Executive Assistant – Referent:in des Vorstands und der Geschäftsführung (m/w/d)

Über die Stiftung Deutsches Herzzentrum: Die Stiftung Deutsches Herzzentrum betreibt gemeinsam mit der Charité das Deutsche Herzzentrum der Charité (DHZC), eine der führenden Spezialkliniken für Herz-Kreislauf-Medizin weltweit. Das Ziel der Stiftungsarbeit ist die Weiterentwicklung der kardiovaskulären Medizin durch Versorgung auf höchstem medizinischem Niveau, innovative Forschung und Translation sowie exzellente Aus- und Weiterbildung.

Über das Team: Unsere Organisation umfasst aktuell ca. 40 Mitarbeitende. Nachdem unsere Stiftung in den vergangenen drei Jahren eine wesentliche organisatorische Neuaufstellung umgesetzt hat, werden wir ab 2026 mit neuen Veranstaltungsflächen im Stiftungsgebäude am Campus Virchow-Klinikum und neuen Innovationsprojekten deutlich mehr Sichtbarkeit erlangen.

Deine Aufgaben:

• Du unterstützt den Vorstandsvorsitzenden und die Geschäftsführung zuverlässig und vertrauensvoll in allen administrativen, organisatorischen und koordinativen Belangen.
• Durch die professionelle Vor- und Nachbereitung von Terminen trägst Du zur Durchführung effektiver Besprechungen bei.
• Du erstellst auf Basis eigener Recherchearbeiten informative Briefings zu Kliniken, Instituten und Unternehmen in Vorbereitung von Terminen und Dienstreisen.
• Du koordinierst komplexe Termine mit internen und externen Teilnehmer:innen.
• Durch ein vorausschauendes Management des Vorstandskalenders trägst Du zur Priorisierung und Steuerung wesentlicher Termine, Aufgaben und Fristen bei.
• Wesentliche relevante Veranstaltungen aus der Medizin und Gesundheitspolitik behältst Du dabei proaktiv im Blick.
• Du organisierst nationale und internationale Dienstreisen und stimmst diese eigenverantwortlich, auch in englischer Sprache, mit unseren Partner:innen ab.
• Ebenso koordinierst Du Besuche externer Partner:innen in unserer Stiftung und Klinik in enger Abstimmung mit den Sekretariaten des DHZC.
• Du unterstützt den Vorstand und die Geschäftsführung bei der schriftlichen Korrespondenz und bereitest individuelle Schreiben sowie Serienbriefe selbstständig vor.
• Zusätzlich übernimmst Du die Verwaltung, Pflege und Archivierung sensibler Unterlagen und geschäftsrelevanter Dokumente.
• Du unterstützt im Rahmen des Office Managements bei Beschaffungsprozessen, der Organisation und Durchführung von Events, sowie der Steuerung externer Dienstleister:innen.

Dein Profil:

• Du verfügst über ein abgeschlossenes Studium in den Bereichen Betriebswirtschaftslehre, Gesundheitsmanagement, Politikwissenschaften oder in einem ähnlichen Studiengang.
• Du verfügst über 5+ Jahre Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Vorstands- und Geschäftsführungsebene – idealerweise im Gesundheitswesen oder führenden wissenschaftlichen Einrichtungen.
• Du überzeugst durch ein hohes Maß an Organisationsgeschick, Diskretion und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
• Auch in anspruchsvollen Situationen arbeitest du zuverlässig, priorisierst sicher und behältst stets den Überblick.
• Zu Deinen Stärken gehört ein souveränes, professionelles und repräsentatives Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartner:innen.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du bist souverän im Umgang mit modernen digitalen Tools und Plattformen und bringst Erfahrung in der Erstellung übersichtlicher Briefingdokumente mit Powerpoint und Word ein.
• Du verstehst Dich als Generalist:in, der/die sowohl bei koordinativen und administrativen, als auch inhaltlichen Aufgaben berufliche Erfüllung findet.

Unser Angebot:

• Gesundheit, Bildung und Wissenschaft neu denken.
• Gemeinsam mit der Charité betreiben wir Europas führendes Herzzentrum.
• Teamwork und flache Hierarchien.
• Persönliche Weiterentwicklung.
• Ein modernes Arbeitsumfeld.
• Wir schätzen Dich!