Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsleitung und organisiere Meetings und Veranstaltungen.
- Unternehmen: Gemeinnützige Stiftung mit Fokus auf Lesbenswissenschaften in Berlin.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und ein attraktiver Arbeitsplatz im Herzen Berlins.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien und viele Gestaltungsspielräume warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem internationalen und dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, MS-Office-Kenntnisse und gute Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Stiftung Charité ist eine unabhängige, gemeinnützige Stiftung bürgerlichen Rechts, die 2005 von der Unternehmerin Johanna Quandt gegründet wurde. Die Stiftung versteht sich als Förderin und kreative Impulsgeberin der Lesbenswissenschaften in Berlin und unterstützt Vorhaben im gesamten Spektrum von Forschung, Lehre, Gesundheitsversorgung sowie Wissens- und Technologietransfer.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, spätestens zum 1. Juni 2026, eine / einen Assistenz der Geschäftsstellenleitung / Office Manager (m/w/d) in Vollzeit und zunächst für zwei Jahre befristet.
Ihre Aufgaben:
- Assistenz der Geschäftsstellenleitung
- Termin- und Kalenderkoordination
- Gremienkorrespondenz
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Meetings
- Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen
- Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
- Teamassistenz
- Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft
- Koordination interner Abläufe und Informationsflüsse
- Organisation von Veranstaltungen und Terminen
- Pflege von Ablagen, Dokumentationen und Statistiken
- Zuarbeit für Buchhaltung und Controlling
- Office Management
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags
- Ansprechpartner für externe Dienstleister (z. B. IT, Reinigung, Gebäudemanagement, Lieferanten)
- Pflege und Verwaltung des CRM-Systems, inkl. Serienmailingversand
- Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf und Arbeitsmitteln
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Sonderaufgaben
Ihr Profil:
- Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und ggf. xFound oder andere Stiftungssoftware
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit, Lösungsorientierung und Flexibilität bei der Aufgabenerfüllung
- Ausgeprägte Sorgfalt und Dienstleistungsbereitschaft mit dem besonderen Blick für Details
Wir bieten:
Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer Stiftung, die sich Themen von hoher wissenschaftlicher, wirtschaftlicher und gesellschaftlicher Relevanz widmet und sich dabei in einem vielseitigen und internationalen Umfeld bewegt. Die Arbeit in der Geschäftsstelle ist geprägt durch eine unternehmerische Herangehensweise, flache Hierarchien und viele Gestaltungsspielräume. Wir bieten eine angemessene, leistungsorientierte Vergütung, flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit des mobilen Arbeitens sowie einen attraktiven Arbeitsort im Herzen Berlins.
Sie haben Interesse? Dann setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung und senden Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen sowie Ihrer Gehaltsvorstellung bis zum 20.02.2026 an unsere Personalabteilung.
Ansprechpartnerin ist unsere Personalreferentin, Frau Katrin Konradi in Bad Homburg.
Stiftung Charité
Katrin Konradi
Seedammweg 55, D-61352 Bad Homburg v. d. Höhe
Tel.: +49 6172 / 404-324
E-Mail: Vakanz2602@GQH.DE
Weitere Informationen finden Sie unter: www.stiftung-charite.de
Mit der Abgabe Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten während des Bewerbungsverfahrens bei der Stiftung Charité (Seedammweg 55, Bad Homburg v. d. Höhe) und dem SEEDAMM-INDUSTRIEDIENST GmbH (Seedammweg 55, Bad Homburg v. d. Höhe) speichern und verarbeiten. Ein Widerruf dieser Einwilligung ist jederzeit möglich.
Assistenz / Office Manager (m/w/d) Arbeitgeber: Stiftung Charité
Die Stiftung Charité ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem internationalen Umfeld bietet. Mit flachen Hierarchien und vielen Gestaltungsspielräumen fördert die Stiftung nicht nur die persönliche und berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeiter, sondern bietet auch flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens im Herzen Berlins. Hier haben Sie die Chance, an bedeutenden wissenschaftlichen und gesellschaftlichen Themen mitzuarbeiten und Teil eines engagierten Teams zu werden.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz / Office Manager (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Assistenz/Office Manager bewirbst, zögere nicht, direkt Kontakt mit der Personalabteilung aufzunehmen. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zur Position oder zum Unternehmen.
✨Tipp Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen Mitarbeitern der Stiftung Charité zu verbinden. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Stiftung und ihre Projekte. Überlege dir, wie deine Fähigkeiten im Office Management dazu beitragen können, die Ziele der Stiftung zu erreichen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die besten Chancen, dass deine Bewerbung schnell gesehen wird.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz / Office Manager (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Motivationsschreiben persönlich:Zeig uns, warum du genau die richtige Person für die Assistenz / Office Manager-Position bist. Erzähl uns von deinen Erfahrungen und wie sie zu den Aufgaben passen, die wir suchen. Ein bisschen Persönlichkeit schadet nie!
Lebenslauf auf Vordermann bringen:Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und übersichtlich ist. Hebe relevante Erfahrungen hervor, die zu den Anforderungen der Stelle passen. Wir lieben es, wenn du deine Fähigkeiten in MS-Office und andere relevante Tools deutlich machst!
Sei präzise und achte auf Details:In der Büroorganisation kommt es auf Genauigkeit an. Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist und alle geforderten Unterlagen enthält. Ein gut aufbereitetes Dokument zeigt uns, dass du sorgfältig arbeitest.
Bewirb dich direkt über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt und du keine wichtigen Informationen verpasst. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stiftung Charité vorbereitet
✨Vorbereitung ist alles!
Mach dich mit der Stiftung Charité und ihren Projekten vertraut. Informiere dich über ihre Ziele und Werte, damit du im Interview zeigen kannst, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur Mission der Stiftung beitragen kannst.
✨Praktische Beispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation, Terminplanung und Teamassistenz verdeutlichen. Zeige, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Lösungen du gefunden hast.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und der Stiftung. Frag zum Beispiel nach den größten Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder wie der typische Arbeitsalltag aussieht.
✨Körpersprache und Auftreten
Achte auf deine Körpersprache während des Interviews. Ein freundliches Lächeln, Augenkontakt und eine aufrechte Haltung können einen positiven Eindruck hinterlassen. Sei selbstbewusst, aber bleib authentisch – das macht dich sympathisch!
