Fachreferent / Fachreferentin im Antragsmanagement (m/w/d)

Als Stiftung öffentlichen Rechts sind wir Dienstleisterin für Studieninteressierte, Hochschulen und alle 16 Bundesländer. Über unsere Online-Plattform unter www.hochschulstart.de bewerben sich bereits jetzt jährlich rund 400.000 Studieninteressierte um Studienplätze in ganz Deutschland. Wir treiben die Digitalisierung im deutschen Bildungssektor aktiv voran. Gemeinsam mit unseren über 150 Beschäftigten bauen wir unser Serviceportfolio immer weiter aus. Aktuell entwickeln wir ein modernes, zukunftsorientiertes und noch leistungsfähigeres Online-Zulassungsverfahren für Studienplätze. So fördern wir die Bildungsgerechtigkeit in Deutschland.

Zu Ihren Aufgaben gehört u.a.:

• Organisation und Steuerung der Antragsbearbeitung innerhalb der Ihnen zugeordneten Einheit des Antragsmanagements.
• Aufbau und Führung eines Berichtswesens gemeinsam mit der Teamleitung.
• Durchführung des Controllings für das Antragsmanagement, Evaluation des Controllings und dessen Weiterentwicklung.
• Organisation der Erstellung von Informationen zur Aufgabenerfüllung für den First Level Support.
• Vorbereitung, Organisation und Durchführung von Informationsveranstaltungen zum Antragsmanagement.
• Erstellung von Anforderungen zur Weiterentwicklung von Hochschulstart und der Portal-Inhalte/-Funktionen.
• Übernahme Product-Ownership.
• Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung einer übergreifenden Wissensdatenbank für das gesamte Antragsmanagement.
• Überprüfung und Bewertung bestehender Arbeitsmethoden und Prozesse.
• Anpassung und Weiterentwicklung bestehender Prozesse, Entwicklung neuer Prozesse in Abstimmung mit der Teamleitung und dem Prozessmanagement.
• Entwicklung neuer Arbeitsmittel und Weiterentwicklung bestehender Arbeitsmittel in Abstimmung mit der Teamleitung und ggf. anderen Fachbereichen wie z.B. dem Qualitätsmanagement.
• Antragsprüfung im zentralen Vergabeverfahren für Standardanträge und mindestens eine Sonderantragsart (beruflich qualifizierte Bewerber*innen, Zweitstudienbewerber*innen, Härtefallanträge und Bewerber*innen mit ausländischer Hochschulzugangsberechtigung) und Beratung der jeweiligen Bewerbenden-Gruppe.
• Die Erledigung des mit dem Aufgabengebiet zusammenhängenden Schriftverkehrs, insbesondere auch die Bearbeitung von Beschwerden und Petitionen.
• Die Rücknahme von Zulassungsbescheiden.
• Abstimmung, Organisation und Durchführung des Datenschlusses der gesamten Antragsbearbeitung.
• Unterstützung der bearbeitenden Stellen (z. B. Grundsatzfragen) bei Anfragen von weiteren Stakeholdern, bei gerichtlichen Vorgängen, ministerialen Anfragen, etc.
• Beratung und Unterstützung der Mitarbeitenden in ihrer Einheit unter Einhaltung der Rechtsgrundlagen und der bestehenden allgemeinen Qualitätsstandards bei komplexen Fragestellungen der Antragsbearbeitung und der Bewerbendenberatung.

Ihr Profil:

• Ein erfolgreich abgeschlossenes Universitäts- oder Fachhochschulstudium (BA, MA, etc.).
• Gute Kenntnisse auf dem Gebiet der allgemeinen Datenverarbeitung (MS Windows, MS-Office, etc.).
• Großes Interesse an der Digitalisierung der Verwaltung, insbesondere an der Weiterentwicklung papierloser Arbeitsprozesse.
• Beratungskompetenz sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit (insbesondere gewandte und verbindliche Umgangsformen).
• Sie sind aufgeschlossen und übernehmen gern Verantwortung.
• Sie handeln ergebnis- und zielorientiert und arbeiten gern im Team.
• Dienstleistungsorientierung haben Sie im Sinne des Gemeinwohls fest im Blick.
• Sie versuchen, Verwaltungsprozesse effizient zu gestalten und im Sinne einer agil arbeitenden Stiftung des öffentlichen Rechts mit hoher Kundenorientierung zu verändern.
• Der Change-Prozess, den die Stiftung für Hochschulzulassung gerade durchläuft, ist für Sie eine Herausforderung, der sie offen gegenüberstehen und die sie aktiv mitgestalten wollen.
• Die Fähigkeit, komplexe und umfangreiche Sachverhalte zielgruppenorientiert aufzubereiten, zeichnet Ihre Arbeitsweise aus.
• Sicheres und freundliches Auftreten sowie die Fähigkeit, Sachverhalte gegenüber unterschiedlichen Zielgruppen transparent und verständlich darzustellen.
• Ein hohes Maß an Belastbarkeit und die Bereitschaft, etwaige (temporäre) Arbeitsspitzen ggf. durch Mehrarbeit zu kompensieren.
• Selbstständige Arbeitsweise und eine ausgeprägte Eigenmotivation.

Von Vorteil sind:

• Kenntnisse oder praktische Erfahrungen im Bereich des Hochschulzulassungswesens.
• Kenntnisse oder praktische Erfahrungen im Bereich der öffentlichen Verwaltung.
• Erfahrung in der Konzeption und Durchführung teaminterner Schulungen.

Wir bieten Ihnen:

• Ein auf zwei Jahre befristetes Beschäftigungsverhältnis im Rahmen einer Elternzeitvertretung vom 01.07.2026 bis voraussichtlich zum 30.06.2028.
• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team.
• Die Möglichkeit, aktiv an Digitalisierungs- und Modernisierungsprozessen mitzuwirken.
• Eine strukturierte Einarbeitung und kollegiale Unterstützung.
• Eine Bezahlung in Abhängigkeit der Erfahrung nach Entgeltgruppe 10 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).
• Möglichkeiten zur flexiblen, selbstbestimmten Arbeitszeitgestaltung (Flexible Arbeitszeit, remote work, Teilzeit) im Rahmen der festgelegten Servicezeiten.
• Umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten.
• Ein veränderungsbereites Umfeld sowie Führungskräfte, die sich auf eine Zusammenarbeit mit Ihnen freuen.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von beispielsweise Religion, geschlechtlicher Identität oder ethnischer Herkunft. Die Stiftung für Hochschulzulassung verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich willkommen geheißen. Auswahlentscheidungen erfolgen unter Berücksichtigung des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen.

Für weitere Auskünfte zum Beschäftigungsverhältnis steht Ihnen die Leiterin der Abteilung Personal und Recht Frau Anja John (0231/1081-2160) zur Verfügung. Sollten Sie Fragen zum Inhalt der Tätigkeit haben, können Sie sich gerne an die Leiterin des Antragsmanagements Kerstin Lütge-Varney (0231/1081-1085) wenden. Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, senden Sie bitte als PDF (eine Datei, max. 5 MB) bis zum 02.03.2026 an: stellenausschreibung@hochschulstart.de.