Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Büroalltag und unterstütze das Team in verschiedenen administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Zimper Media GmbH, ein führendes Medienhaus in Berlin mit offener Du-Kultur.
- Vorteile: Vielseitige Aufgaben, Gestaltungsspielraum, kostenlose Getränke und regelmäßige Team-Events.
- Weitere Informationen: Arbeite in einem motivierten Team im Herzen von Berlin.
- Warum dieser Job: Werde das Herzstück unseres Unternehmens und gestalte aktiv die Teamatmosphäre mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, MS Office Kenntnisse und Kommunikationsstärke.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Die Zimper Media GmbH mit Sitz in Berlin ist ein führendes Medienhaus im kommunalen Bereich und Tochtergesellschaft des Österreichischen Kommunalverlags in Wien. Mit unserem Leitmedium dem Magazin KOMMUNAL, der Online-Plattform kommunal.de, der Beschaffungsplattform kommunalbeschaffung.de und unseren Veranstaltungen schaffen wir Orientierung für kommunale Entscheidungsträger, fördern lokale Vielfalt und stärken das gesellschaftliche Miteinander.
Wenn Sie Interesse daran haben, bei Zimper Media eine Schlüsselrolle zu übernehmen und dafür zu sorgen, dass im Hintergrund alles läuft, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Ihre Rolle
Sie sind das Herzstück des Unternehmens: eine zuverlässige, organisationsstarke Persönlichkeit, die weit mehr ist als eine klassische Assistenz. Sie verantworten administrative, finanzielle und organisatorische Abläufe im Tagesgeschäft, haben Prozesse im Griff und sind die zentrale Anlaufstelle für Geschäftsführung, Team, Dienstleister und Kunden gleichermaßen. Dabei handeln Sie eigenverantwortlich, behalten auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und sind die Person, auf die sich alle verlassen können.
Ihre Aufgaben
- Lohn, Abrechnung & Finanzen: Sie bereiten die monatliche Lohnabrechnung vor, verantworten Provisions- und Reisekostenabrechnung und kümmern sich um Kreditkartenabrechnungen, Belegsammlung und Handkasse. Bei Betriebs- und Steuerprüfungen sind Sie die erste Anlaufstelle vor Ort.
- Krankenkassen & Personaladministration: Sie übernehmen die Kommunikation mit Krankenkassen, kontrollieren die Zeiterfassungen und sind Ansprechperson für Krankmeldungen im Team.
- Office Organisation & Infrastruktur: Sie sorgen dafür, dass der Bürobetrieb reibungslos läuft – von der Bestellung von Büromaterial über die Verwaltung von Firmenverträgen, Accounts und Passwörtern bis hin zu Post, Ablage und Bürotechnik.
- Kommunikation & Empfang: Sie sind die erste Anlaufstelle für Gäste, Anrufer und interne Anfragen und koordinieren Termine und Reisebuchungen.
- HR & Team-Organisation: Sie begleiten neue Mitarbeitende vom Onboarding bis zur Ausstattung ihres Arbeitsplatzes und sorgen für eine gute Teamatmosphäre. Sie organisieren Geburtstags- und Weihnachtsgeschenke für Ihre Kollegen und übernehmen zudem die Organisation von Team-Events.
- After Sales & Kundenservice: Sie unterstützen bei der Abwicklung von Kundenaufträgen – von Advertorials und Druckunterlagen über Ad-Server-Auswertungen bis hin zu Webinar-Abwicklung, Rechnungsstellung und Mahnwesen.
- Leserservice & K+ Support: Sie unterstützen Leser und Kunden bei Fragen rund um Zahlungen, Zugänge und Login-Probleme.
Ihr Profil
Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation bildet Ihre Basis, idealerweise ergänzt durch Erfahrung in der vorbereitenden Lohnabrechnung sowie in der Reisekosten- und Provisionsabrechnung. Mit MS Office – insbesondere Excel – arbeiten Sie sicher und routiniert; Grundkenntnisse in der Buchhaltung bringen Sie im besten Fall mit. Sie sind zuverlässig, diskret und gehen selbstverständlich vertraulich mit sensiblen Informationen wie Gehaltsdaten und Passwörtern um. Sie sind organisationsstark und behalten auch dann den Überblick, wenn viele Aufgaben gleichzeitig anstehen: strukturiert, eigenverantwortlich und mit dem richtigen Gespür für Prioritäten. Im Umgang mit Kollegen, Dienstleistern und Kunden überzeugen Sie durch Kommunikationsstärke und Serviceorientierung. Sehr gute Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (C2) runden Ihr Profil ab. Kenntnisse im Umgang mit CRM-Systemen, Ad-Server-Tools oder KI-Anwendungen (z. B. Claude, ChatGPT) sind ein Plus, aber kein Muss.
Unser Angebot
Vielseitige, verantwortungsvolle Position mit direkter Berichtslinie an die Geschäftsführung. Eigenständiges Arbeiten mit großem Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, Veranstaltungen sichtbar zu prägen. Arbeit in einem kleinen, motivierten Team mit offener Kommunikation, Du-Kultur und kurzen Entscheidungswegen. Kaffee, Tee und weitere Getränke zur freien Verfügung. Arbeitsplatz im Herzen von Berlin – gut erreichbar und mitten im Geschehen. Regelmäßige Team-Events.
Bitte senden Sie Ihre Unterlagen inklusive frühestmöglichem Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung an: Daniela Streißelberger HR Business Partner +43 (0)
Office Manager & Team Assistant (m/w/d) Arbeitgeber: Stellenanzeigen aus einem Partnerportal
Die Zimper Media GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern eine verantwortungsvolle und vielseitige Position im Herzen Berlins bietet. Mit einem motivierten Team, offener Kommunikation und kurzen Entscheidungswegen fördern wir eine positive Arbeitsatmosphäre, in der Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum großgeschrieben werden. Zudem profitieren unsere Mitarbeiter von regelmäßigen Team-Events und einer direkten Berichtslinie an die Geschäftsführung, was persönliche und berufliche Wachstumschancen eröffnet.
Kontaktdaten:
Stellenanzeigen aus einem Partnerportal Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager & Team Assistant (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager & Team Assistant interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Ein kurzes, freundliches Telefonat kann oft mehr bewirken als eine E-Mail.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon bei Zimper Media arbeiten oder dort Kontakte haben. Empfehlungen können dir einen echten Vorteil verschaffen und deine Chancen erhöhen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Firma, ihre Projekte und die Branche. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zum Erfolg des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und deine Motivation. Außerdem hast du so die Möglichkeit, dich von anderen Bewerbungen abzuheben und direkt im richtigen Kontext wahrgenommen zu werden.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager & Team Assistant (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere deinen Lebenslauf und dein Anschreiben klar, damit wir auf einen Blick sehen können, was du drauf hast. Ein übersichtliches Layout hilft uns, die wichtigen Infos schnell zu erfassen.
Pass auf die Details auf!:Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen gründlich zu überprüfen. Fehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen, und das wollen wir vermeiden.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um bei uns zu landen, ist über unsere Karriereseite. Dort kannst du sicher sein, dass deine Bewerbung direkt an die richtige Stelle gelangt. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stellenanzeigen aus einem Partnerportal vorbereitet
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir die Zeit nehmen, Zimper Media und ihre Produkte genau zu studieren. Verstehe, was das Unternehmen macht und welche Werte es vertritt. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigen, dass du wirklich interessiert bist.
✨Bereite Beispiele vor
Da die Rolle des Office Managers viele verschiedene Aufgaben umfasst, ist es wichtig, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung parat zu haben. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit organisatorische Herausforderungen gemeistert hast oder wie du mit sensiblen Informationen umgegangen bist.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Position ist Kommunikation entscheidend. Übe, klar und präzise zu sprechen, und sei bereit, deine Kommunikationsstrategien zu erläutern. Zeige, dass du sowohl im Umgang mit Kollegen als auch mit externen Partnern serviceorientiert bist.
✨Stelle Fragen zur Teamkultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Teamdynamik und die Unternehmenskultur zu erfahren. Frage nach den Team-Events oder wie das Onboarding neuer Mitarbeiter gestaltet wird. Das zeigt dein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit und hilft dir, herauszufinden, ob du gut ins Team passt.
