Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter (m/w/d) Seminarwesen

Das Zentrum Informationsarbeit Bundeswehr (ZInfoABw) führt im Auftrag des Ministeriums den verteidigungs- und sicherheitspolitischen Dialog mit der Gesellschaft. Es vereint hierzu als Verlagshaus die Redaktion der Bundeswehr, eine Akademie für Medienschaffende, den Bereich „Öffentlichkeitsarbeit Bundeswehr“ sowie einen angewandt wissenschaftlichen Bereich neben querschnittlichen Stabselementen in sich.

Sie gestalten, planen und bewerben die zentralen sicherheitspolitischen Seminare und Alumniveranstaltungen und setzen dabei deren zentrale administrativen Abläufe sowie die vorgegebenen Anmeldeverfahren für die international zusammengesetzten Seminargruppen um. Die Koordination für laufende Seminare organisieren Sie selbständig. Nach Abschluss der Seminare werten Sie diese aus, fassen die Ergebnisse zusammen und nutzen die Erkenntnisse zur Weiterentwicklung.

Sie führen selbständig Korrespondenz und kommunizieren mit nationalen und internationalen Institutionen (bspw. EU, NATO, Behörden, Dienststellen) sowie mit den internationalen Seminarteilnehmenden. Die Korrespondenz und Kommunikation mit internationalen Stellen sowie Teilnehmenden führen Sie hierbei ausschließlich in englischer Sprache. Zudem begleiten Sie die Seminare im In- und Ausland, unterstützen die Seminarleitung und sind zentrale Ansprechstelle für die internationalen Teilnehmenden.

Sie ermitteln Kostenvoranschläge und legen die zu nutzenden Unterkünfte, gastronomischen Einrichtungen, Referentinnen und Referenten sowie sonstige Kosten für die Seminare fest. Dazu gehört ebenso die Umsetzung des Zahlungsverkehrs sowie das Erfassen der zahlungsbegründenden Unterlagen und die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit aller zahlungsbegründenden Unterlagen.

Bei Wahrnehmung dieser Aufgaben ist gelegentlich mit unregelmäßigen Arbeitszeiten (auch an Wochenenden) zu rechnen. Die Bereitschaft für regelmäßige und mehrtägige, z.T. auch zweiwöchige Dienstreisen in Deutschland sowie im vorrangig europäischen Ausland wird vorausgesetzt. Die Teilnahme an regelmäßigen und weiterführenden Aus- und Fortbildungen wird vorausgesetzt.

Sie werden in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis eingestellt. Eine Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe E 9a Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Sie arbeiten in Vollzeit oder Teilzeit. Homeoffice ist möglich. Sie haben die Möglichkeit, in einem festgelegten Rahmen an Sport- und Gesundheitsprogrammen während der Arbeitszeit teilzunehmen.

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten oder zur Kauffrau / zum Kaufmann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Berufsausbildung. Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung, möglichst in der Bundeswehrverwaltung und / oder auf dem Gebiet der Informationsarbeit der Bundeswehr, nachgewiesen durch eine berufliche Tätigkeit nicht unter zwei Jahren. Sie besitzen sehr gute Fremdsprachenkenntnisse in Englisch. Sie sind bereit, diese durch Fortbildungen auszubauen. Sie bekennen sich durch Ihr gesamtes Verhalten zur freiheitlichen demokratischen Grundordnung im Sinne des Grundgesetzes. Sie stimmen zu, an einer Sicherheitsüberprüfung teilzunehmen. Die erfolgreiche Sicherheitsüberprüfung der Stufe Ü1 ist verpflichtend zur Besetzung der ausgeschriebenen Stelle. Aufgrund dieses Erfordernisses werden Sie bei Vorliegen aller sonstigen Voraussetzungen zunächst in ein befristetes Arbeitsverhältnis eingestellt. Bei Nichtbestehen der Sicherheitsüberprüfung erfolgt keine Entfristung des Arbeitsverhältnisses.

Erwünscht: Sie haben Kenntnisse und praktische Erfahrungen in der Haushaltsmittelbewirtschaftung sowie in der Vorhaben- oder Projektplanung bzw. sind bereit, sich diese durch Fortbildungen anzueignen und / oder auszubauen. Sie sind im Umgang mit den IT-Standardanwendungen (Microsoft Office, Outlook, SharePoint) erfahren und sicher. Sie verfügen über eine Fahrerlaubnis der Klasse B und über die Bereitschaft zum Erwerb der Bundeswehr-Fahrerlaubnis und zum Führen eines Dienst-Kfz.

Die Bundeswehr fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und begrüßt deshalb besonders Bewerbungen von Frauen. Nach Maßgabe des Sozialgesetzbuchs IX und des Behindertengleichstellungsgesetzes begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen; hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung. Die Bundeswehr unterstützt die Zeile des Nationalen Integrationsplans und begrüßt Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Registrieren Sie sich auf unserem Bewerbungsportal und betätigen Sie den Button „Karriere starten‟ unten rechts. Ihre Bewerbungsunterlagen laden Sie bitte als PDF-Druckversion bis spätestens in Ihr Bewerbungsprofil hoch. Ihre Bewerbung umfasst: Anschreiben, Lebenslauf (tabellarisch), Prüfungszeugnis der abgeschlossenen Berufsausbildung, Abschlusszeugnis der Berufsschule und sofern vorhanden: Nachweise bzw. Arbeitszeugnisse bisheriger Arbeitgeber, Schwerbehindertenausweis oder Bescheid über die Gleichstellung als schwerbehinderter Mensch. Zusätzlich erforderlich: Bei fremdsprachigen Bewerbungsunterlagen muss eine beglaubigte deutsche Übersetzung beigefügt werden. Bei ausländischen Bildungsabschlüssen ist ein Nachweis der Anerkennung in Deutschland beizufügen.