet dich konkret? Du arbeitest direkt mit den Institutsleitungen zusammen und übernimmst eine zentrale Rolle in der Umsetzung von Bildungs- und Beratungsprojekten:

• Unterstützung der Institutsleitung bei operativen und strategischen Aufgaben
• Recherchearbeit zu aktuellen Trends, wissenschaftlichen Quellen, Marktanalysen und Best Practices
• Pflege von Kundendaten & Kommunikation mit Teilnehmenden, Dozierenden und Projektpartnern
• Unterstützung bei Marketingaktivitäten wie Social Media, Websitepflege, Newsletter und Events
• Mitarbeit in laufenden Projekten, z.B. Studien, Zertifikatsprogrammen, Publikationen oder Veranstaltungen

Eingeschriebener Student (Bachelor oder Master), bevorzugt in BWL, Wirtschaftspädagogik, Kommunikationswissenschaft, Wirtschaftspsychologie, Informatik o.ä. Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Freude am strukturierten Arbeiten. Interesse an einem oder mehreren der oben genannten Themenfeldern. Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) in Wort und Schrift. Sicherer Umgang mit MS Office und ggf. Erfahrung mit Tools wie LinkedIn, WordPress oder ChatGPT. Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein – und Humor!

Was bieten wir dir? Einblicke in Top-Level-Weiterbildung an einer renommierten Business School. Flexible Arbeitszeiten (ca. 20 Std./Woche), ideal mit dem Studium vereinbar. Moderne Büroräume im Technologie Zentrum Augsburg. Verantwortung von Anfang an, eigenständiges Arbeiten in einem agilen Umfeld. Zugang zu exklusiven Seminaren, Events und Zertifikatskursen.