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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verantworte die Organisation von bis zu 600 Veranstaltungen jährlich in der Philharmonie Berlin.
- Arbeitgeber: Die Stiftung Berliner Philharmoniker ist eine renommierte Kulturinstitution mit über einer Million Besuchern jährlich.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und attraktive Mitarbeiterrabatte auf Konzerte.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams in einer inspirierenden Umgebung mit viel Gestaltungsspielraum.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Veranstaltungsmanagement und Erfahrung in der Branche sind erforderlich.
- Andere Informationen: Wir fördern Diversität und Gleichstellung in unserem Team.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Stiftung Berliner Philharmoniker sucht zum 1. September 2025 Dispositions-/Veranstaltungsmanager*in im Produktionsbüro des Veranstaltungsmanagements (Vollzeit – 38,5 h/Woche). Die Stiftung Berliner Philharmoniker trägt die Aktivitäten der Berliner Philharmoniker und der Philharmonie Berlin als landesunmittelbare rechtsfähige Stiftung des öffentlichen Rechts. Sie zeichnet sich pro Saison für etwa 600 Veranstaltungen verantwortlich. Die Berliner Philharmoniker bestreiten davon etwa 100 Konzerte, darüber hinaus gibt das Orchester pro Saison etwa 30 Konzerte im In- und Ausland. Die Stiftung Berliner Philharmoniker veranstaltet zusätzlich etwa 40 eigene Konzerte. Dazu gehören neben den Symphoniekonzerten programmatisch vielseitige Konzerte von Kammermusik bis Jazz und World Musik sowie Konzerte für Kinder und Familien. In den beiden Konzertsälen der Philharmonie Berlin sind jährlich über eine Million Konzertbesucher*innen zu Gast.
Das Produktionsbüro organisiert den Vermietungsbetrieb einschließlich der Raumvergabe für Proben und Konzerte in Zusammenarbeit mit der Disposition.
- Operatives Vertragsmanagement
- Koordination und Vergabe aller im Großen Saal und Kammermusiksaal stattfindenden Veranstaltungen (bis zu 600 p.a.) in Arbeitsteilung mit der Leitung Disposition
- Operative Bearbeitung von Raumbuchungswünschen von Gastveranstaltern und Philharmonikern
- Lösungsfindungen bei Buchungskonflikten
- Beratung von Gastveranstaltern, Einweisung von Neuveranstaltern in die Standards und Besonderheiten der Philharmonie Berlin
- Kommunikationsschnittstelle zwischen Veranstaltern und Fachabteilungen der Philharmonie
- Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen
- Kontrolle von Tages- und Monatsplänen
- Pflegen der Veranstalter-Adressdatenbank und vorhandenen Dokumentation
- Koordination von Dienst- und Einsatzzeiten, Feedbacktreffen, Bewerbungen und Schulungen der Ehrenamtlichen in Abstimmung der Koordinatorin des Ehrenamt-Programms
- Ausdruck und Verteilung der Dienst- und Backstagekarten
- Koordination abteilungsübergreifender Termine
- Betreuung von Spendenaktionen wie UNO-Flüchtlingshilfe etc.
- Mitwirkung bei der Planung und Entwicklung von digitalen Anwendungen zum Veranstaltungsmanagement und deren fortlaufende Pflege (z. B. Dienstkartenportal, Veranstalterportal)
Ihr Profil
- Formelle Anforderungen: Abgeschlossene Ausbildung als Veranstaltungskauffrau*-mann, Kauffrau*-mann für Tourismus und Freizeit; oder offizielle Weiterbildung zum*zur Eventmanager*in
- mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Sehr gute Microsoft 365 Kenntnisse (Excel, Word, Outlook, Teams, etc.)
- Mind. gute Kenntnisse der Veranstaltungssoftware EVI
- Hohe Affinität zu digitalen Lösungen und Arbeitsprozessen
- Kontaktfreude sowie die Sozialkompetenz für Schnittstellenmanagement
- Verhandlungsgeschick im Umgang mit Konzertveranstaltern und verantwortungsbewusste Repräsentation der Stiftung Berliner Philharmoniker gegenüber den Partnern des Hauses
- Sorgfältige, eigenverantwortliche und termingetreue Arbeitsweise
- Einen konstruktiven, wertschätzenden und teamorientierten Arbeits- sowie Kommunikationsstil
- Kunden- und serviceorientiertes Auftreten und Handeln
- Hands-on Mentalität
Außerdem freuen wir uns über:
- Mehrjährige Berufserfahrungen im Bereich des Veranstaltungsmanagements eines Konzerthauses
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Level B1/2)
- Diversitätskompetenz, migrationsgesellschaftliche Kompetenz und Sozialkompetenz oder die Bereitschaft, sich in diesen Bereichen kontinuierlich weiter zu qualifizieren
Eine attraktive Vergütung nach Haustarifvertrag mit der Entgeltgruppe E 9b (in Anlehnung an den TVöDVKA)
- 30 Tage Urlaub im Jahr
- Flexible Arbeitszeiten nach Gleitzeitmodell
- Möglichkeit zum teilweisen mobilen Arbeiten
- Ein strukturiertes Onboarding und konstruktive Feedbackgespräche
- Regelmäßige Stellenbezogene Fort-/ und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Eine zusätzliche Altersversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL) und Bezuschussung vermögenswirksamer Leistungen (VL)
- Arbeitgeberzuschuss zum ÖPNV-Ticket
- Fitness- und Gesundheitsangebote via Wellhub
- Konzertbesuche zu Mitarbeitenden-Konditionen sowie Mitarbeitenden-Rabatte
- Mitarbeitenden-Events (Betriebsausflug, Firmenlauf, Sommerfest)
- Einen ergonomischen Arbeitsplatz im Herzen Berlins mit idealer Verkehrsanbindung
- Eine offene und kollegiale Arbeitskultur mit hoher Eigenverantwortung und Gestaltungsfreiräumen in einer Kulturinstitution von Weltrang
Die Stiftung Berliner Philharmoniker fördert die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit Anschreiben, tabellarisch abgefasstem Lebenslauf und relevanten Arbeitszeugnissen – vorzugsweise als zusammenhängende PDF-Datei (max. 5 MB) – bis zum 22.06.2025 ausschließlich über den Direkt Bewerben Button oder per E-Mail an: bewerbung-prodbuero@berliner-philharmoniker.de
Ansprechpartner für Fragen zum Aufgabengebiet und zum Bewerbungsverfahren: Kai Mielisch.
Informationen zum Datenschutz für Bewerber*innen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung unter berliner-philharmoniker.de/datenschutz.
Dispositions-/Veranstaltungsmanager*in Produktionsbüro Veranstaltungsmanagements Arbeitgeber: Stiftung Berliner Philharmoniker
Kontaktperson:
Stiftung Berliner Philharmoniker HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Dispositions-/Veranstaltungsmanager*in Produktionsbüro Veranstaltungsmanagements
✨Netzwerken ist der Schlüssel
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte in der Veranstaltungsbranche zu knüpfen. Besuche Branchenevents oder Konzerte, um direkt mit Fachleuten ins Gespräch zu kommen und dein Interesse an der Position zu zeigen.
✨Kenntnisse über die Philharmonie
Informiere dich gründlich über die Berliner Philharmoniker und deren Veranstaltungen. Zeige in Gesprächen, dass du die verschiedenen Programme und die Kulturinstitution gut kennst und schätzt.
✨Präsentiere deine digitalen Fähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine Erfahrung mit digitalen Lösungen im Veranstaltungsmanagement zeigen. Sei bereit, konkrete Situationen zu erläutern, in denen du digitale Tools erfolgreich eingesetzt hast.
✨Verhandlungsgeschick demonstrieren
Übe, wie du in Verhandlungssituationen auf Konzertveranstalter zugehst. Bereite dich darauf vor, deine Kommunikations- und Verhandlungskompetenzen in Rollenspielen oder Mock-Interviews zu zeigen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Dispositions-/Veranstaltungsmanager*in Produktionsbüro Veranstaltungsmanagements
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle verstehen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch, um die Anforderungen und Aufgaben des Dispositions-/Veranstaltungsmanagers zu verstehen. Achte besonders auf die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen.
Anschreiben personalisieren: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen darlegst. Gehe darauf ein, wie deine Fähigkeiten zur Stiftung Berliner Philharmoniker passen.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die für die Position relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt. Betone deine Kenntnisse in Microsoft 365 und der Veranstaltungssoftware EVIS sowie deine Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement.
Dokumente zusammenstellen: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Dokumente wie Anschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnisse in einer zusammenhängenden PDF-Datei (max. 5 MB) bereit hast. Achte darauf, dass alles gut formatiert und übersichtlich ist.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stiftung Berliner Philharmoniker vorbereitest
✨Kenntnis der Veranstaltungsorganisation
Stelle sicher, dass du die Abläufe und Herausforderungen im Veranstaltungsmanagement gut verstehst. Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stiftung Berliner Philharmoniker und bereite Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die deine Fähigkeiten in diesem Bereich unter Beweis stellen.
✨Digitale Kompetenzen hervorheben
Da gute Kenntnisse in Microsoft 365 und der Veranstaltungssoftware EVIS gefordert sind, solltest du deine Erfahrungen mit diesen Tools betonen. Bereite dich darauf vor, konkrete Situationen zu beschreiben, in denen du diese Software erfolgreich eingesetzt hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Da die Rolle viel Schnittstellenmanagement erfordert, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu zeigen. Übe, wie du komplexe Informationen klar und verständlich vermitteln kannst, und sei bereit, Beispiele für erfolgreiche Interaktionen mit verschiedenen Stakeholdern zu geben.
✨Teamorientierung und Flexibilität betonen
Die Stiftung legt Wert auf einen teamorientierten Arbeitsstil. Bereite dich darauf vor, über deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen zu sprechen und wie du in stressigen Situationen flexibel und lösungsorientiert geblieben bist.