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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite das Prozess- und Qualitätsmanagement im Projekt hochschulstart und koordiniere die Teamarbeit.
- Arbeitgeber: Die Stiftung für Hochschulzulassung gestaltet die Studienplatzvergabe in Deutschland neu.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, bis zu 60% mobile Arbeit und ein rabattiertes Deutschland-Ticket warten auf dich.
- Warum dieser Job: Gestalte wichtige Prozesse mit und arbeite in einem dynamischen Team für eine bessere Zukunft im Bildungsbereich.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Qualifikation, Erfahrung im Prozessmanagement und Kenntnisse in BPMN sind von Vorteil.
- Andere Informationen: Wir schätzen Vielfalt und begrüßen Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von Herkunft oder Geschlecht.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Haben Sie den Blick für das große Ganze, während andere sich im Klein-Klein verlieren? Können Sie die Fachteams und Product Owner mit Übersicht und Moderationskompetenz bei der Erarbeitung von Prozessen unterstützen? Sind Ihnen gute Prozesse und nutzerzentrierte Abläufe wichtig? Dann werden Sie bei uns zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Projekt hochschulstart
Fachreferent / Fachreferentin Prozess- und Qualitätsmanagement (m/w/d)
Wir suchen eine analytisch und strukturiert arbeitende Persönlichkeit zur Übernahme des Prozessmanagements im Projekt hochschulstart, in welchem wir die fachliche und technische Neugestaltung des Studienplatzvergabeverfahrens in Deutschland vorantreiben. In dieser Rolle übernehmen Sie die Leitung des Teilprojekts „Prozesse“ und koordinieren Prozessaufnahme, Dokumentation und Review der Prozesse rund um unsere neue Software „hochschulstart“. Im Rahmen des Qualitätsmanagements schauen Sie mit einem kritischen Blick auf die geplanten Abläufe und stoßen ggf. Verbesserungsmaßnahmen an.
Ihre Aufgaben bei uns:
- In enger Abstimmung mit der Projektleitung übernehmen Sie die fachliche Leitung des Prozess- und Qualitätsmanagements. Sie koordinieren die Tätigkeiten einer weiteren Mitarbeiterin im Prozessmanagement und die Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen in den Fachteams.
- Sie stellen die einheitliche Einhaltung der BPMN-Standards bei der Modellierung der Prozesse sicher.
- Sie organisieren hausinterne Prozess-Werkstätten zur Identifikation aufzunehmender Prozesse und der jeweiligen Rollen im Prozess.
- Sie modellieren Prozesse gemeinsam mit den Beschäftigten und stimmen die Ergebnisse hausintern ab.
- Als Teilprojektleitung innerhalb des Projekts hochschulstart achten Sie auf eine vollständige und rechtzeitige Modellierung aller wichtigen Soll-Prozesse für hochschulstart entlang der Projekt-Roadmap.
- Sie unterstützen die Product Owner und Fachbereiche beim Review der Soll-Prozesse mit Hinblick auf eine entstehende Dokumentation für hochschulstart.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Hochschulbildung (FH- oder Bachelorstudium), bevorzugt in wirtschafts-, sozial- oder verwaltungswissenschaftlicher Fachrichtung, oder vergleichbare gleichwertige Qualifikation.
- selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise
- Praktische Erfahrungen und/oder Fort- und Weiterbildungen im Prozessmanagement
- Kenntnisse in BPNM
- Von Vorteil sind Kenntnisse mit dem Prozessmanagement-Tool BIC oder einer anderen vergleichbaren Software
- Von Vorteil sind Kenntnisse bei der Organisation und Moderation von Veranstaltungen und Abstimmungsprozessen, z. B. von Prozess-Werkstätten
- Hilfreich ist Erfahrung bei der Durchführung von Projekten und/oder bei der Prozessarbeit in Projekten
- Ebenfalls hilfreich sind Kenntnisse in JIRA und/oder Confluence als Werkzeuge im Aufgaben- und Projektmanagement
Wir bieten Ihnen:
- Eine auf zwei Jahre befristete Beschäftigung.
- Eine Bezahlung nach Entgeltgruppe 11 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).
- Die Möglichkeiten zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung (bis zu 60% mobile Arbeit, in den ersten 8 Wochen 20% mobile Arbeit).
- Eine zusätzliche Altersversorgung (VBL), ergonomische Büroausstattung sowie betriebsärztliche Versorgung.
- Den Bezug eines rabattierten Deutschland-Tickets als Job-Ticket.
- Ein strukturiertes Onboarding in das Team und das Projekt inklusive Mentor*in.
- Der Zugriff auf ein umfangreiches Weiterbildungsangebot.
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von beispielsweise Religion, geschlechtlicher Identität oder ethnischer Herkunft. Die Stiftung für Hochschulzulassung verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich willkommen geheißen. Auswahlentscheidungen erfolgen unter Berücksichtigung des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen.
Für weitere Auskünfte zum Beschäftigungsverhältnis steht Ihnen die Leiterin des Teams Personal und Recht Frau Anja John (0231/1081-2160) zur Verfügung.
Sollten Sie Fragen zum Inhalt der Tätigkeit haben, können Sie sich gerne an den Leiter des Teams Organisationsentwicklung, Prozess- und Projektmanagement Herr Fabio Schiebel (0231/1081-2182) wenden.
Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, senden Sie bitte als PDF (eine Datei, max. 5 MB) bis zum 19.09.2025 an: stellenausschreibung@hochschulstart.de
Es ist geplant, die Vorstellungsgespräche in KW 40 (29.09.-02.10.) durchzuführen.
Unsere Datenschutzinformationen finden Sie unter folgendem Link: https://www.hochschulstart.de/fileadmin/media/stellenausschreibung/DS-Informationen_f%C3%BCr_Stellenbewerbungen.pdf
Fachreferent / Fachreferentin Prozess- und Qualitätsmanagement (m/w/d) Arbeitgeber: Stiftung für Hochschulzulassung
Kontaktperson:
Stiftung für Hochschulzulassung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Fachreferent / Fachreferentin Prozess- und Qualitätsmanagement (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen, die im Prozess- und Qualitätsmanagement tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke in die Branche geben und möglicherweise sogar Kontakte zu Entscheidungsträgern bei uns herstellen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Prozessmanagement und in der Moderation von Workshops verdeutlichen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über aktuelle Trends und Entwicklungen im Bereich Prozess- und Qualitätsmanagement. Zeige während des Gesprächs, dass du auf dem neuesten Stand bist und wie du diese Trends in unsere Projekte einbringen könntest.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kenntnisse in BPMN und den Umgang mit Tools wie BIC, JIRA oder Confluence zu demonstrieren. Wenn möglich, bringe Beispiele oder kleine Präsentationen mit, um deine Fähigkeiten zu untermauern.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Fachreferent / Fachreferentin Prozess- und Qualitätsmanagement (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die geforderten Qualifikationen und Erfahrungen. Stelle sicher, dass du diese in deinem Lebenslauf und Anschreiben klar hervorhebst.
Individualisiere dein Anschreiben: Gestalte dein Anschreiben so, dass es auf die spezifischen Aufgaben und Anforderungen der Position zugeschnitten ist. Betone deine Erfahrungen im Prozess- und Qualitätsmanagement sowie deine Fähigkeiten in der Moderation und Organisation.
Dokumente vorbereiten: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente wie Lebenslauf, Anschreiben und relevante Zeugnisse vollständig und aktuell sind. Achte darauf, dass sie in einem einzigen PDF-Dokument (max. 5 MB) zusammengefasst sind.
Fristen beachten: Achte darauf, deine Bewerbung bis zum angegebenen Datum (19.09.2025) einzureichen. Plane genügend Zeit ein, um deine Unterlagen zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles korrekt ist, bevor du sie abschickst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stiftung für Hochschulzulassung vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position als Fachreferent / Fachreferentin Prozess- und Qualitätsmanagement vertraut. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten in den Bereichen Prozessmanagement und Qualitätskontrolle zu den Zielen des Projekts hochschulstart passen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Prozessmanagement und in der Moderation von Workshops demonstrieren. Sei bereit, diese Beispiele während des Interviews zu teilen, um deine Eignung für die Rolle zu untermauern.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Dies zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren. Fragen zur Teamdynamik oder zu den Herausforderungen im Projekt sind besonders relevant.
✨Präsentiere deine Soft Skills
In dieser Rolle sind Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten entscheidend. Betone deine Fähigkeit, mit verschiedenen Stakeholdern zusammenzuarbeiten und komplexe Informationen verständlich zu vermitteln. Zeige, dass du sowohl analytisch als auch empathisch bist.
