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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte den Besucherempfang, Telefonvermittlung und allgemeine Verwaltungsaufgaben.
- Arbeitgeber: Die ekom21 ist ein führendes IT-Dienstleistungsunternehmen für den öffentlichen Dienst in Hessen.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsförderung und ein kostenfreies Jobticket.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines familienfreundlichen Unternehmens mit offener Kultur und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Du solltest eine Ausbildung in der Verwaltung haben und kundenfreundlich sein.
- Andere Informationen: Bewerbungen bitte bis 08.05.2025 über unsere Karriereseite einreichen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 24000 - 36000 € pro Jahr.
Für unseren Unternehmensbereich "Zentrale Dienste" suchen wir eine Sachbearbeitung für den Besucherempfang / Front-Office-Manager (m/w/d). Der Einsatz soll an unserer Geschäftsstelle in Gießen erfolgen. Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit 25 Stunden wöchentlich. Die Arbeitszeit ist im wöchentlichen Wechsel vor- und nachmittags zu erbringen. Bei urlaubs- oder krankheitsbedingten Abwesenheiten des Empfangspersonals ist eine Aufstockung auf Vollzeit notwendig.
Die ekom21 ist ein renommiertes Technologie-unternehmen im Bereich IT-Komplettlösungen für den öffentlichen Dienst. Als das größte BSI-zertifizierte IT-Dienstleistungsunternehmen in Hessen betreuen wir über 500 Kunden mit 29.000 Anwenderinnen und Anwendern. Unsere über 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben im Jahr 2023 einen Umsatz von über 315 Millionen Euro erwirtschaftet. Das Lösungsportfolio der ekom21 reicht von Hardware- und Softwarelösungen bis hin zu maßgeschneiderten Beratungsleistungen.
Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
- Sie sind zuständig für die Telefonvermittlung am Besucherempfang.
- Sie verwalten das Besucherbuch, erstellen Besucher*innen-Ausweise, empfangen die Besucher*innen und leiten sie an die zuständigen Ansprechpartner*innen im Haus weiter.
- Sie kümmern sich um den Posteingang (Verteilung in die entsprechenden Postfächer) und um den Postausgang.
- Sie sind zuständig für die Büromaterialausgabe.
- Allgemeiner Schriftverkehr und Verwaltungsaufgaben gehören zu Ihren Tätigkeiten.
- Sie betreuen die Auszubildenden im Bereich des Besucherempfangs.
- Sie erledigen grundlegende Verwaltungsaufgaben, wie die Abrechnung der Fahrtenbücher des Fuhrparks.
- Sie führen Aufgaben nach Weisung der Team- und Fachbereichsleitung aus.
Die Höhe der Bezahlung orientiert sich an einem Entgelt bis zu EG 6 TVöD (VKA) und wird vorbehaltlich einer endgültigen individuellen Bewertung und der persönlichen Qualifikation erfolgen.
Was Sie mitbringen:
- Ausbildung in der Verwaltung oder einem kaufmännischen Beruf.
- Erfahrung am Besucherempfang und in der Büroorganisation.
- Gut im Umgang mit der Telefonanlage (Vermittlungsplatz).
- Kenntnisse in SAP sind vorteilhaft.
- Freundliches Auftreten und Kundenfreundlichkeit.
- Gute Kommunikationsfähigkeit.
- Strukturierte, selbständige Arbeitsweise und ausgeprägte Serviceorientierung.
- PC-Kenntnisse und Beherrschung von Standardsoftware.
- Führerschein Klasse B.
Das bieten wir Ihnen:
- Maßnahmen zur Gesundheitsförderung.
- Kostenfreies Jobticket.
- Fahrrad-Leasing über die ekom21.
- Jährlich verbindliche Mitarbeiter-Gespräche.
- Strukturierte Einarbeitung.
- Eine offene Unternehmenskultur.
- Eine vertrauensvolle, familiäre Arbeitsatmosphäre.
- Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten.
- Umfangreiche Sozialleistungen.
- Betriebliche Altersvorsorge über die ZVK.
Wir bitten Sie, Ihre Bewerbung mit vollständigen Unterlagen bis zu 08.05.2025 über unsere Karriereseite vorzunehmen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Wir möchten Sie zudem im Vorfeld darüber informieren, dass das Auswahlverfahren voraussichtlich am 23.05.2025 in Gießen stattfinden wird.
Bei Fragen zum organisatorischen Ablauf wenden Sie sich bitte an: Frau Nicole Brendicke, ekom21 – KGRZ Hessen, Körperschaft des öffentlichen Rechts, Robert-Bosch-Straße 13, 64293 Darmstadt, nicole.brendicke@ekom21.de, +49 6151 704 1864.
Sachbearbeitung für den Besucherempfang / Front-Office-Manager (m/w/d) Arbeitgeber: stellenanzeigen.de
Kontaktperson:
stellenanzeigen.de HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sachbearbeitung für den Besucherempfang / Front-Office-Manager (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die ekom21 und ihre Dienstleistungen. Ein gutes Verständnis des Unternehmens und seiner Produkte wird dir helfen, im Vorstellungsgespräch gezielte Fragen zu stellen und dein Interesse zu zeigen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen im Bereich Besucherempfang und Büroorganisation konkret darzustellen. Überlege dir Beispiele, wie du in der Vergangenheit mit Kunden umgegangen bist und welche Herausforderungen du gemeistert hast.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten während des gesamten Bewerbungsprozesses. Sei freundlich und professionell in allen Interaktionen, sei es am Telefon oder bei persönlichen Gesprächen.
✨Tip Nummer 4
Nutze die Gelegenheit, Fragen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu stellen. Dies zeigt, dass du an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert bist und die Werte des Unternehmens schätzt.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sachbearbeitung für den Besucherempfang / Front-Office-Manager (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Informationen in deiner Bewerbung berücksichtigst.
Anschreiben personalisieren: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen hervorhebt. Gehe darauf ein, warum du gut zum Unternehmen passt und was du zur Position beitragen kannst.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Stelle relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten betont. Achte darauf, dass er übersichtlich und klar strukturiert ist, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Vollständige Unterlagen einreichen: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Dokumente wie Anschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse vollständig und in der richtigen Reihenfolge einreichst. Überprüfe alles auf Richtigkeit und Vollständigkeit, bevor du die Bewerbung absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei stellenanzeigen.de vorbereitest
✨Vorbereitung auf häufige Fragen
Bereite dich auf typische Interviewfragen vor, wie z.B. deine Erfahrungen im Besucherempfang oder deine Kenntnisse in der Büroorganisation. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Freundliches Auftreten
Da du als Front-Office-Manager oft der erste Kontakt für Besucher bist, ist ein freundliches und professionelles Auftreten entscheidend. Übe einen offenen und positiven Umgangston, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.
✨Kenntnisse über das Unternehmen
Informiere dich im Vorfeld über die ekom21 und deren Dienstleistungen. Zeige im Interview, dass du die Unternehmenswerte verstehst und wie du zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen kannst.
✨Fragen an den Arbeitgeber
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und am Unternehmen. Frage beispielsweise nach den Herausforderungen im Besucherempfang oder nach den Möglichkeiten zur Weiterbildung.
